Contoh faktur katering

contoh faktur katering dengan cara yang bisa diikuti klien. Template gratis di halaman ini melakukannya: makanan dihargai per tamu, staf per jam, sewa peralatan per set alat makan, dan satu baris pengantaran, dengan ruang untuk biaya layanan dan uang muka. Klik “Gunakan template ini” dan pembuat faktur gratis akan terbuka dengan baris-baris ini, sehingga Anda bisa menyesuaikannya dengan menu dan pasar Anda.

Mengapa penagihan katering berbeda

Katering adalah perpaduan makanan, tenaga kerja, peralatan, dan logistik yang dijual sebagai satu pengalaman. Klien melihat makan malam. Anda melihat daftar biaya yang panjang.

• Jumlah tamu menentukan total. Hampir semuanya bertambah seiring jumlah tamu, dari makanan, piring, hingga pramusaji.
• Tenaga kerja adalah biaya besar. Pramusaji, bartender, dan staf dapur ditagih per jam, sering dengan minimum jam kerja.
• Sewa peralatan diteruskan ke klien. Piring, gelas, taplak, dan chafing dish bisa disewa dari pihak ketiga lalu ditagihkan ke klien.
• Biaya layanan dan tip itu berbeda. Klien sering mencampuradukkan keduanya, dan label yang jelas mencegah perdebatan.
• Pembayaran terjadi lebih awal. Anda membeli bahan sebelum acara, jadi uang muka dan pelunasan sebelum acara sudah menjadi standar.

Apa yang perlu dicantumkan di faktur katering

Mulailah dengan dasar-dasar dari panduan kami tentang apa yang perlu dicantumkan di faktur, lalu tambahkan detail katering.

• Nama usaha, alamat, telepon, dan nomor izin pangan atau izin usaha yang wajib dicantumkan di dokumen menurut aturan wilayah Anda
• Nama klien serta nama, tanggal, waktu, dan lokasi acara
• Nomor faktur dan rujukan ke perjanjian katering yang sudah ditandatangani
• Menu dengan harga per tamu dan jumlah tamu yang dijamin
• Tambahan seperti stasiun makanan, layanan bar, dan camilan larut malam sebagai baris terpisah
• Peran staf, jumlah staf, jam kerja, dan tarif per jam
• Sewa peralatan dengan jumlah dan harga satuan
• Biaya pengantaran, penataan, dan pembongkaran
• Biaya layanan dan tip sebagai baris terpisah, dengan catatan tentang apa yang dicakup masing-masing
• Uang muka yang sudah dibayar, ditampilkan sebagai kredit, dan tanggal jatuh tempo pelunasan

Contoh faktur katering

Sebuah acara untuk 80 tamu dengan makan malam, makanan pembuka, dan staf:

Makan malamnya $3,360.00 dan makanan pembukanya $1,120.00. Seluruh faktur berjumlah $5,750.00 sebelum pajak atau biaya layanan. Menyusunnya baris demi baris menunjukkan kepada klien bagaimana setiap tamu menambah total, sehingga perubahan jumlah tamu di kemudian hari mudah dijelaskan.

Ketentuan pembayaran yang efektif

Karena Anda mengeluarkan uang sebelum acara, tagih sebagian harga di muka. Cara yang umum adalah uang muka saat tanggal dipesan dan pelunasan jatuh tempo sebelum acara, misalnya net 15 dihitung dari tanggal faktur atau sejumlah hari tertentu sebelum acara. Untuk klien korporat yang membayar sesuai jadwal mereka sendiri, net 30 sudah biasa, tetapi jadikan uang muka sebagai syarat mutlak. Panduan kami tentang ketentuan pembayaran faktur menjelaskan pilihan-pilihannya secara rinci.

Cantumkan batas waktu jumlah tamu yang dijamin di kontrak dan di faktur. Misalnya, “Jumlah tamu final paling lambat 7 hari sebelum acara; tagihan didasarkan pada angka yang lebih tinggi antara jumlah yang dijamin dan jumlah sebenarnya.” Satu kalimat itu mencegah sebagian besar sengketa.

Tips menetapkan harga dan merinci tagihan

Pisahkan makanan, tenaga kerja, dan sewa peralatan. Klien yang hanya melihat satu angka besar “katering” tidak bisa membandingkan penawaran harga. Baris terpisah membuat mereka melihat bahwa 80 tamu dengan harga $42 adalah $3,360.00, bahwa empat pramusaji selama lima jam dengan tarif $30 adalah $600.00, dan seterusnya.

Hargai staf per jam dengan minimum. Banyak katering menetapkan minimum jam kerja karena staf harus berangkat dan menyiapkan tempat. Cantumkan minimum itu di ketentuan Anda dan tampilkan jam yang ditagih di faktur.

Pisahkan biaya layanan dan tip. Jika Anda menambahkan biaya layanan berupa persentase, sebutkan apa yang dicakupnya. Jika Anda mengumpulkan tip untuk staf, tampilkan secara terpisah dan jelaskan cara pembagiannya. Cara masing-masing dikenai pajak atau dilaporkan bergantung pada lokasi Anda, jadi periksa aturan setempat dan tanyakan ke akuntan Anda.

Tangani pajak penjualan dengan hati-hati. Makanan, tenaga kerja, dan sewa peralatan bisa dikenai pajak secara berbeda dari satu wilayah ke wilayah lain. Panduan kami tentang cara menambahkan pajak penjualan ke faktur menjelaskan cara menerapkan tarif setelah Anda mengetahuinya. Ini informasi umum, bukan nasihat pajak.

Catat tambahan pada hari acara. Jika klien menambah satu jam layanan bar atau dua puluh tamu tambahan di malam acara, catat perubahannya dan tagih sebagai baris tersendiri. Persetujuan lisan mudah terlupakan.

Kesalahan umum yang perlu dihindari

1. Memberi harga per tamu tanpa jumlah yang dijamin. Totalnya berubah-ubah, begitu juga biaya Anda.
2. Memasukkan sewa peralatan ke harga makanan. Jika biaya sewa berubah, Anda tidak bisa menyesuaikannya dengan rapi.
3. Mencampur biaya layanan dan tip. Ini membingungkan klien dan merepotkan pembukuan Anda.
4. Tanpa uang muka. Anda menanggung biaya bahan makanan jika klien membatalkan.
5. Lupa waktu pengantaran dan pembongkaran. Ini jam kerja nyata yang seharusnya masuk tagihan.
6. Kebijakan perubahan mendadak yang tidak jelas. Sebutkan apa yang terjadi jika jumlah tamu naik atau turun menjelang acara.

Cara memakai template ini