Fatura OCR: Yapay zeka fatura ve makbuzları nasıl okur, nerede hata yapar

Fatura OCR, bir fatura veya makbuzun fotoğrafını ya da PDF’sini okuyup satıcı, tarih, kalemler ve toplam gibi düzenlenebilir verilere çeviren yazılımdır. Modern araçlar her sayının ne anlama geldiğini çözmek için yapay zeka ekler. Yazma işini azaltır ama hata yapar; bu yüzden sonucu bir insanın kontrol etmesi gerekir.

Fatura OCR ne yapar

Bir bilgisayar için fatura bir resimdir. Fatura OCR bu resmi arayabileceğiniz, düzenleyebileceğiniz, toplayabileceğiniz ve dosyalayabileceğiniz alanlara çevirir. Eskiden kağıt bir faturadan satıcı adını ve tarihi elle yazarken, artık yazılım bunları önerir ve siz onaylarsınız.

İnsanlar bunu birbirinden oldukça farklı iki iş için kullanır.

• Ödenecek hesaplar. Bir işletme tedarikçilerden çok sayıda fatura alır ve bunları defterlerine girmesi gerekir. OCR tedarikçiyi, tutarı ve son ödeme tarihini okur.
• Faturalama ve giderler. Bir serbest çalışan veya usta, malzeme makbuzunun fotoğrafını çeker ve bunu bir müşteri faturasına ya da gider kaydına eklemek ister. OCR mağazayı, ürünleri ve vergiyi okur.

Aynı teknoloji ikisine de hizmet eder. Fark, sonrasında olanda: ödenecek bir fatura mı, yoksa yansıtılacak bir maliyet mi.

Nasıl çalışır: pikselden alana

Çoğu sistem aynı kısa iş hattını izler.

Adım 5, insanların beklediğinden daha önemlidir. Yanlış okunan bir rakam sık görülür ve onu yakalamanın en ucuz yolu aritmetiktir.

Aynı yöntem tarihler (fatura tarihinden önceki bir son ödeme tarihi şüphelidir) ve para birimleri (yanlış ondalık sayısına sahip bir toplam şüphelidir) için de işe yarar.

Doğruluğun bozulduğu yerler

Fatura OCR için tek bir dürüst doğruluk rakamı yayımlayan yoktur, çünkü sonuç belgeye bağlıdır. Olağan hata noktaları şunlardır.

• Kötü görüntüler. Bulanıklık, parlama, gölgeler, kadraja giren bir parmak ve buruşuk kağıt doğruluğu düşürür.
• Solmuş termal makbuzlar. Mürekkep ısı ve zamanla solar ve karakterler kaybolur.
• El yazısı. Yazılım için zordur, özellikle rakamlarda.
• Alışılmadık düzenler. Birden çok sütunlu, döndürülmüş metinli, kaşeli veya filigranlı faturalar düzen adımını şaşırtabilir.
• Çok sayfalı belgeler. Son sayfadaki toplamlar ile önceki sayfalardaki kalemler yanlış eşleştirilebilir.
• Benzer karakterler. 0 ile O, 1 ile I, 5 ile S ve 8 ile 9 klasik karışıklıklardır.
• Para birimi ve sayı biçimleri. Birçok Avrupa ülkesinde 1.234,50 olan değer ABD’de 1,234.50 yazılır. Aracın hangi biçimi okuduğunu bilmesi gerekir.
• Birden çok toplam. Ara toplam, vergi, kargo, depozito ve kalan bakiye birbirine yakın yazılır ve yanlış olan “toplam” diye etiketlenebilir.
• Diller ve yazı sistemleri. Doğruluk dile göre değişir ve karışık dilli belgeler daha zordur.

Bunların hiçbiri OCR’ı kullanmaya değmez demek değildir. Doğru model “bir insanın onayladığı hızlı bir ilk taslak”tır; “hiç hata yapmayan bir muhasebeci” değil.

Döngüdeki insan

En iyi fatura OCR iş akışları dört alışkanlığı paylaşır.

1. Görüntüyü alanların yanında gösterin. Bir sayıya tıklayıp nereden geldiğini görebilmelisiniz.
2. Belirsiz olanı vurgulayın. Modelin emin olmadığı alanlar, emin olduğu alanlardan farklı görünmelidir.
3. Görebileceğiniz kontroller çalıştırın. “Kalemler ara toplamı tutuyor” veya “vergi %8.25 ile uyuşmuyor” diyen bir satır, kimsenin anlamadığı bir güven puanından daha değerlidir.
4. Para için onay isteyin. Toplamlar, banka bilgileri ve ödemeyi tetikleyen her şey, sessizce kaydedilmek yerine bir insan tarafından onaylanmalıdır.

Tedarikçi faturalarındaki banka hesap numaralarında en çok dikkatli olun. Değişen bir hesap numarası klasik bir dolandırıcılık örüntüsüdür. Bir tedarikçinin banka bilgileri kayıtlarınızdakinden farklıysa, yeni faturada yazan numarayı değil, zaten bildiğiniz bir numarayı arayarak doğrulayın.

Gizlilik: yüklemeden önce neler sorulmalı

Faturalar ve makbuzlar hassas veriler içerir: isimler, adresler, vergi numaraları, tutarlar ve bazen banka bilgileri. Herhangi bir OCR hizmetini kullanmadan önce şu sorulara yanıt alın.

• Dosyalar nerede ve ne kadar süre saklanıyor? Bir saklama süresi ve silme yolu arayın.
• Aktarım sırasında ve beklerken şifreleniyor mu? Cevap düz bir evet olmalı.
• Kimler görebilir? Çalışanların belgelerinizi görüp göremediğini ve hangi koşullarda gördüğünü sorun.
• Belgelerim modelleri eğitmek için kullanılıyor mu? Bazı hizmetler varsayılan olarak kullanır. Vazgeçebilmelisiniz ve dürüst bir sağlayıcı bunu açık sözlerle söyler.
• Verileri üçüncü taraflarla paylaşıyor musunuz? Dosyalarınızı hangi alt işleyicilerin ele aldığını sorun.
• Verilerimi dışa aktarıp silebilir miyim? Verilerinizi yanınızda götürebilmeli ve kaldırabilmelisiniz.
• İhlal olursa ne olur? Belirtilmiş bir süreç olmalı.

Yanıtlar için gizlilik politikasını okuyun ve belirsiz bir politikayı hayır sayın. Müşterilerinizin kişisel verilerini işliyorsanız, size uygulanan gizlilik yasaları kapsamında onlara karşı da yükümlülükleriniz olabilir. Emin değilseniz bir uzmana danışın.

Orijinali saklayın

Araç ne çıkarırsa çıkarsın, orijinal görüntüyü veya PDF’yi saklayın. Çıkarılan alanlar bir kolaylıktır; bir müşteri, tedarikçi veya vergi idaresi sonradan soru sorarsa kanıtınız orijinaldir. IRS, gelir vergisi kayıtları için varsayılan saklama süresinin beyan tarihinden itibaren üç yıl olduğunu, bazı durumlarda daha uzun sürelerin geçerli olduğunu söyler; örneğin bildirmeniz gereken gelirin %25’inden fazlasını beyan etmezseniz altı yıl. Eyaletiniz, sektörünüz veya sözleşmeleriniz daha fazlasını gerektirebilir; mali müşavirinize sorun.

Sık yapılan hatalar

• Kontrol etmeden toplama güvenmek. Her zaman görüntüyle karşılaştırın.
• Vergi satırını atlamak. Yanlış bir vergi tutarı müşteri faturanıza taşınır.
• Gizlilik kontrolü yapmadan yüklemek. Belgelerinizin nereye gittiğini bilin.
• Kağıdı atmak. Kağıt ya da dijital dosya olsun, orijinali saklayın.
• Kötü ışıkta taramak. Düz bir yüzey, parlak ve eşit ışık ve dik bir açı, herhangi bir ayardan daha çok sonucu iyileştirir.
• Para birimi biçimini görmezden gelmek. Yabancı faturalarda virgül ve ondalıkları kontrol edin.
• Otomatik ödemeye izin vermek. Çıkarma ile ödeme arasında bir insan bulundurun.
• Satıcılarınızı kalıcı öğrendiğini varsaymak. Her yeni satıcının ilk birkaç belgesini kontrol edin.

Fatura OCR’ı iyi kullanmak için bir kontrol listesi

• Görüntü düz, iyi aydınlatılmış, net ve belgenin tamamını gösteriyor.
• Satıcıyı, tarihi, fatura numarasını ve toplamı görüntüyle karşılaştırıyorsunuz.
• Kalemlerin ara toplamı tuttuğunu ve verginin oranla uyuştuğunu kontrol ediyorsunuz.
• Yabancı belgelerde ondalıkları ve para birimi simgesini kontrol ediyorsunuz.
• Değişen banka bilgilerini, zaten sahip olduğunuz bir numarayı arayarak doğruluyorsunuz.
• Orijinal dosyayı çıkarılan verilerle birlikte kaydediyorsunuz.
• Sağlayıcının gizlilik şartlarını okudunuz: saklama, süre, eğitimde kullanım, silme.
• Kayıtları mali müşavirinizin önerdiği süre boyunca saklıyorsunuz.

Veriler temiz olduktan sonra, onu müşterinizin ödeyebileceği bir belgeye çevirin. Ücretsiz makbuz oluşturucu makbuz hazırlamak için bugün yayında; kalem ise her faturanın temel yapı taşıdır, bu yüzden her birini net girmeye değer.

PayToMe nerede devreye girer

PayToMe’nin ücretsiz fatura ve makbuz araçları bugün yayında. Bir makbuzun veya iş notunun fotoğrafını, göndermeden önce inceleyeceğiniz bir taslak faturaya çeviren Snap to Invoice, Via’nın bir parçası olarak beta aşamasında yayındadır. PayToMe doğruluk rakamları yayımlamadı. İlkemiz bu rehberdeki ilkedir: yazılım önerir, siz onaylarsınız. Makbuzlar sayfasından daha fazlasını okuyun. Denemek için PayToMe’ye giriş yapın.

Kaynaklar

Bu genel bilgidir; hukuki, vergi veya güvenlik tavsiyesi değildir. Kayıt saklama süreleri IRS’nin Kayıtları ne kadar süre saklamalıyım? sayfasından alınmıştır. OCR sistemlerinin nasıl çalıştığına ve nerede hata yaptığına dair anlatım genel sektör bilgisidir ve tek bir sağlayıcının doğruluk iddiasına dayanmaz. PayToMe, ölçebileceği yayında bir ürünü olmadığı için hiçbir doğruluk yüzdesi belirtmez.