Modelo de orçamento para buffet e catering

Um modelo de orçamento para buffet precisa transformar o número de convidados num total de um jeito que o cliente consiga acompanhar. O modelo grátis desta página faz isso: comida com preço por convidado, equipe por hora, aluguéis por lugar à mesa e uma linha de entrega, com espaço para taxa de serviço e sinal. Clique em “Usar este modelo” e o gerador de faturas grátis abre já preenchido com estas linhas, para você adaptá-las ao seu cardápio e ao seu mercado.

Por que o buffet fatura de outro jeito

O buffet é uma mistura de comida, mão de obra, equipamentos e logística vendida como uma única experiência. O cliente vê um jantar. Você vê uma longa lista de custos.

• O número de convidados define o total. Quase tudo aumenta com os convidados, da comida aos pratos e aos garçons.
• A mão de obra é um custo importante. Garçons, bartenders e equipe de cozinha são cobrados por hora, muitas vezes com turno mínimo.
• Os aluguéis são repassados. Louças, copos, toalhas e réchauds podem ser alugados de terceiros e cobrados do cliente.
• Taxa de serviço e gorjeta não são a mesma coisa. O cliente costuma confundir as duas, e uma identificação clara evita discussões.
• O pagamento acontece cedo. Você compra os ingredientes antes do evento, então sinal e saldo antes do evento são o padrão.

O que incluir numa fatura de buffet

Comece pelo básico do nosso guia sobre o que incluir numa fatura e depois acrescente os dados do buffet.

• Nome da empresa, endereço, telefone e qualquer número de alvará ou licença sanitária que a sua região exija nos documentos
• Nome do cliente e nome, data, horário e local do evento
• Número da fatura e referência ao contrato de buffet assinado
• Itens do cardápio com preço por convidado e o número garantido de convidados
• Extras como estações, serviço de bar e lanches de madrugada em linhas separadas
• Funções da equipe, número de pessoas, horas e valor da hora
• Aluguéis com quantidade e preço unitário
• Taxas de entrega, montagem e desmontagem
• Taxa de serviço e gorjeta em linhas separadas, com uma nota sobre o que cada uma cobre
• Sinais pagos, mostrados como crédito, e a data de vencimento do saldo

Um exemplo de fatura de buffet

Um evento para 80 convidados com jantar, entradas e equipe:

O jantar sai por $3,360.00 e as entradas por $1,120.00. A fatura inteira chega a $5,750.00 antes de impostos ou taxa de serviço. Organizar linha por linha mostra ao cliente quanto cada convidado acrescenta ao total, o que torna fácil explicar mudanças posteriores no número de convidados.

Condições de pagamento que funcionam

Como você gasta dinheiro antes do evento, receba parte do valor adiantado. Uma abordagem comum é um sinal na reserva da data e o saldo antes do evento, por exemplo em 15 dias contados da data da fatura ou um número fixo de dias antes do evento. Para clientes corporativos que pagam no próprio calendário, 30 dias é o usual, mas o sinal deve ser inegociável. Nosso guia sobre condições de pagamento da fatura descreve as opções em detalhe.

Informe no contrato e na fatura o prazo para o número garantido de convidados. Por exemplo: “Número final de convidados até 7 dias antes do evento; a cobrança considera o maior valor entre o número garantido e o real.” Essa única frase evita a maioria das disputas.

Dicas de preço e detalhamento

Separe comida, mão de obra e aluguéis. O cliente que vê um único número de “buffet” não consegue comparar orçamentos. Linhas separadas mostram que 80 convidados a $42 dão $3,360.00, que quatro garçons por cinco horas a $30 dão $600.00 e assim por diante.

Cobre a equipe por hora, com um mínimo. Muitos buffets definem um turno mínimo, porque a equipe precisa se deslocar e montar tudo. Coloque o mínimo nos seus termos e mostre as horas cobradas na fatura.

Mantenha taxa de serviço e gorjeta separadas. Se você acrescenta uma taxa de serviço em porcentagem, diga o que ela cobre. Se recolhe gorjeta para a equipe, mostre-a à parte e explique como é distribuída. A forma como cada uma é tributada ou declarada depende do lugar, então confira as regras locais e pergunte ao seu contador.

Trate o imposto sobre vendas com cuidado. Comida, mão de obra e aluguéis podem ser tributados de formas diferentes de um lugar para outro. Nosso guia sobre como adicionar imposto sobre vendas a uma fatura explica como aplicar uma alíquota depois que você a conhece. Isto é informação geral, não consultoria tributária.

Documente os extras no dia. Se o cliente acrescenta uma hora de bar ou vinte convidados a mais durante a festa, registre a mudança e fature-a numa linha própria. Aprovações verbais são fáceis de esquecer.

Erros comuns a evitar

1. Orçar por pessoa sem número garantido. O total muda, e os seus custos também.
2. Embutir os aluguéis no preço da comida. Se o custo de um aluguel muda, você não consegue ajustar com clareza.
3. Misturar taxa de serviço e gorjeta. Isso confunde o cliente e complica os seus registros.
4. Nenhum sinal. Você arca com o custo dos ingredientes se o cliente cancelar.
5. Esquecer o tempo de entrega e desmontagem. São horas reais de trabalho que pertencem à conta.
6. Política vaga para mudanças de última hora. Diga o que acontece se o número subir ou cair perto do evento.

Como usar este modelo