Isi faktur yang benar: hal penting dan tambahan opsional

Isi faktur yang benar mencakup nama dan kontak bisnis Anda, nama klien, nomor faktur yang unik, tanggal terbit dan jatuh tempo, daftar rinci pekerjaan dengan jumlah dan harga, pajak apa pun, total yang harus dibayar, dan petunjuk pembayaran yang jelas. Kolom-kolom itu memungkinkan klien membayar tanpa bertanya apa pun kepada Anda.

Mengapa kolom-kolom itu penting

Faktur punya tiga tugas. Faktur meminta uang. Faktur memberi tahu tim akuntansi klien apa yang harus dibayar dan bagaimana. Dan faktur menjadi catatan Anda saat melapor pajak, menjawab sengketa atau menjual bisnis.

Setiap kolom mendukung salah satu tugas itu. Jika klien tidak bisa tahu proyek mana yang dicakup faktur, mereka menunggu. Jika tidak ada tanggal jatuh tempo, mereka memilih sendiri. Jika jumlah tidak cocok dengan pesanan pembelian mereka, bagian keuangan menolaknya. Kebanyakan faktur terlambat bukan diabaikan dengan sengaja. Faktur itu tersangkut pada rincian yang hilang.

Umumnya tidak ada satu format faktur federal untuk penjualan biasa di Amerika Serikat, jadi yang berikut adalah praktik umum ditambah rincian yang diharapkan klien dan akuntan. Negara bagian, industri dan kontrak Anda mungkin menambah yang lain.

Apa yang dicantumkan pada faktur: kolom penting

Sertakan semua ini pada setiap faktur.

1. Kata “Faktur” dan nomor faktur yang unik

Taruh “Faktur” di bagian atas agar dokumen tidak tertukar dengan penawaran atau laporan tagihan. Beri nomor yang belum pernah dipakai orang lain, dalam urutan seperti INV-0042. Nomor memungkinkan kedua pihak menemukan dokumen, menunjukkan Anda tidak melewatkan satu pun, dan memudahkan pencocokan pembayaran. Lihat penomoran faktur untuk format yang tetap rapi.

2. Rincian bisnis Anda

Tulis nama yang Anda pakai untuk beroperasi, alamat, email atau nomor telepon kontak, dan situs web jika ada. Jika Anda terdaftar dengan nama hukum yang berbeda dari nama usaha, tampilkan nama hukumnya juga. Klien memerlukannya untuk mendaftarkan Anda sebagai vendor.

3. Rincian klien

Gunakan nama dan alamat orang atau perusahaan yang akan membayar, dan nama kontak yang menyetujui pekerjaan. Jika perusahaan besar memberi Anda nomor pesanan pembelian atau kode departemen, tambahkan di sini. Kolom inilah yang mempercepat pembayaran di perusahaan yang punya tim utang usaha.

4. Tanggal faktur dan tanggal jatuh tempo

Tampilkan tanggal Anda menerbitkan faktur dan tanggal pembayaran jatuh tempo. Gunakan format yang jelas seperti “24 Oktober 2026” agar tidak tertukar antara hari dan bulan. Jika pekerjaan dilakukan selama suatu periode, tambahkan juga tanggal layanan.

5. Syarat pembayaran

Tulis syarat dalam kata, seperti “Jatuh tempo saat diterima,” “Net 15” atau “Net 30.” Syarat harus sesuai dengan kesepakatan yang Anda buat sebelum pekerjaan dimulai. Jika Anda mengenakan denda keterlambatan, nyatakan aturannya di sini dan di kontrak Anda. Lihat syarat pembayaran faktur untuk cara memilihnya.

6. Daftar rinci pekerjaan

Setiap baris memerlukan deskripsi yang dikenali klien, jumlah atau jam, harga satuan dan total baris. “Pekerjaan situs web” mengundang pertanyaan. “Desain ulang beranda, 12 jam dengan tarif $95” tidak. Merinci juga memperkecil sengketa: klien mempertanyakan satu baris, bukan seluruh tagihan.

7. Subtotal, pajak dan total

Tampilkan subtotal sebelum pajak, diskon apa pun, pajak sebagai baris tersendiri, dan total yang harus dibayar. Jangan pernah menyembunyikan pajak di dalam harga. Jika Anda tidak mengenakan pajak, jelaskan alasannya bila pantas, misalnya “Jasa tidak dikenai pajak penjualan di negara bagian ini”. Tanyakan kepada kantor pajak negara bagian Anda apakah jasa Anda kena pajak. Panduan kami tentang menambahkan pajak penjualan pada faktur menguraikan hitungan baris demi baris.

8. Petunjuk pembayaran

Beri tahu klien persis cara membayar: metode yang diterima, rekening atau tautan, atas nama siapa cek ditulis, dan rujukan apa pun yang perlu disebut. Semakin sedikit langkah antara membaca faktur dan membayarnya, semakin cepat uang tiba.

Kolom opsional yang membantu pada pekerjaan yang tepat

Tambahkan ini hanya bila memang berguna.

• Nomor pesanan pembelian atau proyek. Diwajibkan oleh banyak perusahaan.
• ID pajak atau EIN Anda. Cantumkan jika klien atau kontrak memintanya. Lihat entri EIN.
• Uang muka atau jumlah yang sudah dibayar. Menunjukkan saldo yang masih terutang.
• Catatan singkat atau ucapan terima kasih. Satu baris saja cukup.
• Kalimat denda keterlambatan. Nyatakan tarif atau jumlah tetap dan kapan mulai berlaku.
• Diskon pembayaran lebih awal. Misalnya “diskon 2% jika dibayar dalam 10 hari.” Lihat diskon pembayaran lebih awal.
• Syarat dan ketentuan. Tautan singkat atau beberapa baris, terutama untuk penjualan produk dan pengembalian. Lihat syarat dan ketentuan faktur.
• Logo dan warna merek. Membantu pengenalan, tetapi jangan sampai mengorbankan kejelasan.
• Mata uang. Penting jika Anda menagih siapa pun di luar negara Anda sendiri.
• Nomor lisensi atau pendaftaran. Diwajibkan pada beberapa bidang usaha. Periksa negara bagian Anda.

Contoh perhitungan

Seorang fotografer lepas menyelesaikan pemotretan merek untuk sebuah restoran. Ia menyepakati net 15 dan uang muka $400. Negara bagiannya tidak memajaki jasanya, jadi tidak ada baris pajak. Ia juga menagih $85 untuk lokasi kedua, yang disetujui klien lewat email.

Kesalahan yang menunda pembayaran

• Deskripsi yang kabur. “Jasa yang diberikan” tidak memberi klien dasar untuk menyetujuinya.
• Tidak ada tanggal jatuh tempo. Klien lalu menganggap faktur itu opsional.
• Nomor PO hilang. Perusahaan besar sering menolak faktur tanpa nomor itu.
• Jumlah yang berubah. Total harus cocok dengan penawaran atau tarif yang disepakati. Jika berbeda, jelaskan alasannya pada faktur.
• Nomor ganda atau terlewat. Tampak ceroboh dan memunculkan pertanyaan akuntansi.
• Pajak tersembunyi di harga. Tampilkan sebagai baris tersendiri.
• Rincian pembayaran sulit ditemukan. Taruh dekat total.
• Menyunting faktur yang sudah dikirim. Terbitkan faktur koreksi atau nota kredit agar catatan tetap jujur.
• Mengirim ke orang yang salah. Kirim kepada yang membayar, bukan hanya yang mempekerjakan Anda.

Daftar periksa sebelum menekan kirim

• Kata “Faktur” ada di bagian atas dan nomor faktur unik.
• Nama bisnis, alamat dan kontak Anda benar.
• Nama, alamat dan kontak klien, beserta nomor PO apa pun, benar.
• Tanggal terbit dan tanggal jatuh tempo sama-sama jelas, dan syaratnya ditulis lengkap.
• Setiap baris punya deskripsi, jumlah, harga satuan dan total baris.
• Subtotal, diskon, pajak dan total masing-masing ditampilkan terpisah.
• Uang muka atau pembayaran sebelumnya dikurangkan, dan saldo yang harus dibayar jelas.
• Petunjuk pembayaran lengkap dan mudah ditemukan.
• Kalimat denda keterlambatan atau pembayaran lebih awal sesuai kesepakatan Anda.
• Anda menyimpan salinan. IRS menyatakan agar menyimpan catatan pajak penghasilan setidaknya tiga tahun sejak pelaporan pada kasus yang lazim, dan lebih lama pada situasi tertentu, jadi tanyakan kepada akuntan apa yang berlaku bagi Anda.

Jika Anda menagih di UE atau Inggris, ada rincian tambahan yang dibahas di persyaratan faktur PPN. Untuk sisi penulisan, lihat cara menulis faktur.

Di mana PayToMe berperan

Pembuat faktur gratis sudah aktif hari ini dan mencakup kolom di atas. PayToMe dalam beta publik: Anda bisa membuat faktur, mengirimnya lewat email, dan dibayar online, dan Via (beta), asisten, dapat menyusun faktur dari deskripsi singkat. Pengingat pada setiap faktur sedang dalam pengembangan. Baca lebih lanjut di faktur AI. Masuk ke PayToMe untuk mencobanya.

Sumber

Ini informasi umum, bukan nasihat hukum atau pajak. Jangka waktu penyimpanan catatan berasal dari halaman IRS Berapa lama saya harus menyimpan catatan?. Harapan format faktur berbeda menurut negara bagian, industri dan kontrak, jadi pastikan dengan kantor pajak negara bagian, klien dan akuntan Anda.