Panduan

Format nomor faktur: cara menomori faktur Anda

Pilih format nomor faktur yang tetap unik dan mudah diaudit: skema berurutan, berbasis tahun, dan berbasis klien, aturan PPN, nota kredit, dan daftar periksa.

Diperbarui 5 Nov 2026 · Oleh PayToMe Editorial

Nomor faktur adalah pengenal unik yang Anda berikan kepada setiap faktur agar Anda, klien, dan akuntan Anda dapat menemukan, mencocokkan, dan mengauditnya kemudian. Gunakan pola sederhana, seperti INV-0001 atau 2026-001, jangan pernah mengulang nomor, dan jaga seri tetap berurutan. Aturan yang lebih ketat berlaku jika Anda menerbitkan faktur PPN.

Mengapa nomor faktur penting

Nomor tampak seperti kolom kecil, tetapi ia bekerja nyata.

Pencocokan pembayaran. Klien menyebutnya pada pembayaran, dan Anda mencocokkan uang dengan faktur.
Pencatatan. IRS mencantumkan faktur di antara dokumen pendukung di balik pembukuan dan SPT pajak Anda. Nomor unik memungkinkan Anda menemukannya saat dibutuhkan.
Penanganan sengketa. “Faktur 2026-014 kekurangan satu baris” lebih cepat diselesaikan daripada “yang dari Oktober.”
Jejak audit. Urutan yang bersih menunjukkan tidak ada yang dihapus diam-diam. Urutan acak mengundang pertanyaan.
Kepatuhan hukum. Di banyak negara, faktur pajak harus memuat nomor berurutan. Selengkapnya di bawah.

Untuk daftar lengkap kolom di sekitar nomor, lihat cara menulis faktur.

Apa kata aturannya

Gambaran hukumnya bergantung pada lokasi Anda dan apakah Anda mengenakan PPN.

Uni Eropa. Direktif PPN UE (2006/112/EC), Pasal 226, mendaftar apa yang harus ditampilkan faktur untuk keperluan PPN. Butir 2 adalah nomor berurutan, berdasarkan satu seri atau lebih, yang mengidentifikasi faktur secara unik. Negara anggota menerapkan Direktif itu dalam hukum mereka sendiri, jadi rincian seperti seberapa ketat mereka memperlakukan celah bisa berbeda. Periksa otoritas pajak nasional Anda.

Inggris. Panduan PPN HMRC (Notice 700) mencantumkan pengenal berurutan yang unik dari satu seri atau lebih di antara rincian faktur PPN lengkap. Manual internal HMRC, VATREC5010, menambahkan bahwa nomor dapat memuat huruf selain angka jika menjadi bagian dari seri yang unik dan berurutan, dan bahwa bisnis dapat memulai serinya dari nomor selain 1. Nota kredit harus merujuk nomor dan tanggal faktur asli.

AS. IRS tidak menerbitkan format nomor faktur yang diwajibkan untuk faktur bisnis biasa. Panduannya tentang catatan menyatakan bahwa faktur, di antara dokumen lain, mendukung entri di pembukuan dan SPT pajak Anda. Skema penomoran yang jelas adalah praktik yang baik dan mungkin diwajibkan oleh bagian akuntansi pelanggan atau kontrak.

Di tempat lain. Beberapa negara mewajibkan nomor yang dicetak sebelumnya, terdaftar di otoritas pajak, atau e-faktur, dengan aturan ketat tentang celah. Jika Anda menagih di negara seperti itu, tanyakan kepada akuntan setempat. PayToMe tidak memberikan nasihat hukum atau pajak.

Ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum.

Perbandingan lima format nomor faktur

Skema	Contoh	Baik untuk	Yang perlu diwaspadai
Urutan polos	0001, 0002, 0003	Freelancer dan toko kecil	Tampak seperti Anda baru mulai, mudah salah ketik
Awalan plus urutan	INV-0042	Siapa pun yang juga menerbitkan penawaran atau nota kredit	Perlu awalan terpisah untuk setiap jenis dokumen
Tahun plus urutan	2026-014	Sebagian besar bisnis kecil	Diatur ulang di tahun baru, jadi tahun harus tetap ada dalam nomor
Tahun, bulan, dan urutan	2026-10-007	Volume lebih tinggi	Lebih panjang, dan bulan menambah sedikit nilai
Kode klien plus urutan	ACME-003	Agensi dengan retainer jangka panjang	Seri terpisah per klien dapat bertentangan dengan aturan berurutan

Rekomendasi bawaan kami

Untuk sebagian besar bisnis kecil, tahun plus urutan adalah pilihan paling aman: 2026-001, 2026-002, dan seterusnya, diatur ulang setiap Januari. Tahun memberi tahu Anda sekilas kapan faktur diterbitkan. Urutan memberi tahu Anda bahwa itu yang berikutnya. Cara ini berlaku di setiap negara yang meminta nomor berurutan, selama Anda tidak pernah memakai ulang nomor dalam satu tahun dan selalu menyertakan tahun dalam nomor agar seluruh string tetap unik lintas tahun.

Jika Anda juga mengirim penawaran harga dan nota kredit, tambahkan awalan pendek: INV-2026-001, EST-2026-001, CN-2026-001.

Cara menomori faktur, langkah demi langkah

Pilih satu format dan tuliskan. Catatan di folder akuntansi Anda sudah cukup: awalan, dengan tahun atau tanpa, jumlah digit.
Isi digit dengan nol di depan. Gunakan 0007, bukan 7. Panjang tetap terurut dengan benar di spreadsheet atau folder.
Mulai dari mana pun Anda mau. Banyak orang mulai dari 0001. Jika Anda tidak ingin tampak baru, mulai dari 1001. Lalu lanjutkan berurutan.
Jangan pernah memakai ulang nomor. Tidak untuk draf yang Anda hapus, tidak untuk faktur yang Anda kirim ke klien yang salah. Batalkan dengan benar (lihat di bawah) dan lanjutkan.
Simpan log. Lembar sederhana berisi nomor, tanggal, klien, jumlah, dan status memperlihatkan celah sekilas.
Gunakan nomor itu di mana-mana. Taruh pada faktur, pada nama berkas (INV-2026-014-northwind.pdf) dan minta klien menyebutkannya saat membayar.
Tinjau di akhir tahun. Periksa log untuk celah, dan catat penjelasan untuk setiap celah yang Anda temukan.

Faktur batal, koreksi, dan nota kredit

Kesalahan terjadi. Yang penting adalah cara Anda menanganinya.

Draf yang tidak pernah dikirim. Jika tidak pernah keluar dari sistem Anda, banyak bisnis cukup menyimpan nomornya dan menandainya batal. Jika otoritas pajak Anda memperlakukan celah secara ketat, simpan catatan mengapa nomor itu tidak dipakai.
Faktur terkirim dengan kesalahan. Jangan mengeditnya diam-diam. Terbitkan nota kredit yang membatalkan atau mengurangi faktur asli, dengan merujuk nomor dan tanggalnya. Lalu terbitkan faktur koreksi dengan nomor berikutnya.
Penyesuaian sebagian. Nota kredit untuk selisihnya berhasil, dengan baris jelas yang menjelaskan apa yang berubah.
Nomor ganda. Jika Anda sadar dua faktur memakai nomor yang sama, beri faktur yang belakangan nomor baru, beri tahu klien secara tertulis, dan simpan kedua catatan.

Nota kredit adalah dokumen terpisah dengan nomornya sendiri, baik dalam serinya sendiri (CN-2026-001) maupun dalam seri utama. Mana pun yang Anda pilih, jaga konsistensinya. Entri glosarium nota kredit menjelaskan konsepnya.

Di Inggris dan UE, otoritas pajak memiliki aturan khusus untuk mengoreksi faktur PPN, jadi periksa persyaratan faktur PPN dan otoritas setempat Anda.

Contoh hitungan

Priya menjalankan studio video satu orang di AS. Ia menagih sekitar 15 faktur setahun dan memilih INV-2026-001.

Langkah kuncinya adalah koreksi pada Feb 20. Priya tidak menimpa dokumen yang sudah diterima kliennya. Faktur lama, nota kredit, dan faktur baru semuanya tetap terlihat, persis yang ingin dilihat akuntan atau auditor.

Kesalahan umum

Memulai ulang dari 1 setiap bulan tanpa tahun atau bulan dalam nomor. String yang sama akan muncul lagi, dan nomor tidak lagi unik.
Memakai tanggal saja. Dua faktur pada hari yang sama lalu bertabrakan.
Memakai ulang nomor untuk faktur pengganti. Selalu terbitkan nomor baru dan rujuk yang lama.
Sengaja membuat nomor tak terduga. Nomor acak menyembunyikan celah. Gunakan urutan.
Memakai format berbeda di alat berbeda. Jika Anda menagih di spreadsheet dan aplikasi, pilih satu otoritas penomoran dan patuhi.
Melupakan nota kredit. Mereka juga butuh nomor.
Melewatkan nomor agar tampak sibuk. Celah memunculkan pertanyaan dalam audit, dan Anda mungkin harus menjelaskan masing-masing.

Daftar periksa

Satu format penomoran dituliskan dan dibagikan kepada siapa pun yang menagih atas nama Anda.
Nomor memiliki jumlah digit tetap dan, idealnya, tahun.
Setiap nomor dipakai sekali, selamanya.
Faktur dan nota kredit memiliki awalan atau seri yang jelas masing-masing.
Log mencatat nomor, tanggal, klien, jumlah, status, dan faktur batal atau pengganti apa pun.
Koreksi ditangani dengan nota kredit dan faktur baru, tidak pernah edit diam-diam.
Jika Anda mengenakan PPN, Anda sudah memeriksa aturan otoritas pajak Anda tentang urutan, seri, dan celah.
Nomor muncul pada faktur, pada nama berkas, dan dalam petunjuk pembayaran Anda.

Di mana posisi PayToMe

Pembuat faktur gratis sudah tersedia hari ini dan memungkinkan Anda menetapkan nomor sendiri. PayToMe dalam beta publik dan Anda bisa membuat faktur dan penawaran harga di sana sekarang. PayToMe memberi nomor pada setiap faktur dan penawaran harga saat Anda mengirimnya, dalam satu urutan tanpa celah per tahun. Nota kredit sedang dalam pengembangan.

Sumber

Ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum atau pajak. Persyaratan UE berasal dari Council Directive 2006/112/EC, Pasal 226, butir 2. Panduan Inggris ada di panduan PPN HMRC (Notice 700) dan halaman manual internal VATREC5010. Pernyataan AS tentang faktur sebagai catatan pendukung berasal dari halaman IRS Catatan apa yang perlu saya simpan. Aturan nasional tentang celah, koreksi, dan e-faktur bervariasi, jadi konfirmasikan dengan otoritas pajak Anda.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah nomor faktur harus dimulai dari 1?

Tidak. Manual HMRC menyatakan bahwa bisnis boleh memulai serinya dari nomor selain satu, selama seri itu kemudian berjalan berurutan. Banyak bisnis kecil memulai dari 1001 atau 2026-001 agar faktur awal tidak tampak seperti faktur pertama yang pernah diterbitkan. Yang penting adalah setiap nomor unik dan seri berlanjut secara berurutan.

Bisakah saya memakai huruf dalam nomor faktur?

Bisa. HMRC menyatakan nomor faktur dapat berupa angka, atau kombinasi angka dan huruf, jika menjadi bagian dari seri yang unik dan berurutan. Awalan seperti INV atau tahun tidak masalah. Jaga format tetap konsisten agar celah mudah terlihat.

Apa yang harus saya lakukan dengan faktur yang perlu saya batalkan?

Jangan memakai ulang atau menghapus nomornya. Tandai faktur sebagai batal dan simpan catatannya, atau terbitkan nota kredit yang merujuk kembali ke nomor dan tanggal faktur asli, lalu terbitkan faktur baru dengan nomor berikutnya. Itu menjaga urutan tetap utuh dan jejak dokumen tetap jelas.

Apakah nota kredit memerlukan nomor sendiri?

Ya. Nota kredit adalah dokumen tersendiri, jadi beri nomor unik sendiri, baik dalam seri terpisah seperti CN-0001 maupun dalam seri utama. Rujuk nomor dan tanggal faktur asli di dalamnya. Di Inggris, panduan HMRC mewajibkan nota kredit menampilkan rincian faktur asli.

Apakah ada persyaratan hukum untuk nomor faktur di AS?

Tidak ada satu aturan federal yang menetapkan format nomor faktur untuk faktur bisnis biasa. IRS mengharapkan Anda menyimpan catatan yang mendukung pendapatan dan pengeluaran Anda, dan nomor unik membuatnya mudah. Beberapa pelanggan, negara bagian, atau industri memiliki persyaratan sendiri, jadi periksa kontrak Anda dan tanyakan kepada akuntan.

Haruskah saya memasukkan nama klien atau tanggal dalam nomor?

Bisa, tetapi buat tetap sederhana. Mencantumkan tahun membantu Anda menemukan dokumen. Kode klien dapat mempermudah pengarsipan tetapi membuat seri setiap klien terpisah, yang mungkin bertentangan dengan aturan berurutan di Uni Eropa dan Inggris jika Anda menerbitkan faktur PPN. Jika Anda terdaftar PPN, tanyakan kepada akuntan sebelum memakai seri khusus klien.