Wiederkehrende Rechnungen: Retainer und Abos, die sich selbst abrechnen

Wiederkehrende Rechnungen sind Rechnungen, die sich nach einem Zeitplan selbst erstellen und versenden: derselbe Retainer jeden Monatsersten, ein Abo jedes Quartal, eine Wartungsgebühr jede Woche. Sie richten die Vorlage einmal ein, wählen den Zeitplan, und PayToMe bereitet jede Rechnung pünktlich vor. PayToMe kümmert sich auch um die Teile, die wiederkehrende Abrechnung kompliziert machen: angebrochene erste Perioden, Pausen, Preisänderungen und eine Prüfmöglichkeit, bevor etwas rausgeht.

So funktionieren wiederkehrende Rechnungen

So sieht eine Periode eines Retainers aus:

Wer wiederkehrende Rechnungen nutzt

• Freiberufler mit Retainer. Ein Designer, der für einen Kunden 10 Stunden im Monat reserviert, stellt am Monatsersten denselben Betrag in Rechnung.
• Agenturen und Berater. Eine monatliche Betreuungspauschale, mit Zusatzstunden als eigene Positionen.
• Dienstleistungsbetriebe. Rasenpflege, Reinigung oder Schädlingsbekämpfung nach festem Zeitplan.
• Vermieter und Abo-Anbieter. Miete, Mitgliedschaften und Softwarezugang, die je Periode abgerechnet werden.

Wenn Arbeit und Preis jedes Mal gleich sind, erspart Ihnen ein Zeitplan, dieselbe Rechnung immer wieder neu zu bauen, und davor, eine zu vergessen.

Anteilige Berechnung, erklärt mit Zahlen

Die anteilige Berechnung bedeutet, eine Teilperiode fair abzurechnen. Sie zählt am meisten, wenn ein Kunde mitten im Monat beginnt oder wenn Sie den Betrag zwischendurch ändern.

Für die anteilige Berechnung gibt es mehrere Konventionen, etwa nach Kalendertagen oder nach einem pauschalen 30-Tage-Monat. Wählen Sie eine, halten Sie sie in Ihrer Vereinbarung fest und wenden Sie sie jedes Mal an. PayToMe zeigt an, welche Methode eine anteilige Berechnung verwendet hat, und die Summen stammen aus derselben exakten Rechnungs-Engine wie der Rest des Produkts, nicht aus Schätzungen.

Pausieren, Überspringen und Beenden

Echte Kunden ändern ihre Pläne. Eine gute Einrichtung für wiederkehrende Rechnungen macht das einfach.

• Pausieren. Halten Sie einen Zeitplan für ein bis zwei Monate an, zum Beispiel in der ruhigen Zeit eines Kunden, und setzen Sie ihn dann fort.
• Eine überspringen. Lassen Sie eine einzelne Rechnung aus, ohne den Zeitplan anzutasten.
• Ab einem Datum ändern. Neue Beträge oder Positionen gelten ab dem gewählten Datum, frühere Rechnungen werden nie umgeschrieben.
• Beenden. Hören Sie an einem festen Datum auf oder dann, wenn der Vertrag endet.

Jede dieser Änderungen wird protokolliert, sodass Sie sehen, wer was wann geändert hat.

Prüfen vor dem Versand

Automatisch muss nicht unbeaufsichtigt heißen. Für jeden Zeitplan können Sie wählen:

1. Automatisch senden. Am besten für feste, unveränderliche Beträge.
2. Vorbereiten und fragen. PayToMe erstellt den Entwurf einige Tage vor dem Termin und bittet Sie um Bestätigung.
3. Vorbereiten und melden. PayToMe sendet automatisch, außer es ist etwas ungewöhnlich, etwa ein geänderter Betrag, ein neuer Steuersatz oder ein Kunde mit überfälligem Saldo, dann fragt es zuerst nach.

Das ist wichtig, weil der schlimmste Fehler bei wiederkehrenden Rechnungen ist, monatelang den falschen Betrag abzurechnen, bevor es jemand bemerkt.

Gute Praxis bei wiederkehrender Abrechnung

• Vereinbaren Sie die Bedingungen schriftlich. Regeln Sie Betrag, Zeitplan, Kündigung und den Umgang mit Teilperioden.
• Sagen Sie dem Kunden, dass die erste Rechnung kommt. Das verhindert Überraschungen und Zahlungsverzug.
• Machen Sie das Bezahlen möglichst automatisch. Wiederkehrende Rechnungen funktionieren am besten mit einer hinterlegten Zahlungsmethode oder einem einfachen Link für Online-Zahlungen.
• Nummerieren Sie Rechnungen einheitlich. Eine klare Reihenfolge hält Ihre Unterlagen ordentlich.
• Prüfen Sie den Zeitplan zweimal im Jahr. Kontrollieren Sie Beträge, Leistungsumfang und ob der Kunde die Leistung noch braucht.
• Denken Sie an die Steuer. Sätze und Regeln unterscheiden sich nach Ort und Leistung, prüfen Sie also Ihre. Dies sind allgemeine Informationen, keine Steuerberatung.

Häufige Fehler

1. Einen veralteten Preis abrechnen. Prüfen Sie Zeitpläne, sobald sich Ihre Preise ändern.
2. Uneinheitlich anteilig berechnen. Wählen Sie eine Methode und bleiben Sie dabei.
3. Nie pausieren. Ein Kunde, der pausiert ist, aber weiter Rechnungen bekommt, wird zum Streitfall.
4. Kein Enddatum. Verträge mit fester Laufzeit sollten an einem Datum enden, nicht nach Gedächtnis.
5. Die Erinnerungen vergessen. Auch eine wiederkehrende Rechnung kann unbezahlt bleiben, kombinieren Sie sie deshalb mit smarten Erinnerungen.

Funktioniert mit dem Rest von PayToMe

Wiederkehrende Rechnungen werden nützlicher, wenn das Bezahlen einfach ist und das Nachfassen automatisch läuft. Fügen Sie jeder einen Zahlungslink bei, lassen Sie smarte Erinnerungen überfällige nachfassen und richten Sie mit KI-Rechnungen einen Zeitplan ein, indem Sie ihn beschreiben, zum Beispiel „wie letzten Monat, jeden Monat bis Juni“. Die Grundlagen dazu finden Sie im Ratgeber zur wiederkehrenden Abrechnung und im Glossareintrag zum Retainer.

Was Sie heute tun können

Erstellen Sie mit dem kostenlosen Rechnungsgenerator Ihre Retainer-Rechnung und prüfen Sie mit dem Stundensatzrechner, ob der Monatsbetrag Ihre Zeit deckt. Melden Sie sich bei PayToMe an, um sie zu senden, und nutzen Sie die API, wenn Sie sie nach Zeitplan wollen. Die Bildschirme für wiederkehrende Abrechnung, in denen Sie aus genau dieser Rechnung mit wenigen Fingertipps einen Zeitplan machen, sind in Entwicklung.