請求書をテキストメッセージで送る方法：同意、文面、リンクの安全性

請求書をテキストメッセージで正しく送るには、その番号にメッセージを送る許可を取引先から得て、短いメッセージの中に自分の名前、請求書番号、金額、支払期限を書き、完全な請求書へのリンクを載せ、オプトアウトの方法を入れます。完全な請求書は、記録として保管してください。

これは一般的な情報であり、法律上または税務上の助言ではありません。

請求書をテキストメッセージで送る理由

請求書の多くは、今もメールで届けられます。オフィスの取引先ならそれで機能しますが、仕事用の受信箱を決して開かない配管工の顧客や、会議の合間にスマートフォンでメッセージを読む造園の取引先には通用しません。テキストメッセージは、取引先がすでにいる場所に届きます。短く、見逃しにくく、中に支払いリンクがあれば、「後で払います」が30秒の作業に変わります。

本当の理由は速さです。作業の記憶が新しいうちに送った請求書は、1週間後に送ったものより早く支払われ、テキストメッセージなら余計な手順がなくなります。添付ファイルを開く必要も、PDFビューアも、ログインもありません。数百ドル未満の小さな仕事では、この便利さが、今週に支払われるか来月に支払われるかの分かれ目になることがよくあります。

テキストメッセージには、デメリットもあります。より個人的なため、不注意なメッセージは押しつけがましく感じられます。存在を知らなかったルールは、破りやすいものです。そして、メッセージは請求書ではありません。このガイドの残りで、正しい方法を説明します。

最初のテキストメッセージを送る前に同意を得る

米国ではテキストメッセージは、メールよりも厳しく規制されています。主に電話消費者保護法（TCPA）と、それを実施するために連邦通信委員会（FCC）が定める規則によるものです。法律の条文を読まなくても、安全に運用できます。必要なのは、簡単な習慣です。先に尋ね、答えを記録し、「いいえ」を尊重することです。

よい同意の記録とは

よい記録は、誰が、何に、どの番号で、いつ同意したかという4つの問いに答えています。次のどれでも構いません。

• 「下記の番号に、請求書と支払いリンクをテキストメッセージで受け取ることに同意します」という一文を含む、署名済みの見積書や契約書。
• 取引先からの「はい、この番号に請求書をテキストメッセージで送ってください」というメールの返信。
• あらかじめチェックが入っていない、分かりやすいチェックボックスのあるウェブサイトのフォーム。
• あなたが尋ね、相手がはいと答えたメッセージのやり取り。

スクリーンショットかコピーを、取引先のファイルの隣に保存しておきましょう。万一争いが生じたとき、日付のある記録は、あなたの記憶よりはるかに役立ちます。

取引に関するテキストと、マーケティングのテキスト

規制当局は、取引先が求めた取引の一部であるテキストメッセージを、宣伝のテキストメッセージとは別に扱います。取引先が注文した作業の請求書は、前者に近いものです。「次回のご来店は10%オフ、今すぐご予約ください」というメッセージはマーケティングで、自動化されたツールで送るマーケティングのテキストメッセージには、一般に、より厳格な書面による同意が必要です。両者の境界は事実関係によって決まり、請求書と宣伝を混ぜた1通のメッセージは、マーケティングとして扱われることがあります。請求書のテキストメッセージは、請求書の内容だけにしましょう。

ソフトウェアやプラットフォームを使って自動でテキストメッセージを送る場合は、より厳しい側のルールが適用されるものと考え、書面による同意を得てください。どちらの区分に当たるか分からない場合は、通信法や消費者保護法を扱う弁護士に尋ねてください。このガイドでは、その判断はできません。

守るべきオプトアウトのルール

すべての受信者が「やめて」と言えなければならず、あなたはそれに従わなければなりません。

FCCは、同意の撤回に関する2024年の最終規則で、人々はロボコールやロボテキストへの同意を、もう受け取りたくないと明確に示す、あらゆる合理的な方法で撤回できると述べました。stop、quit、end、revoke、opt out、cancel、unsubscribeといった言葉での返信は、合理的な方法に当たります。また規則は、他の言葉での返信であっても、合理的な人がそれを停止の要請だと理解するなら、尊重しなければならないと定めています。FCCの2024年の命令は、要請に応じるまでの期限を最大10営業日とも定めました。その命令の一部は、撤回に関する規定を含め、施行日が延期されたため、特定の期限に頼る前に、FCCの現在の状況を確認してください。延期を、やめてほしいと求めた相手にテキストメッセージを送り続けてよい許可だと考えてはいけません。

どちらの場合でも通用する、実践的なルールを挙げます。

• 新しい番号への最初のテキストメッセージと、繰り返し送るメッセージには、「オプトアウトするにはSTOPと返信してください」と入れます。
• あなたのキーワードでなくても、平易な言葉での「stop」はすべて、停止として扱います。
• 10日後ではなく、すぐにやめ、日付と番号を記録します。
• 返信を受け取れない番号から送る場合は、メッセージにその旨を書き、メールアドレスなど、オプトアウトの別の方法を示します。
• オプトアウトの後は、請求書をメールか郵便で送ります。考え直してほしいとお願いするためにテキストメッセージを送ってはいけません。

請求書のテキストメッセージをオプトアウトしても、債務がなくなるわけではありません。請求書は、依然として支払い対象です。回収には、別のチャネルが必要になるだけです。

効果のあるメッセージの文面

よい請求書のテキストメッセージは、短く、具体的で、人間らしい語り口です。あなたが誰で、何についてのメッセージで、次に何をすればよいかを、取引先に伝えます。以下に、アレンジして使える3つのテンプレートを示します。

テキストメッセージに同意した取引先への最初の請求書

Danaさん、Marco PlumbingのMarcoです。本日はありがとうございました。請求書INV-0142、$445.00のお支払い期限はNov 7です。確認とお支払いはこちら：[link]。オプトアウトするにはSTOPと返信してください。

支払期限の数日前の、短いリマインダー

Danaさん、INV-0142（$445.00）のお支払い期限がNov 7であることのお知らせです。お支払いと確認はこちら：[link]。ご不明な点は、[number]までお電話ください。

支払期限後のフォローアップ

Danaさん、INV-0142、$445.00のお支払い期限はNov 7でしたが、まだ未払いのままです。すでにお支払い済みでしたら、ありがとうございます。記録を更新できるよう、お知らせください。まだでしたら、こちらからお支払いいただけます：[link]。

各メッセージが何をしているかに注目してください。

• 送り主の名前を書き、迷惑メッセージではないと取引先に分かるようにしています。
• 請求書番号と金額を入れ、取引先が仕事と照らし合わせられるようにしています。
• リンクを1つ、行動の呼びかけを1つにしています。
• 脅し、辱め、焦らせる手口を避けています。これらは、支払われるはずの請求書を口論に変えてしまいます。

頼み方の文面をさらに知りたい方は、支払いをお願いする方法をご覧ください。

このような請求書は、無料の請求書ジェネレーターで作成し、PDFやリンクを自分で送ることができます。

リンクの安全性：信頼できる支払いリンクにするには

取引先には毎週、詐欺のテキストメッセージが届き、その多くは請求書を装っています。本物の請求書は、それらと違って見えなければならず、あなたにもそのための工夫ができます。

• 自分が管理するページか、取引先が知っている決済事業者へのリンクを使います。 行き先を隠すリンク短縮サービスは避けましょう。
• テキストメッセージに自分の名前と仕事を書きます。 「Marco Plumbingからの請求書INV-0142」は確認しやすいですが、「保留中のお支払いがあります」は確認できません。
• どのように依頼し、どのように依頼しないかを取引先に伝えます。 見積書に「請求書はこの番号からテキストメッセージで送り、返信でカード情報をお尋ねすることは決してありません」と一文入れておくのは、安上がりな予防策です。
• 返信で、カード番号、銀行のログイン情報、ワンタイムコードを求めてはいけません。 支払いは、チャットではなく、安全なページで行うものです。
• 一貫した1つの番号から送ります。 あなたの番号を登録している取引先は、その番号からのメッセージを信頼します。
• ページに、テキストメッセージと同じ詳細を表示させます。 テキストメッセージに$445.00とあり、ページにもあなたの事業者名の下に$445.00と表示されていれば、取引先は一致していることを確認できます。
• 可能なら、リンクに有効期限や制限を設けます。 誤って転送された古いリンクが、いつまでも有効なままにならないようにするためです。

取引先が、テキストメッセージが怪しく見えると言ったら、感謝しましょう。請求書をメールで送る、または電話で請求書番号を読み上げる、と申し出てください。

テキストメッセージがメールより優れる場合とそうでない場合

どちらのチャネルも、常に勝つわけではありません。

状況	より適したチャネル	理由
小さな仕事で、取引先がスマートフォンを使っている	テキストメッセージ	開いて支払うのが速い
取引先の会計士がPDFを必要としている	メール	転送して保管しやすい
大きな請求書や長いプロジェクト	メールにテキストメッセージで一声かける	記録と注意の両方
取引先がテキストメッセージをオプトアウトした	メールまたは郵便	オプトアウトを尊重する
期限超過の請求書	両方を順番に	まずテキストメッセージ、記録のためにメール
何にも返信しない取引先	電話	テキストメッセージが通じないとき、声が通じることが多い

メールにも、商業メッセージに関するFTCのCAN-SPAMの要件など、独自のルールがあります。それでも、請求書のメールは実在するアドレスから送り、返信しやすくしておくのがよい慣行です。どのチャネルを使う場合でも、記録が一致するように、同じ番号の同じ請求書を送りましょう。基本を復習したい場合は、請求書の送り方をお読みください。

請求書をテキストメッセージで送る前のチェックリスト

よくある失敗

• 取引先に教えてもらった番号ではなく、自分で見つけた番号に送る。 その番号は、別の人のものかもしれません。
• 請求書のテキストメッセージに宣伝を混ぜる。 メッセージは、請求の内容だけにしましょう。
• 前後の説明なしにリンクを送る。 リンクだけでは、詐欺に見えます。
• 時間帯を考えずに送る。 午後11時のメッセージは、圧力のように感じられます。通常の時間帯に送りましょう。
• 期限超過だからといって、停止の要請を無視する。 債務は残りますが、テキストメッセージを送り続ける権利は残りません。
• テキストメッセージを記録として扱う。 帳簿のために、税の行を含む請求書そのものを保管してください。

PayToMeの位置づけ

テキストで支払う機能は開発中です。安全な支払いリンクつきで請求書をテキストメッセージで送れるようにし、同意とオプトアウトの管理を1か所にまとめ、あなたが確認するまで何も送信しないという計画です。計画は、テキストで支払う請求書のページでご覧いただけます。現在PayToMeは公開ベータ版で、公開の支払いリンク付きの請求書をメールで送れます。無料の請求書ジェネレーターでも請求書そのものを作成でき、どちらも上記の習慣と組み合わせてお使いいただけます。PayToMeにサインイン。

出典

• FCCの2024年の同意撤回に関する最終規則は、連邦官報に掲載されています。消費者がロボコールを止める能力の強化。あらゆる合理的な手段による撤回、挙げられたオプトアウトの言葉、一部の規定の施行日の延期が記載されています。
• FTCのCAN-SPAMコンプライアンスガイドは、商業メールを扱っています。
• 携帯電話会社やメッセージング事業者は、独自の要件を追加します。大量に送る前に、お使いの事業者の最新の規約を確認してください。

これは一般的な情報であり、法律上または税務上の助言ではありません。