Plantilla de factura de catering

Aquí tienes una plantilla factura catering gratuita. Una plantilla de factura de catering debe convertir un recuento de comensales en un total que el cliente pueda seguir. La plantilla gratuita de esta página hace exactamente eso: comida con precio por comensal, personal por hora, alquileres por cubierto y una línea de entrega, con espacio para cargos por servicio y depósitos. Haz clic en «Usar esta plantilla» y el generador de facturas gratuito se abre con estas líneas precargadas para que puedas adaptarlas a tu menú y tu mercado.

Por qué el catering se factura de forma distinta

El catering es una mezcla de comida, personal, equipo y logística vendida como una experiencia. El cliente ve una cena. Tú ves una larga lista de costos.

• El número de comensales impulsa el total. Casi todo escala con los comensales, desde la comida hasta los platos y los camareros.
• El personal es un costo importante. Camareros, cantineros y personal de cocina se facturan por hora, a menudo con turnos mínimos.
• Los alquileres se repasan. La vajilla, la cristalería, los manteles y los chafing dish pueden alquilarse a un tercero y facturarse al cliente.
• Los cargos por servicio y la propina no son lo mismo. Los clientes suelen confundirlos, y una etiqueta clara evita discusiones.
• El pago ocurre temprano. Compras ingredientes antes del evento, por lo que los depósitos y los saldos previos al evento son estándar.

Qué incluir en una factura de catering

Empieza con los conceptos básicos de nuestra guía sobre qué incluir en una factura, y añade los detalles de catering.

• Tu nombre comercial, dirección, teléfono y cualquier número de licencia de alimentos o permiso que tu zona requiera en documentos
• Nombre del cliente y el nombre, fecha, hora y lugar del evento
• Número de factura y una referencia al contrato de catering firmado
• Elementos del menú con precio por comensal y el recuento de comensales garantizado
• Añadidos como estaciones, servicio de bar y aperitivos nocturnos como líneas separadas
• Roles del personal, número de empleados, horas y tarifa por hora
• Alquileres con cantidad y precio unitario
• Cargos de entrega, montaje y desmontaje
• Cargo por servicio y propina como líneas separadas, con una nota sobre qué cubre cada uno
• Depósitos pagados, mostrados como un crédito, y la fecha de vencimiento del saldo

Una factura de muestra de catering

Un evento para 80 comensales con cena, aperitivos y personal:

La cena cuesta 3.360,00 $ y los aperitivos 1.120,00 $. Toda la factura asciende a 5.750,00 $ antes de cualquier impuesto o cargo por servicio. Presentarlo línea por línea le muestra al cliente cómo cada comensal se suma al total, lo que facilita explicar los cambios posteriores en el recuento de comensales.

Términos de pago que funcionan

Como gastas dinero antes del evento, cobra una parte del precio por adelantado. Un enfoque común es un depósito al reservar la fecha y el saldo vencido antes del evento, por ejemplo net 15 contado desde la fecha de la factura o un número fijo de días antes del evento. Para clientes corporativos que pagan según su propio calendario, net 30 es habitual, pero haz que el depósito sea innegociable. Nuestra guía sobre términos de pago de facturas describe las opciones en detalle.

Establece la fecha límite del recuento garantizado de comensales en el contrato y en la factura. Por ejemplo, «Recuento final de comensales debido 7 días antes del evento; se factura sobre el mayor del recuento garantizado y el real». Esa única frase evita la mayoría de las disputas.

Consejos de precios y desglose

Separa comida, personal y alquileres. Un cliente que ve un gran número de «catering» no puede comparar presupuestos. Líneas separadas le permiten ver que 80 comensales a 42 $ son 3.360,00 $, que cuatro camareros durante cinco horas a 30 $ son 600,00 $, y así sucesivamente.

Precia el personal por hora con un turno mínimo. Muchos caterers establecen una duración mínima de turno porque el personal debe desplazarse y montar. Pon el mínimo en tus términos y muestra las horas facturadas en la factura.

Mantén el cargo por servicio y la propina separados. Si añades un cargo por servicio como porcentaje, indica qué cubre. Si recolectas propina para el personal, muéstrala por separado y explica cómo se distribuye. Cómo se grava o declara cada uno depende de tu ubicación, así que revisa las normas locales y consulta a tu contador.

Ten cuidado con el impuesto sobre ventas. La comida, el personal y los alquileres pueden gravarse de forma diferente de un estado a otro. Nuestra guía sobre cómo añadir el impuesto sobre ventas a una factura explica cómo aplicar una tasa una vez que la conoces. Esto es información general, no asesoramiento fiscal.

Documenta los extras el mismo día. Si el cliente añade una hora de servicio de bar o veinte comensales extra esa noche, registra el cambio y factúralo como su propia línea. Las aprobaciones verbales se olvidan fácilmente.

Errores comunes que debes evitar

1. Cotizar por cabeza sin un recuento garantizado. El total se mueve, y también tus costos.
2. Plegar los alquileres en el precio de la comida. Si un costo de alquiler cambia, no puedes ajustar limpiamente.
3. Mezclar cargo por servicio y propina. Confunde a los clientes y complica tus registros.
4. Sin depósito. Asumes el costo de los ingredientes si el cliente cancela.
5. Olvidar el tiempo de entrega y desmontaje. Son horas de trabajo reales que pertenecen a la factura.
6. Política de cambios de última hora vaga. Di qué ocurre si el recuento sube o baja cerca del evento.

Cómo usar esta plantilla