Kirim faktur lewat SMS: persetujuan, kata-kata pesan, dan keamanan tautan

Untuk kirim faktur lewat SMS dengan benar, dapatkan izin klien untuk mengirim pesan ke nomor itu, sebutkan nama Anda, nomor faktur, jumlah, dan tanggal jatuh tempo dalam pesan singkat, tautkan ke faktur lengkap, dan sertakan opsi berhenti. Simpan faktur lengkap sebagai catatan Anda.

Ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum atau pajak.

Mengapa orang mengirim faktur lewat pesan teks

Sebagian besar faktur masih dikirim lewat email. Itu berhasil untuk klien kantoran, dan gagal untuk pelanggan tukang ledeng yang tidak pernah membuka kotak masuk kerja, atau klien jasa taman yang membaca pesan di ponsel di sela rapat. Pesan teks tiba di tempat klien sudah berada. Pendek, sulit terlewat, dan tautan pembayaran di dalamnya mengubah “nanti saya bayar” menjadi pekerjaan tiga puluh detik.

Kecepatan adalah alasan sebenarnya. Faktur yang dikirim saat pekerjaan masih segar dibayar lebih cepat daripada yang dikirim seminggu kemudian, dan pesan teks menghilangkan langkah tambahan: tidak ada lampiran yang harus dibuka, tidak ada pembaca PDF, tidak perlu masuk akun. Untuk pekerjaan kecil di bawah beberapa ratus dolar, kemudahan itu sering menjadi pembeda antara dibayar minggu ini dan dibayar bulan depan.

Pesan teks juga punya biaya. Ia lebih personal, sehingga pesan yang ceroboh terasa memaksa. Lebih mudah melanggar aturan yang tidak Anda ketahui keberadaannya. Dan pesan itu bukan fakturnya. Sisa panduan ini membahas cara melakukannya dengan benar.

Dapatkan persetujuan sebelum mengirim pesan pertama

Pesan teks diatur lebih ketat daripada email di Amerika Serikat, terutama di bawah Telephone Consumer Protection Act (TCPA) dan aturan yang ditulis Federal Communications Commission (FCC) untuk melaksanakannya. Anda tidak perlu membaca undang-undangnya agar bisa bekerja dengan aman. Anda hanya perlu kebiasaan sederhana: tanya dulu, catat jawabannya, dan hormati jawaban “tidak.”

Apa yang dihitung sebagai catatan persetujuan yang baik

Catatan yang baik menjawab empat pertanyaan: siapa yang setuju, untuk apa, di nomor mana, dan kapan. Salah satu dari ini berhasil:

• Penawaran harga atau kontrak yang ditandatangani dengan kalimat seperti “Saya setuju menerima faktur dan tautan pembayaran lewat pesan teks di nomor di bawah ini.”
• Balasan email dari klien yang berbunyi “ya, kirim fakturnya lewat pesan teks ke nomor ini.”
• Formulir di situs web Anda dengan kotak centang yang jelas dan tidak dicentang sebelumnya.
• Rangkaian pesan tempat Anda bertanya dan mereka menjawab ya.

Simpan tangkapan layar atau salinan di samping arsip klien. Jika suatu saat timbul sengketa, catatan bertanggal jauh lebih berguna daripada ingatan Anda.

Pesan transaksional versus pemasaran

Regulator memperlakukan pesan teks yang menjadi bagian dari transaksi yang diminta klien secara berbeda dari pesan promosi. Faktur untuk pekerjaan yang dipesan klien lebih dekat ke yang pertama. Pesan yang berbunyi “diskon 10% untuk kunjungan berikutnya, pesan sekarang” adalah pemasaran, dan pesan pemasaran yang dikirim dengan alat otomatis umumnya memerlukan bentuk persetujuan tertulis yang lebih ketat. Garis pemisah antara keduanya bergantung pada fakta, dan satu pesan yang mencampur faktur dengan promosi bisa diperlakukan sebagai pemasaran. Pertahankan pesan faktur hanya tentang faktur.

Jika Anda mengirim pesan dengan perangkat lunak atau platform yang mengirimnya secara otomatis, anggaplah aturan yang lebih ketat berlaku dan dapatkan persetujuan tertulis. Jika Anda tidak yakin termasuk kategori mana, tanyakan kepada pengacara yang menangani hukum telekomunikasi atau perlindungan konsumen. Panduan ini tidak bisa memutuskannya untuk Anda.

Aturan berhenti berlangganan yang harus Anda ikuti

Setiap penerima harus bisa mengatakan berhenti, dan Anda harus mendengarkan.

Dalam aturan akhirnya tahun 2024 tentang pencabutan persetujuan, FCC menyatakan bahwa orang dapat mencabut persetujuan atas robocall dan robotext dengan cara apa pun yang wajar yang dengan jelas menunjukkan mereka tidak lagi menginginkannya. Membalas dengan kata seperti stop, quit, end, revoke, opt out, cancel, atau unsubscribe dihitung sebagai metode yang wajar. Aturan itu juga menyatakan bahwa balasan dengan kata lain harus dihormati jika orang yang wajar akan memahaminya sebagai permintaan berhenti. Perintah FCC tahun 2024 juga menetapkan maksimum 10 hari kerja untuk menghormati permintaan. Sebagian perintah itu, termasuk ketentuan pencabutan, ditunda tanggal berlakunya, jadi periksa status terkini FCC sebelum Anda mengandalkan tenggat tertentu. Jangan anggap penundaan itu sebagai izin untuk terus mengirim pesan kepada orang yang sudah meminta Anda berhenti.

Aturan praktis yang tetap berlaku bagaimanapun juga:

• Taruh “Balas STOP untuk berhenti” di pesan pertama ke nomor baru, dan di setiap pesan yang dikirim berulang.
• Perlakukan setiap “stop” dalam bahasa biasa sebagai permintaan berhenti, meskipun itu bukan kata kunci Anda.
• Berhenti segera, bukan setelah sepuluh hari, dan catat tanggal dan nomornya.
• Jika Anda mengirim dari nomor yang tidak bisa menerima balasan, katakan demikian dalam pesan dan berikan cara lain untuk berhenti, misalnya alamat email.
• Setelah berhenti berlangganan, kirim faktur lewat email atau surat. Jangan mengirim pesan teks untuk meminta mereka mempertimbangkan kembali.

Berhenti menerima pesan faktur tidak membatalkan utang. Faktur tetap jatuh tempo. Anda hanya memerlukan saluran lain untuk menagih.

Kata-kata pesan yang berhasil

Pesan faktur yang baik singkat, spesifik, dan terdengar seperti manusia. Pesan itu memberi tahu klien siapa Anda, tentang apa pesannya, dan apa yang harus dilakukan berikutnya. Berikut tiga templat yang bisa Anda sesuaikan.

Faktur pertama kepada klien yang setuju menerima pesan teks

Halo Dana, ini Marco dari Marco Plumbing. Terima kasih untuk hari ini. Faktur INV-0142 sebesar $445.00 jatuh tempo Nov 7. Lihat dan bayar: [link]. Balas STOP untuk berhenti.

Pengingat singkat, beberapa hari sebelum tanggal jatuh tempo

Halo Dana, sekadar pengingat bahwa INV-0142 ($445.00) jatuh tempo Nov 7. Bayar atau lihat di sini: [link]. Ada pertanyaan? Telepon saya di [number].

Tindak lanjut setelah tanggal jatuh tempo

Halo Dana, INV-0142 sebesar $445.00 jatuh tempo Nov 7 dan masih terbuka. Jika Anda sudah membayar, terima kasih, dan beri tahu saya agar saya bisa memperbarui catatan. Jika belum, Anda bisa membayar di sini: [link].

Perhatikan apa yang dilakukan setiap pesan:

• Menyebut pengirim, sehingga klien tahu itu bukan spam.
• Menyertakan nomor faktur dan jumlah, sehingga klien bisa mencocokkannya dengan pekerjaan.
• Memberi satu tautan dan satu ajakan bertindak.
• Menghindari ancaman, mempermalukan, dan trik mendesak. Hal-hal itu mengubah faktur yang akan dibayar menjadi pertengkaran.

Untuk cara lain menyusun permintaan, lihat cara meminta pembayaran.

Anda bisa membuat faktur seperti ini dengan pembuat faktur gratis dan mengirim PDF atau tautannya sendiri.

Keamanan tautan: cara membuat tautan pembayaran tepercaya

Klien menerima pesan teks penipuan setiap minggu, banyak di antaranya berpura-pura menjadi tagihan. Faktur asli harus tampak berbeda dari itu, dan Anda bisa membantu.

• Gunakan tautan ke halaman yang Anda kendalikan atau penyedia pembayaran yang dikenali klien. Hindari pemendek tautan yang menyembunyikan tujuannya.
• Sebutkan nama Anda dan pekerjaannya dalam pesan. “Faktur INV-0142 dari Marco Plumbing” mudah diperiksa. “Anda memiliki pembayaran tertunda” tidak.
• Beri tahu klien bagaimana Anda akan dan tidak akan meminta. Satu kalimat dalam penawaran seperti “Kami mengirim faktur lewat pesan teks dari nomor ini dan tidak akan pernah meminta data kartu lewat balasan” adalah perlindungan murah.
• Jangan pernah meminta nomor kartu, login bank, atau kode sekali pakai dalam balasan. Pembayaran ada di halaman aman, bukan di obrolan.
• Kirim dari satu nomor yang konsisten. Klien yang sudah menyimpan nomor Anda akan memercayai pesan dari nomor itu.
• Buat halaman menampilkan rincian yang sama dengan pesan. Jika pesan menyebut $445.00 dan halaman menampilkan $445.00 atas nama bisnis Anda, klien bisa memastikan keduanya cocok.
• Batasi masa berlaku tautan atau jumlah pemakaiannya bila bisa, agar tautan lama yang tak sengaja diteruskan tidak tetap aktif selamanya.

Jika klien mengatakan pesannya tampak mencurigakan, berterima kasihlah. Tawarkan untuk mengirim faktur lewat email atau membacakan nomor faktur lewat telepon.

Kapan pesan teks mengalahkan email, dan kapan tidak

Tidak ada saluran yang selalu menang.

Situasi	Saluran yang lebih baik	Alasan
Pekerjaan kecil, klien di ponselnya	Pesan teks	Lebih cepat dibuka dan dibayar
Akuntan klien membutuhkan PDF	Email	Mudah diteruskan dan diarsipkan
Faktur besar atau proyek panjang	Email, dengan colekan pesan teks	Jejak dokumen plus perhatian
Klien sudah berhenti menerima pesan teks	Email atau surat	Hormati permintaan berhenti
Faktur lewat jatuh tempo	Keduanya, berurutan	Pesan teks dulu, email untuk catatan
Klien yang tidak membalas apa pun	Telepon	Suara sering berhasil saat pesan teks gagal

Email memiliki aturannya sendiri, termasuk persyaratan CAN-SPAM dari FTC untuk pesan komersial. Tetap merupakan praktik yang baik untuk mengirim email faktur dari alamat asli dan membuatnya mudah dibalas. Saluran mana pun yang Anda pakai, kirim faktur yang sama dengan nomor yang sama agar catatan Anda cocok. Jika Anda perlu penyegaran dasar-dasarnya, baca cara mengirim faktur.

Daftar periksa sebelum Anda mengirim faktur lewat pesan teks

Kesalahan umum

• Mengirim pesan ke nomor yang Anda temukan, bukan yang diberikan klien. Nomor itu mungkin milik orang lain.
• Mencampur promosi ke dalam pesan faktur. Pertahankan pesan hanya tentang tagihan.
• Mengirim tautan tanpa konteks. Tautan tanpa keterangan tampak seperti penipuan.
• Mengirim pesan di jam yang tidak wajar. Pesan pukul 11 malam terasa seperti tekanan. Kirim pada jam normal.
• Mengabaikan permintaan berhenti karena faktur sudah lewat jatuh tempo. Utang tetap ada. Hak Anda untuk terus mengirim pesan tidak.
• Menganggap pesan teks sebagai catatan. Simpan fakturnya sendiri, termasuk baris pajaknya, untuk pembukuan Anda.

Di mana posisi PayToMe

Bayar lewat pesan teks sedang dikembangkan. Rencananya adalah memungkinkan Anda mengirim faktur lewat pesan teks dengan tautan bayar yang aman, dan menyimpan penanganan persetujuan dan berhenti berlangganan di satu tempat, tanpa ada yang dikirim sampai Anda mengonfirmasi. Anda bisa membaca rencananya di halaman faktur bayar lewat pesan teks. Hari ini PayToMe dalam beta publik: Anda bisa mengirim faktur lewat email dengan tautan bayar publik, dan pembuat faktur gratis membuat fakturnya sendiri, sehingga Anda bisa memadukan keduanya dengan kebiasaan di atas. Masuk ke PayToMe.

Sumber

• Aturan akhir FCC tahun 2024 tentang pencabutan persetujuan diterbitkan di Federal Register: Strengthening the Ability of Consumers To Stop Robocalls. Aturan itu menjelaskan pencabutan dengan cara wajar apa pun, kata-kata berhenti yang tercantum, dan tanggal berlaku yang ditunda untuk beberapa ketentuan.
• Panduan kepatuhan CAN-SPAM dari FTC membahas email komersial.
• Operator seluler dan penyedia pesan menambahkan persyaratan mereka sendiri. Periksa ketentuan terbaru penyedia Anda sebelum mengirim dalam jumlah besar.

Ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum atau pajak.