ক্যাটারিং ইনভয়েস টেমপ্লেট

ক্যাটারিং ইনভয়েস টেমপ্লেটকে অতিথির সংখ্যা থেকে মোট অঙ্ক এমনভাবে বের করতে হয়, যা ক্লায়েন্ট অনুসরণ করতে পারেন। এই পাতার ফ্রি টেমপ্লেট ঠিক তা-ই করে: খাবারের দাম অতিথিপ্রতি, স্টাফ ঘণ্টা হিসেবে, ভাড়ার সরঞ্জাম প্লেস সেটিং হিসেবে এবং ডেলিভারির একটি লাইন, সঙ্গে সার্ভিস চার্জ ও অগ্রিমের জায়গা। “এই টেমপ্লেট ব্যবহার করুন”-এ ক্লিক করলে ফ্রি ইনভয়েস জেনারেটর এই লাইনগুলোসহ খুলে যাবে, আর আপনি নিজের মেনু ও বাজার অনুযায়ী সাজিয়ে নিতে পারবেন।

ক্যাটারিংয়ের বিল কেন আলাদা

ক্যাটারিং হলো খাবার, শ্রম, সরঞ্জাম ও ব্যবস্থাপনার মিশ্রণ, যা একটি অভিজ্ঞতা হিসেবে বিক্রি হয়। ক্লায়েন্ট দেখেন একটি নৈশভোজ। আপনি দেখেন খরচের লম্বা তালিকা।

• অতিথির সংখ্যাই মোট অঙ্ক ঠিক করে। খাবার থেকে প্লেট থেকে পরিবেশনকারী, প্রায় সবকিছুই অতিথির সঙ্গে বাড়ে।
• শ্রম একটি বড় খরচ। পরিবেশনকারী, বারটেন্ডার ও রান্নাঘরের স্টাফের বিল হয় ঘণ্টা হিসেবে, প্রায়ই ন্যূনতম শিফটসহ।
• ভাড়ার খরচ সরাসরি যোগ হয়। চিনামাটির বাসন, গ্লাস, টেবিলক্লথ ও চেফিং ডিশ তৃতীয় পক্ষ থেকে ভাড়া নিয়ে ক্লায়েন্টকে বিল করা হতে পারে।
• সার্ভিস চার্জ ও টিপস এক জিনিস নয়। ক্লায়েন্টরা প্রায়ই দুটি গুলিয়ে ফেলেন, আর স্পষ্ট নাম তর্ক এড়ায়।
• পেমেন্ট আগেভাগে হয়। অনুষ্ঠানের আগেই আপনি উপকরণ কেনেন, তাই অগ্রিম ও অনুষ্ঠানের আগে বাকি অঙ্ক নেওয়া স্বাভাবিক।

ক্যাটারিং ইনভয়েসে কী কী রাখবেন

ইনভয়েসে কী কী রাখতে হয় নিয়ে আমাদের গাইডের মৌলিক বিষয়গুলো দিয়ে শুরু করুন, তারপর ক্যাটারিংয়ের তথ্য যোগ করুন।

• আপনার ব্যবসার নাম, ঠিকানা, ফোন এবং আপনার এলাকায় ডকুমেন্টে প্রয়োজন হলে খাদ্য লাইসেন্স বা পারমিট নম্বর
• ক্লায়েন্টের নাম এবং অনুষ্ঠানের নাম, তারিখ, সময় ও স্থান
• ইনভয়েস নম্বর এবং স্বাক্ষরিত ক্যাটারিং চুক্তির রেফারেন্স
• অতিথিপ্রতি দামসহ মেনুর আইটেম এবং নিশ্চিত অতিথির সংখ্যা
• স্টেশন, বার সার্ভিস ও রাতের হালকা খাবারের মতো বাড়তি জিনিস আলাদা লাইনে
• স্টাফের ভূমিকা, সংখ্যা, ঘণ্টা ও ঘণ্টাপ্রতি রেট
• পরিমাণ ও একক দামসহ ভাড়ার সরঞ্জাম
• ডেলিভারি, সাজসজ্জা ও গোছানোর চার্জ
• সার্ভিস চার্জ ও টিপস আলাদা লাইনে, প্রতিটিতে কী ধরা হয়েছে তার নোটসহ
• পরিশোধিত অগ্রিম জমা হিসেবে, এবং বাকি অঙ্কের পরিশোধের শেষ তারিখ

ক্যাটারিং ইনভয়েসের একটি নমুনা

ডিনার, অ্যাপেটাইজার ও স্টাফসহ 80 জন অতিথির একটি অনুষ্ঠান:

ডিনার $3,360.00 এবং অ্যাপেটাইজার $1,120.00। ট্যাক্স বা সার্ভিস চার্জের আগে পুরো ইনভয়েস দাঁড়ায় $5,750.00। লাইন ধরে ধরে সাজালে ক্লায়েন্ট দেখতে পান প্রতিটি অতিথি মোট অঙ্কে কতটা যোগ করেন, ফলে পরে অতিথির সংখ্যা বদলালে তা ব্যাখ্যা করা সহজ হয়।

যে পেমেন্টের শর্ত কাজে দেয়

অনুষ্ঠানের আগেই আপনি টাকা খরচ করেন, তাই দামের একটি অংশ আগে নিন। প্রচলিত পদ্ধতি হলো তারিখ বুক হলে অগ্রিম এবং অনুষ্ঠানের আগে বাকি অঙ্ক, যেমন ইনভয়েসের তারিখ থেকে গোনা নেট 15 বা অনুষ্ঠানের নির্দিষ্ট কয়েক দিন আগে। যেসব কর্পোরেট ক্লায়েন্ট নিজেদের সূচিতে পেমেন্ট করেন, তাঁদের জন্য নেট 30 স্বাভাবিক, তবে অগ্রিমের বিষয়ে কোনো ছাড় দেবেন না। বিকল্পগুলোর বিস্তারিত আমাদের ইনভয়েসের পেমেন্টের শর্ত গাইডে আছে।

নিশ্চিত অতিথির সংখ্যা জানানোর শেষ সময় চুক্তি ও ইনভয়েসে লিখুন। যেমন, “চূড়ান্ত অতিথির সংখ্যা অনুষ্ঠানের 7 দিন আগে জানাতে হবে; নিশ্চিত ও প্রকৃত সংখ্যার মধ্যে যেটি বেশি, বিল সেটির ভিত্তিতে হবে।” এই একটি বাক্যই বেশির ভাগ বিরোধ ঠেকায়।

দাম নির্ধারণ ও খুঁটিনাটি লেখার টিপস

খাবার, শ্রম ও ভাড়া আলাদা করুন। যে ক্লায়েন্ট শুধু “ক্যাটারিং” লেখা একটি বড় অঙ্ক দেখেন, তিনি কোটেশন তুলনা করতে পারেন না। আলাদা লাইনে তিনি দেখেন $42 দরে 80 জন অতিথি মানে $3,360.00, $30 দরে পাঁচ ঘণ্টার জন্য চারজন পরিবেশনকারী মানে $600.00, ইত্যাদি।

ন্যূনতম সময়সহ স্টাফের দাম ঘণ্টায় ধরুন। অনেক ক্যাটারার ন্যূনতম শিফটের দৈর্ঘ্য ঠিক করে দেন, কারণ স্টাফদের যাতায়াত ও প্রস্তুতি নিতে হয়। ন্যূনতম সময়টি শর্তাবলিতে লিখুন এবং ইনভয়েসে বিল করা ঘণ্টা দেখান।

সার্ভিস চার্জ ও টিপস আলাদা রাখুন। শতাংশ হিসেবে সার্ভিস চার্জ যোগ করলে তাতে কী ধরা হয়েছে লিখুন। স্টাফদের জন্য টিপস নিলে তা আলাদা দেখান এবং কীভাবে ভাগ হয় ব্যাখ্যা করুন। প্রতিটিতে ট্যাক্স বা রিপোর্টিং কেমন হবে তা আপনার এলাকার ওপর নির্ভর করে, তাই স্থানীয় নিয়ম দেখুন এবং আপনার হিসাবরক্ষককে জিজ্ঞেস করুন।

বিক্রয় ট্যাক্স সাবধানে হিসাব করুন। খাবার, শ্রম ও ভাড়ায় এক অঙ্গরাজ্য থেকে আরেক অঙ্গরাজ্যে ভিন্নভাবে ট্যাক্স লাগতে পারে। রেট জানার পর তা কীভাবে প্রয়োগ করবেন তা আমাদের ইনভয়েসে বিক্রয় ট্যাক্স যোগ করার উপায় গাইডে ব্যাখ্যা করা আছে। এটি সাধারণ তথ্য, ট্যাক্স পরামর্শ নয়।

অনুষ্ঠানের দিনের বাড়তি জিনিস নথিভুক্ত করুন। ক্লায়েন্ট যদি রাতে এক ঘণ্টা বাড়তি বার সার্ভিস বা আরও বিশজন অতিথি যোগ করেন, পরিবর্তনটি লিখে রাখুন এবং আলাদা লাইনে ইনভয়েস করুন। মুখের অনুমোদন সহজেই ভুলে যাওয়া হয়।

যে ভুলগুলো এড়াবেন

1. নিশ্চিত সংখ্যা ছাড়া জনপ্রতি দর দেওয়া। মোট অঙ্ক বদলায়, সঙ্গে আপনার খরচও।
2. ভাড়ার খরচ খাবারের দামের মধ্যে ঢুকিয়ে দেওয়া। ভাড়ার খরচ বদলালে পরিষ্কারভাবে সমন্বয় করতে পারবেন না।
3. সার্ভিস চার্জ ও টিপস মিশিয়ে ফেলা। এতে ক্লায়েন্ট বিভ্রান্ত হন এবং আপনার হিসাবও জটিল হয়।
4. অগ্রিম না নেওয়া। ক্লায়েন্ট বাতিল করলে উপকরণের খরচ আপনাকেই বইতে হয়।
5. ডেলিভারি ও গোছানোর সময় ভুলে যাওয়া। এগুলো আসল শ্রমঘণ্টা, যা বিলে থাকা উচিত।
6. শেষ মুহূর্তের পরিবর্তন নিয়ে অস্পষ্ট নীতি। অনুষ্ঠানের কাছাকাছি সময়ে সংখ্যা বাড়লে বা কমলে কী হবে তা বলে দিন।

এই টেমপ্লেট কীভাবে ব্যবহার করবেন