कैटरिंग बिल फॉर्मेट: सरल गाइड

यहाँ जानें: कैटरिंग बिल फॉर्मेट। कैटरिंग इनवॉइस टेम्पलेट को मेहमानों की गिनती को कुल रकम में इस तरह बदलना होता है कि क्लाइंट उसे समझ सके। इस पेज का मुफ़्त टेम्पलेट यही करता है: खाना प्रति मेहमान के हिसाब से, स्टाफ़ घंटे के हिसाब से, किराए का सामान प्रति प्लेस सेटिंग, और एक डिलीवरी लाइन, साथ में सर्विस चार्ज और एडवांस के लिए जगह। “इस टेम्पलेट का इस्तेमाल करें” पर क्लिक करें, और मुफ़्त इनवॉइस जनरेटर इन लाइनों के साथ खुल जाएगा, ताकि आप इन्हें अपने मेन्यू और बाज़ार के हिसाब से ढाल सकें।

कैटरिंग की बिलिंग अलग क्यों होती है

कैटरिंग खाना, लेबर, उपकरण और लॉजिस्टिक्स का मेल है, जिसे एक अनुभव के रूप में बेचा जाता है। क्लाइंट को एक डिनर दिखता है। आपको लागतों की एक लंबी सूची दिखती है।

• मेहमानों की गिनती कुल रकम तय करती है। खाने से लेकर प्लेटों और सर्वरों तक, लगभग सब कुछ मेहमानों के साथ बढ़ता है।
• लेबर एक बड़ी लागत है। सर्वर, बारटेंडर और किचन स्टाफ़ का बिल घंटे के हिसाब से बनता है, अक्सर न्यूनतम शिफ़्ट के साथ।
• किराए का सामान आगे बढ़ा दिया जाता है। क्रॉकरी, गिलास, लिनन और चेफ़िंग डिश किसी तीसरी पार्टी से किराए पर लेकर क्लाइंट को बिल की जा सकती हैं।
• सर्विस चार्ज और टिप एक चीज़ नहीं हैं। क्लाइंट अक्सर दोनों में उलझ जाते हैं, और साफ़ नाम बहस से बचाता है।
• भुगतान जल्दी होता है। आप इवेंट से पहले सामग्री खरीदते हैं, इसलिए एडवांस और इवेंट से पहले बाकी रकम लेना आम है।

कैटरिंग इनवॉइस में क्या शामिल करें

इनवॉइस में क्या शामिल करें वाली हमारी गाइड की बुनियादी बातों से शुरू करें, फिर कैटरिंग की जानकारी जोड़ें।

• आपके बिज़नेस का नाम, पता, फ़ोन और कोई भी फ़ूड लाइसेंस या परमिट नंबर जो आपके इलाके में दस्तावेज़ों पर ज़रूरी है
• क्लाइंट का नाम और इवेंट का नाम, तारीख, समय और जगह
• इनवॉइस नंबर और साइन किए गए कैटरिंग समझौते का हवाला
• प्रति मेहमान कीमत और गारंटीड मेहमान संख्या के साथ मेन्यू आइटम
• स्टेशन, बार सर्विस और देर रात के स्नैक्स जैसे ऐड-ऑन अलग लाइनों में
• स्टाफ़ की भूमिकाएँ, स्टाफ़ की संख्या, घंटे और घंटे का रेट
• मात्रा और यूनिट कीमत के साथ किराए का सामान
• डिलीवरी, सेटअप और समेटने के शुल्क
• सर्विस चार्ज और टिप अलग लाइनों में, हर एक में क्या शामिल है इसके नोट के साथ
• चुकाया गया एडवांस, क्रेडिट के रूप में, और बाकी रकम की देय तिथि

कैटरिंग इनवॉइस का एक नमूना

80 मेहमानों का एक इवेंट, जिसमें डिनर, स्टार्टर और स्टाफ़ शामिल है:

डिनर $3,360.00 का है और स्टार्टर $1,120.00 के। किसी भी टैक्स या सर्विस चार्ज से पहले पूरा इनवॉइस $5,750.00 बनता है। इसे लाइन-दर-लाइन लिखने से क्लाइंट देख पाता है कि हर मेहमान कुल में कितना जोड़ता है, जिससे बाद में मेहमानों की संख्या के बदलाव समझाना आसान हो जाता है।

काम करने वाली भुगतान शर्तें

क्योंकि आप इवेंट से पहले पैसा खर्च करते हैं, इसलिए कीमत का कुछ हिस्सा पहले ले लें। एक आम तरीका है तारीख बुक होने पर एडवांस और इवेंट से पहले बाकी रकम, जैसे इनवॉइस की तारीख से गिना गया net 15 या इवेंट से तय दिन पहले। जो कॉर्पोरेट क्लाइंट अपने शेड्यूल पर भुगतान करते हैं, उनके लिए net 30 आम है, लेकिन एडवांस पर कोई समझौता न करें। इनवॉइस भुगतान शर्तों पर हमारी गाइड इन विकल्पों को विस्तार से बताती है।

गारंटीड मेहमान संख्या की आखिरी तारीख कॉन्ट्रैक्ट और इनवॉइस दोनों पर लिखें। उदाहरण के लिए, “मेहमानों की अंतिम संख्या इवेंट से 7 दिन पहले देनी होगी; बिल गारंटीड और असली संख्या में से जो ज़्यादा हो, उस पर बनेगा।” यह एक वाक्य ज़्यादातर विवादों को रोक देता है।

कीमत और आइटम-वार लिखने के सुझाव

खाना, लेबर और किराए का सामान अलग रखें। जो क्लाइंट “कैटरिंग” की एक बड़ी रकम देखता है, वह कोटेशन की तुलना नहीं कर सकता। अलग लाइनों से वह देख पाता है कि $42 पर 80 मेहमान $3,360.00 हैं, कि $30 पर पाँच घंटे के लिए चार सर्वर $600.00 हैं, वगैरह।

स्टाफ़ की कीमत घंटे के हिसाब से, न्यूनतम सीमा के साथ रखें। कई कैटरर न्यूनतम शिफ़्ट तय करते हैं, क्योंकि स्टाफ़ को आना-जाना और सेटअप करना होता है। न्यूनतम सीमा अपनी शर्तों में लिखें और बिल किए गए घंटे इनवॉइस पर दिखाएँ।

सर्विस चार्ज और टिप को अलग रखें। अगर आप प्रतिशत के रूप में सर्विस चार्ज जोड़ते हैं, तो बताएँ कि इसमें क्या शामिल है। अगर आप स्टाफ़ के लिए टिप लेते हैं, तो उसे अलग दिखाएँ और बताएँ कि यह कैसे बाँटी जाती है। हर एक पर टैक्स या रिपोर्टिंग आपकी जगह पर निर्भर करती है, इसलिए स्थानीय नियम जाँचें और अपने अकाउंटेंट से पूछें।

सेल्स टैक्स सावधानी से संभालें। खाने, लेबर और किराए के सामान पर एक राज्य से दूसरे राज्य में अलग टैक्स लग सकता है। इनवॉइस में सेल्स टैक्स कैसे जोड़ें पर हमारी गाइड बताती है कि दर पता होने के बाद उसे कैसे लगाएँ। यह सामान्य जानकारी है, टैक्स सलाह नहीं।

उसी दिन के अतिरिक्त काम दर्ज करें। अगर क्लाइंट रात में एक घंटे की बार सर्विस या बीस और मेहमान जोड़ता है, तो बदलाव दर्ज करें और उसका इनवॉइस अलग लाइन में बनाएँ। ज़ुबानी मंज़ूरियाँ आसानी से भूल जाती हैं।

आम गलतियाँ जिनसे बचें

1. गारंटीड संख्या के बिना प्रति मेहमान कोटेशन देना। कुल रकम बदलती है, और आपकी लागत भी।
2. किराए के सामान को खाने की कीमत में मिला देना। अगर किराए की लागत बदले, तो आप उसे साफ़ तरीके से समायोजित नहीं कर पाते।
3. सर्विस चार्ज और टिप को मिला देना। इससे क्लाइंट उलझते हैं और आपके रिकॉर्ड जटिल हो जाते हैं।
4. एडवांस न लेना। अगर क्लाइंट रद्द करे, तो सामग्री की लागत आप उठाते हैं।
5. डिलीवरी और समेटने का समय भूल जाना। ये असली लेबर घंटे हैं जो बिल में होने चाहिए।
6. देर से होने वाले बदलावों की अस्पष्ट पॉलिसी। बताएँ कि इवेंट के पास संख्या बढ़ने या घटने पर क्या होगा।

इस टेम्पलेट का इस्तेमाल कैसे करें