Catering-Rechnungsvorlage

Eine Catering-Rechnungsvorlage muss eine Personenanzahl in eine Gesamtsumme verwandeln, die der Kunde nachvollziehen kann. Die kostenlose Vorlage auf dieser Seite tut genau das: Lebensmittel pro Gast bepreist, Personal nach Stunde, Mietgegenstände pro Gedeck und eine Lieferzeile, mit Platz für Servicegebühren und Anzahlungen. Klicken Sie auf “Vorlage verwenden”, und der kostenlose Rechnungsgenerator öffnet sich mit diesen Linien vorbefüllt, damit Sie sie an Ihre Menükarte und Ihren Markt anpassen können.

Warum Catering anders abrechnet

Catering ist eine Mischung aus Lebensmitteln, Arbeitszeit, Ausrüstung und Logistik, die als ein Erlebnis verkauft wird. Der Kunde sieht ein Abendessen. Sie sehen eine lange Liste von Kosten.

• Die Personenanzahl treibt die Gesamtsumme an. Fast alles skaliert mit den Gästen, von Lebensmitteln über Teller bis hin zu Servicekräften.
• Arbeitszeit ist ein großer Kostenfaktor. Kellner, Barkeeper und Küchenpersonal werden stundenweise abgerechnet, oft mit Mindestschichten.
• Mietgegenstände werden weiterberechnet. Geschirr, Gläser, Besteck und Chafing Dishes können von einem Dritten gemietet und dem Kunden in Rechnung gestellt werden.
• Servicegebühren und Trinkgeld sind nicht dasselbe. Kunden verwechseln die beiden oft, und eine klare Kennzeichnung vermeidet Streit.
• Zahlung erfolgt frühzeitig. Sie kaufen Zutaten vor der Veranstaltung, daher sind Anzahlungen und vorab gezahlte Restbeträge üblich.

Was auf eine Catering-Rechnung gehört

Beginnen Sie mit den Grundlagen aus unserem Leitfaden zu was auf eine Rechnung gehört, und fügen Sie die Catering-Details hinzu.

• Ihr Firmenname, Adresse, Telefon und jede Lebensmittel- oder Genehmigungsnummer, die Ihr Bereich auf Dokumenten verlangt
• Kundinname, Veranstaltungsname, Datum, Uhrzeit und Ort
• Rechnungsnummer und ein Verweis auf den unterzeichneten Catering-Vertrag
• Menüpunkte mit Preis pro Gast und der garantierten Personenanzahl
• Zusatzleistungen wie Stationen, Barservice und Spätimbiss als separate Zeilen
• Personalrollen, Anzahl der Mitarbeiter, Stunden und Stundensatz
• Mietgegenstände mit Menge und Einzelpreis
• Liefer-, Aufbau- und Abbaugebühren
• Servicegebühr und Trinkgeld als separate Zeilen, mit einem Hinweis auf den Umfang jeder
• Bereits gezahlte Anzahlungen, als Gutschrift angezeigt, und das Fälligkeitsdatum des Restbetrags

Eine Beispielrechnung für Catering

Eine Veranstaltung für 80 Gäste mit Abendessen, Vorspeisen und Personal:

Das Abendessen kostet 3.360,00 $ und die Vorspeisen 1.120,00 $. Die gesamte Rechnung beläuft sich auf 5.750,00 $ vor jeglicher Steuer oder Servicegebühr. Zeile für Zeile zu zeigen, macht dem Kunden deutlich, wie jeder Gast zum Gesamtbetrag beiträgt, was spätere Änderungen der Gästezahl leicht zu erklären macht.

Zahlungsbedingungen, die funktionieren

Da Sie vor der Veranstaltung Geld ausgeben, kassieren Sie einen Teil des Preises im Voraus. Ein gängiges Vorgehen ist eine Anzahlung bei Buchung des Termins und der Rest fällig vor der Veranstaltung, zum Beispiel Netto 15 ab Rechnungsdatum oder eine feste Anzahl von Tagen vor der Veranstaltung. Für Firmenkunden, die nach ihrem eigenen Rhythmus zahlen, ist Netto 30 üblich, aber machen Sie die Anzahlung unverhandelbar. Unser Leitfaden zu Zahlungsbedingungen für Rechnungen beschreibt die Optionen im Detail.

Legen Sie den Stichtag für die endgültige Personenanzahl im Vertrag und auf der Rechnung fest. Zum Beispiel: “Endgültige Gästezahl 7 Tage vor der Veranstaltung; abgerechnet wird die höhere der garantierten und der tatsächlichen Anzahl.” Dieser eine Satz verhindert die meisten Streitigkeiten.

Tipps zur Preisgestaltung und Aufschlüsselung

Trennen Sie Lebensmittel, Arbeitszeit und Mietgegenstände. Ein Kunde, der eine große “Catering”-Summe sieht, kann Angebote nicht vergleichen. Separate Zeilen lassen ihn sehen, dass 80 Gäste zu 42 $ 3.360,00 $ ergeben, dass vier Kellner für fünf Stunden zu 30 $ 600,00 $ ergeben, und so weiter.

Bepreisen Sie Personal stundenweise mit Mindestschicht. Viele Caterer setzen eine Mindestschichtlänge, weil Personal anreisen und aufbauen muss. Setzen Sie das Minimum in Ihre Bedingungen und zeigen Sie die abgerechneten Stunden auf der Rechnung.

Halten Sie Servicegebühr und Trinkgeld getrennt. Wenn Sie eine Servicegebühr als Prozentsatz hinzufügen, geben Sie an, was sie abdeckt. Wenn Sie ein Trinkgeld für das Personal sammeln, zeigen Sie es separat und erklären Sie, wie es verteilt wird. Wie jedes besteuert oder gemeldet wird, hängt von Ihrem Standort ab, also prüfen Sie lokale Regeln und fragen Sie Ihren Steuerberater.

Gehen Sie bei der Verkaufssteuer vorsichtig vor. Lebensmittel, Arbeitszeit und Mietgegenstände können von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich besteuert werden. Unser Leitfaden zu wie man Verkaufssteuer zu einer Rechnung hinzufügt erklärt, wie Sie einen Satz anwenden, sobald Sie ihn kennen. Dies sind allgemeine Informationen, keine Steuerberatung.

Dokumentieren Sie Extras am Tag. Wenn der Kunde eine Stunde Barservice oder zwanzig zusätzliche Gäste an dem Abend hinzufügt, halten Sie die Änderung fest und stellen Sie sie als eigene Zeile in Rechnung. Mündliche Absprachen sind leicht vergessen.

Häufige Fehler vermeiden

1. Pro Kopf offerieren, ohne garantierte Personenanzahl. Die Gesamtsumme schwankt, und damit auch Ihre Kosten.
2. Mietgegenstände in den Lebensmittelpreis einrechnen. Wenn sich Mietkosten ändern, können Sie nicht sauber anpassen.
3. Servicegebühr und Trinkgeld vermischen. Es verwirrt Kunden und erschwert Ihre Aufzeichnungen.
4. Keine Anzahlung. Sie tragen die Kosten für Zutaten, wenn der Kunde storniert.
5. Liefer- und Aufbauzeit vergessen. Das sind echte Arbeitsstunden, die auf die Rechnung gehören.
6. Unklare Regel für kurzfristige Änderungen. Sagen Sie, was passiert, wenn die Anzahl sich kurz vor der Veranstaltung erhöht oder verringert.

So verwenden Sie diese Vorlage