ケータリングの請求書テンプレート

ケータリング 請求書 テンプレートをお探しですか。ケータリングの請求書テンプレートは、人数を取引先が追える形で合計額に変える必要があります。このページの無料テンプレートはそれを実現します。料理はゲスト1人あたり、スタッフは時間単位、レンタル品は1席単位で料金を付け、配送の行も入っており、サービス料や前受金を記載する欄もあります。「このテンプレートを使う」をクリックすると、無料の請求書作成ツールがこれらの行の入った状態で開くので、自分のメニューや地域の相場に合わせて調整できます。

ケータリングの請求が他業種と違う理由

ケータリングは、料理、人手、機材、物流を組み合わせ、1つの体験として販売するものです。取引先に見えるのはディナーですが、こちらに見えるのは長い費用のリストです。

• 人数が合計額を左右します。 料理から皿、サービススタッフまで、ほぼすべてがゲストの人数に比例します。
• 人件費が大きな費用です。 サービススタッフ、バーテンダー、キッチンスタッフは時間単位で請求し、最低勤務時間を設けることもよくあります。
• レンタル品は立て替えて請求します。 食器、グラス、リネン、チェーフィングディッシュは外部から借りて、取引先に請求することがあります。
• サービス料とチップは同じではありません。 取引先はこの2つを混同しがちで、はっきりした名前を付けておけば言い争いを避けられます。
• お支払いは早い段階で発生します。 イベント前に食材を買うので、前受金とイベント前の残額精算が標準です。

ケータリングの請求書に記載する項目

まずは請求書に記載すべき項目のガイドにある基本から始め、ケータリング特有の項目を加えましょう。

• 事業者名、住所、電話番号、地域で書類への記載が求められる食品営業許可などの番号
• 取引先名と、イベント名、日付、時間、場所
• 請求書番号と、署名済みのケータリング契約書の参照
• メニューの品目と1人あたりの料金、保証人数
• 各種ステーション、バーサービス、夜食などの追加オプション(別々の行で)
• スタッフの役割、人数、時間、時間単価
• レンタル品の数量と単価
• 配送、セッティング、撤収の料金
• サービス料とチップ(別々の行で、それぞれが何に対するものかのメモ付き)
• 支払済みの前受金(差し引く金額として表示)と、残額の支払期限

ケータリングの請求書サンプル

ディナー、前菜、スタッフを含む、ゲスト80人のイベントの例です。

ディナーが$3,360.00、前菜が$1,120.00です。請求書全体では、税やサービス料を加える前で$5,750.00になります。1行ずつ並べると、ゲスト1人ごとに合計額がどう増えるかが取引先に伝わり、あとで人数が変わったときにも説明しやすくなります。

うまくいく支払条件

イベント前にお金を使うので、料金の一部は前もって回収しましょう。よくあるのは、日程が決まった時点で前受金をいただき、残額はイベント前を期限とする方法です。たとえば請求書の日付から数えて15日以内払い、あるいはイベントの何日前と決めた期限にします。自社のスケジュールで支払う法人の取引先には30日以内払いが一般的ですが、前受金だけは譲らないようにしましょう。選択肢の詳細は請求書の支払条件のガイドで解説しています。

保証人数の締め切りを、契約書と請求書の両方に明記しましょう。たとえば「最終的なゲスト人数はイベントの7日前までにご連絡ください。請求は保証人数と実際の人数のどちらか多い方にもとづきます。」と書きます。この一文で、ほとんどのトラブルを防げます。

価格設定と明細の書き方のコツ

料理、人件費、レンタル品を分ける。 「ケータリング」という大きな数字が1つあるだけでは、取引先は見積もりを比較できません。行を分ければ、ゲスト80人×$42で$3,360.00、サービススタッフ4人が5時間×$30で$600.00、というように確認できます。

スタッフは最低時間を設けて時間単位で料金を付ける。 スタッフは移動や準備が必要なため、最低勤務時間を設けるケータリング業者は多くあります。最低時間を取引条件に書き、請求した時間を請求書に示しましょう。

サービス料とチップは分けておく。 サービス料を割合で加えるなら、何に対するものかを明記します。スタッフのためにチップを預かるなら、別に表示し、どう分配するかを説明しましょう。それぞれの課税や申告の扱いは地域によって異なるため、地域のルールを確認し、税理士に相談してください。

売上税は慎重に扱う。 料理、人件費、レンタル品は、州によって課税の扱いが異なることがあります。税率がわかったあとの適用方法は請求書に売上税を加える方法のガイドで説明しています。これは一般的な情報であり、税務上の助言ではありません。

当日の追加は記録する。 当日の夜に取引先がバーサービスを1時間延長したり、ゲストを20人追加したりした場合は、変更を記録し、独立した行として請求しましょう。口頭の承認は忘れられやすいものです。

よくある間違い

1. 保証人数なしで1人あたりの見積もりを出す。 合計額が変わり、費用も変わります。
2. レンタル品を料理の価格に含める。 レンタル費用が変わったとき、きれいに調整できません。
3. サービス料とチップを混ぜる。 取引先が混乱し、記録も複雑になります。
4. 前受金をもらわない。 取引先がキャンセルしたとき、食材の費用を負担するのは自分です。
5. 配送と撤収の時間を忘れる。 これらも請求書に載せるべき実際の作業時間です。
6. 直前の変更に関する方針があいまい。 イベント間近に人数が増減した場合どうなるかを明記しましょう。

このテンプレートの使い方