Fotoğraftan faturaya: işi fotoğraflayın, taslağı gözden geçirin

Fotoğraftan faturaya, telefonunuzu bir kâğıda doğrulttuğunuzda ya da bir PDF, e-posta veya ekran görüntüsü paylaştığınızda, her şeyi yeniden yazmak yerine düzenlenebilir bir fatura taslağı almanız demektir. PayToMe’nin sürümü tek bir kural etrafında kuruludur: fotoğraf taslak üretir, asla bitmiş bir fatura üretmez. Via görüntüyü okur, bir müşteri, kalemler ve tutarlar önerir, güvenle okuyamadığı her şeyi işaretler ve sizi bekler. Bu özelliğin ürün içindeki adı Snap-to-Invoice’dur.

Fotoğraftan faturaya nasıl çalışır

Fikir basit. Küçük işlerin çoğu fatura dışında bir şeyle başlar: bir bloknota karaladığınız teklif, bir tedarikçi makbuzu, müşterinin “evet, 450’ye devam edin” diyen bir mesajı, bir PDF teklif. Bugün o kaynağı okuyup rakamları bir forma yazıyorsunuz. PayToMe okuma işini sizin yerinize yapıyor.

Neyden başlayabilirsiniz

Farklı kaynaklar farklı biçimlerde başarısız olur; bu yüzden ne bekleyeceğinizi bilmek işe yarar.

Kaynak	Genellikle iyi okunur	Genellikle kontrol gerekir
Yazılı PDF teklif veya fiyat teklifi	Ürün/hizmet adları, miktarlar, toplamlar	Vergi satırları, indirimler
Basılı tedarikçi makbuzu	Ürün/hizmet adları, tutarlar	Kısaltılmış ürün adları
El yazısı bir notun fotoğrafı	Kısa, düzgün satırlar	1 ile 7 gibi birbirine benzeyen rakamlar
Mesaj veya sohbet ekran görüntüsü	Kararlaştırılan fiyat, tarih	Hangi müşteri, hangi iş
İletilen e-posta	Düz metindeki adlar, kapsam, tutarlar	Bir yazışmada birden çok fiyat

Bu tablo, metin tanımanın genel olarak nasıl davrandığını anlatır; PayToMe doğruluk rakamlarına dair bir söz değildir. Gerçek belgeler üzerinde ölçüm yapmadan bir doğruluk yüzdesi yayımlamayacağız.

Neden önemli

İşi bitirmekle faturayı göndermek arasındaki boşluk, paranın gecikmeye başladığı yerdir. Üç gündelik duruma bakın.

• Kâğıt teklifi olan bir esnaf. Müşteri verandada onayladı. İş bitince teklifi fotoğraflamak, kamyonet yüklenmeden taslağı hazır eder; veri girişiyle geçen bir akşamın yerini alır.
• Müşterisinin e-postası olan bir serbest çalışan. Müşteri “Lütfen 3 revizyon turunu ve ek bannerı faturalayın” diye yazdı. E-postayı paylaşmak, onaylamanız için o satırları içeren bir taslak verir.
• Bir yığın makbuzu olan, muhasebeci gibi düşünen bir işletme sahibi. Bir müşteri için alınan malzemeler yakalanıp geri ödenebilir satırlara dönüştürülebilir; böylece faturalama sırasında unutulmaz.

Doğruluk sınırları, açıkça

Hiçbir sistem her görüntüyü doğru okumaz; aksini vaat eden size bir şey satıyordur. Planımızı şu sınırlara göre yapıyoruz.

• El yazısı en zor durumdur. Düzgün blok harfler bitişik yazıdan iyi çalışır; rakamlar en riskli kısımdır, çünkü tek bir yanlış hane faturayı değiştirir.
• Fotoğraf kalitesi önemlidir. Parlama, gölge, kıvrım ve kırpılmış kenarlar okunabilenleri azaltır. İyi ışık ve düz bir sayfa, her ayardan daha çok yardımcı olur.
• Bağlam kesin değildir. “İşçilik 3” yazan bir satır üç saat de olabilir, üç dolarlık bir ücret de. Via belirsiz satırları seçmek yerine işaretler.
• Dil ve düzen değişir. Alışılmadık düzenler ve karışık diller daha çok inceleme gerektirir.

Bu yüzden inceleme adımı isteğe bağlı bir süs değildir. Özelliğin kendisidir.

İşaretli ne demek

İşaretli bir alanda görünür bir işaret ve “miktar belirsiz” ya da “iki olası müşteri” gibi kısa bir neden bulunur. İşaretleri çözersiniz, sonra taslak onaylanabilir. PayToMe, çözülmemiş işaretleri olan bir taslağı bilinçli bir geçersiz kılma olmadan göndermenize izin vermez.

Para hesabı yapay zekanın dışında kalır

Bir fotoğrafı okumak dil ve görüntü işidir. Aritmetik öyle değil. PayToMe ikisini ayrı tutar: yapay zeka girdileri (açıklamalar, miktarlar, birim fiyatlar) önerir, deterministik bir fatura motoru ara toplamları, vergiyi ve toplamı kuruşuna kadar hesaplar. Yani yanlış okunmuş bir hane taslakta görüp düzeltebileceğiniz bir şeydir ve doğru okunmuş bir rakam, sonradan model tarafından bozulamaz. Aynı ayrım genel olarak yapay zeka ile faturalama için de geçerlidir.

İyi bir çekim için kontrol listesi

1. Sayfayı düz yatırın ve gün ışığı ya da parlak bir lamba kullanın.
2. Kareyi doldurun ama dört kenarı da görünür tutun.
3. Fotoğraf başına bir belge çekin.
4. Sayfada varsa müşteri adını veya adresini dahil edin.
5. Önce işaretli alanları, sonra toplamları gözden geçirin.

Gizlilik ve özgün belgeleriniz

Özgün görüntü hesabınıza özeldir. Taslağa bağlı kalır; böylece çıkarılanları kaynakla karşılaştırabilirsiniz. Özgün belgelerin nasıl saklandığı için güvenlik sayfasına bakın. Belgeleriniz üzerinde yapay zeka modellerini eğitmiyoruz.

PayToMe’nin geri kalanıyla birlikte çalışır

Hazırlanan bir fatura birkaç yolla gidebilir. Müşterinin birkaç dokunuşla ödeyebilmesi için bir ödeme bağlantısı ekleyerek e-postayla gönderin. Güvenli bir ödeme bağlantısı taşıyan SMS olarak göndermek ve ödenmezse takip eden akıllı hatırlatmalar geliştirme aşamasında. Faturalarda metin tanımanın genel olarak nasıl çalıştığını öğrenmek için fatura OCR rehberini okuyun.

Bugün ne yapmalı

Giriş yapın ve bir sonraki işinizde fotoğraftan faturayı deneyin. Hesapsız hızlı bir PDF için tarayıcınızda temiz bir PDF hazırlamak üzere ücretsiz fatura oluşturucuyu, fiyatlarınızın zamanınızı karşıladığını kontrol etmek için saatlik ücret hesaplayıcıyı kullanın. Fotoğraftan faturanın hazırladığı taslaklar aynı motoru kullanır.