機能
定期請求書：顧問料やサブスクリプションを自動で請求
定期請求書なら、顧問料やサブスクリプションをスケジュールどおりに自動請求。日割り計算や一時停止にも対応します。現在開発中です。
更新 · 執筆：PayToMe Editorial
請求書
INV-0042
- 請求先
- Acme Studio
- 支払期日
- 11月6日
| ロゴデザイン、12時間 | $1,200.00 |
| 税 | $0.00 |
| ご請求金額 | $1,200.00 |
定期請求書とは、スケジュールに沿って自動で作成・送信される請求書です。毎月1日の同じ顧問料、四半期ごとのサブスクリプション、毎週の保守料などが当てはまります。テンプレートを一度作ってスケジュールを選べば、PayToMeが期日どおりに各請求書を用意します。PayToMeは、定期請求でやっかいになりがちな部分も扱います。最初の期間が途中からの場合、一時停止、価格の変更、そして送信前に確認する機会です。
定期請求書の仕組み
- テンプレートを作ります。 通常の請求書と同じように、取引先、品目、税、支払い条件を選びます。
- スケジュールを設定します。 毎週、毎月、四半期ごと、またはカスタムの間隔を選び、開始日と、必要なら終了日を決めます。
- 送り方を選びます。 期日に自動で送るか、PayToMeが下書きを用意してあなたの確認を待つかを選べます。
- PayToMeが管理します。 各請求書には、それぞれ番号と支払期限が付き、未払い一覧に表示され、遅れた場合はほかの請求書と同じように催促されます。
顧問料の1期間分は、次のようになります。
INV-0105 · Northside Dental · 月額顧問料
| 品目 | 数量 | 金額 |
|---|---|---|
| ウェブサイト保守プラン、11月 | 1 | $600.00 |
| 合計 | $600.00 | |
定期請求書を使う人
- 顧問契約のフリーランス。 毎月10時間を取引先のために確保しているデザイナーは、毎月1日に同じ金額を請求します。
- 代理店やコンサルタント。 月額の管理料に、追加の作業時間を別の明細行として加えます。
- サービス業。 芝生の手入れ、清掃、害虫駆除などを、決まったスケジュールで行います。
- 家主やサブスクリプションの販売者。 家賃、会費、ソフトウェアの利用料を、期間ごとに請求します。
仕事も価格も毎回同じなら、スケジュールを使えば、同じ請求書を作り直す手間も、1枚の出し忘れもなくなります。
日割り計算を数字で解説
日割り計算とは、一部の期間を公平に請求することです。取引先が月の途中から始める場合や、途中で金額を変更する場合に、特に重要になります。
日割りには、暦の日数で計算する方法、1か月を一律30日とする方法など、いくつかの慣行があります。ひとつを選び、契約書に書き、毎回それを使いましょう。PayToMeは、日割り計算にどの方法を使ったかを表示し、合計額は製品のほかの部分と同じ正確な請求書エンジンから出るので、当て推量ではありません。
一時停止、スキップ、終了
実際の取引先は、プランを変えることがあります。よい定期請求の仕組みなら、それが簡単です。
- 一時停止。 たとえば取引先の閑散期に、スケジュールを1〜2か月止めてから再開します。
- 1回だけスキップ。 スケジュールには手を加えず、1枚だけ飛ばします。
- 指定した日から変更。 新しい金額や明細行は指定した日から適用され、以前の請求書が書き換えられることはありません。
- 終了。 決めた日、または契約が終わるときに停止します。
こうした変更はすべて記録されるので、誰がいつ何を変えたかを確認できます。
送信前の確認
自動だからといって、放置する必要はありません。スケジュールごとに、次の中から選べます。
- 自動で送る。 金額が固定で変わらない場合に最適です。
- 用意して確認を求める。 PayToMeが期日の数日前に下書きを作り、あなたに確認を求めます。
- 用意して、異常があれば知らせる。 PayToMeは自動で送りますが、金額の変更、新しい税率、残高が期限超過の取引先など、普段と違うことがあれば、先に確認を求めます。
これが大切なのは、定期請求書でいちばん困る間違いが、誰も気づかないまま何か月も誤った金額を請求し続けることだからです。
定期請求のよい習慣
- 条件は書面で合意する。 金額、スケジュール、解約方法、一部の期間の扱いを定めておきましょう。
- 最初の請求書が届くことを取引先に伝える。 驚きや支払いの遅れを防げます。
- できれば支払いも自動にする。 定期請求書は、保存した支払い方法や、簡単なオンライン決済のリンクがあると、最もうまく機能します。
- 請求書番号は一貫させる。 分かりやすい連番にすると、記録がきちんと整います。
- スケジュールは年に2回見直す。 金額、作業範囲、取引先がまだそのサービスを必要としているかを確認します。
- 税に注意する。 税率や規則は、場所やサービスによって異なるので、ご自身の場合を確認してください。これは一般的な情報であり、税務上の助言ではありません。
よくある間違い
- 古い価格で請求する。 料金を変えるたびに、スケジュールを見直しましょう。
- 日割りの方法がばらばら。 ひとつの方法を選び、それを守ります。
- 一時停止を使わない。 保留中なのに請求され続ける取引先は、トラブルのもとになります。
- 終了日がない。 期間が決まっている契約は、記憶ではなく日付で終わらせましょう。
- 催促を忘れる。 定期請求書も未払いのままになることがあるので、スマート催促と組み合わせましょう。
PayToMeのほかの機能との連携
定期請求書は、支払いが簡単で、フォローが自動だと、さらに役立ちます。それぞれに支払いリンクを付け、遅れた請求書はスマート催促に追いかけさせ、「先月と同じで、6月まで毎月」のように伝えるだけで、Viaのチャット・音声入力でスケジュールを設定できます。背景にある考え方は、定期請求のガイドと、用語集の顧問料をご覧ください。
今日からできること
無料の請求書作成ツールで顧問料の請求書を作り、時間単価の計算ツールで、月額があなたの時間に見合うかを確かめましょう。PayToMeにサインインして送信し、スケジュールで送りたい場合はAPIを使ってください。その同じ請求書を数回のタップでスケジュールに変える定期請求の画面は、開発中です。