Catering faturası örneği ve şablonu

Aşağıdaki catering faturası örneği, gerçekçi satırlar ve tutarlarla hazır gelir. Bir catering faturası şablonu, kişi sayısını müşterinin takip edebileceği şekilde bir toplama dönüştürmelidir. Bu sayfadaki ücretsiz şablon tam olarak bunu yapar: misafir başına fiyatlanan yemek, saat başı personel, kişi başı kiralama ve bir teslimat satırı; servis ücretleri ve kaporalar için de yer bırakır. “Bu şablonu kullan” düğmesine tıklayın; ücretsiz fatura oluşturucu bu satırlarla dolu olarak açılır ve menünüze ve pazarınıza göre uyarlayabilirsiniz.

Catering’de faturalama neden farklıdır

Catering; yemek, işçilik, ekipman ve lojistiğin tek bir deneyim olarak satıldığı bir karışımdır. Müşteri bir akşam yemeği görür. Siz ise uzun bir maliyet listesi görürsünüz.

• Toplamı kişi sayısı belirler. Yemekten tabaklara ve garsonlara kadar neredeyse her şey misafir sayısıyla ölçeklenir.
• İşçilik büyük bir maliyettir. Garsonlar, barmenler ve mutfak personeli saat başı, çoğu zaman asgari vardiya süresiyle faturalanır.
• Kiralamalar müşteriye yansıtılır. Porselen, cam eşya, masa örtüleri ve benmariler üçüncü bir taraftan kiralanıp müşteriye faturalanabilir.
• Servis ücreti ve bahşiş aynı şey değildir. Müşteriler ikisini sık sık karıştırır; net bir etiket tartışmaları önler.
• Ödeme erken yapılır. Malzemeleri etkinlikten önce alırsınız, bu yüzden kaporalar ve etkinlik öncesi bakiyeler standarttır.

Bir catering faturasında neler bulunmalı

Bir faturada neler bulunmalı rehberimizdeki temel bilgilerle başlayın, ardından catering ayrıntılarını ekleyin.

• İşletme adınız, adresiniz, telefonunuz ve bölgenizin belgelerde istediği gıda ruhsatı veya izin numarası
• Müşteri adı ve etkinliğin adı, tarihi, saati ve yeri
• Fatura numarası ve imzalı catering sözleşmesine atıf
• Misafir başı fiyatıyla menü kalemleri ve garanti edilen kişi sayısı
• İstasyonlar, bar hizmeti ve gece atıştırmalıkları gibi ekler ayrı satırlarda
• Personel görevleri, personel sayısı, saatler ve saat ücreti
• Miktar ve birim fiyatıyla kiralamalar
• Teslimat, kurulum ve toplama ücretleri
• Servis ücreti ve bahşiş ayrı satırlarda, her birinin neyi kapsadığına dair bir notla
• Alacak olarak gösterilen ödenmiş kaporalar ve bakiyenin son ödeme tarihi

Örnek bir catering faturası

Akşam yemeği, mezeler ve personel içeren 80 misafirlik bir etkinlik:

Akşam yemeği $3,360.00, mezeler ise $1,120.00 tutar. Faturanın tamamı, vergi veya servis ücreti öncesinde $5,750.00 eder. Satır satır düzenlemek, müşteriye her misafirin toplama nasıl eklendiğini gösterir; bu da sonradan misafir sayısındaki değişiklikleri açıklamayı kolaylaştırır.

İşe yarayan ödeme koşulları

Etkinlikten önce para harcadığınız için fiyatın bir kısmını peşin tahsil edin. Yaygın bir yaklaşım, tarih rezerve edildiğinde kapora ve bakiyenin etkinlikten önce ödenmesidir; örneğin fatura tarihinden itibaren net 15 ya da etkinlikten belirli sayıda gün önce. Kendi takvimlerine göre ödeyen kurumsal müşteriler için net 30 olağandır, ancak kaporayı pazarlığa açmayın. Fatura ödeme koşulları rehberimiz seçenekleri ayrıntılı olarak anlatır.

Garanti edilen kişi sayısı için son tarihi sözleşmede ve faturada belirtin. Örneğin: “Kesin misafir sayısı etkinlikten 7 gün önce bildirilmelidir; faturalama, garanti edilen ve gerçek sayıdan yüksek olanına göre yapılır.” Bu tek cümle anlaşmazlıkların çoğunu önler.

Fiyatlandırma ve kalemlendirme ipuçları

Yemeği, işçiliği ve kiralamaları ayırın. Tek bir büyük “catering” rakamı gören müşteri teklifleri karşılaştıramaz. Ayrı satırlar, $42 üzerinden 80 misafirin $3,360.00 ettiğini, $30 üzerinden beş saat çalışan dört garsonun $600.00 ettiğini ve diğerlerini görmesini sağlar.

Personeli asgari süreyle saat başı fiyatlayın. Personel yola çıkıp kurulum yapmak zorunda olduğu için birçok catering firması asgari bir vardiya süresi belirler. Asgari süreyi koşullarınıza yazın ve faturalanan saatleri faturada gösterin.

Servis ücretini ve bahşişi ayrı tutun. Yüzde olarak bir servis ücreti ekliyorsanız neyi kapsadığını belirtin. Personel için bahşiş topluyorsanız bunu ayrıca gösterin ve nasıl dağıtıldığını açıklayın. Her birinin nasıl vergilendirildiği veya bildirildiği bulunduğunuz yere bağlıdır; yerel kuralları kontrol edin ve muhasebecinize danışın.

Satış vergisine dikkat edin. Yemek, işçilik ve kiralamalar eyaletten eyalete farklı vergilendirilebilir. Faturaya satış vergisi nasıl eklenir rehberimiz, oranı öğrendikten sonra nasıl uygulayacağınızı açıklar. Bu genel bilgidir, vergi danışmanlığı değildir.

Ekleri etkinlik günü kayda geçirin. Müşteri o gece bir saat daha bar hizmeti ya da yirmi misafir daha eklerse, değişikliği kaydedin ve ayrı bir satır olarak faturalayın. Sözlü onaylar kolayca unutulur.

Kaçınılması gereken yaygın hatalar

1. Garanti edilmiş bir sayı olmadan kişi başı fiyat vermek. Toplam değişir, maliyetleriniz de.
2. Kiralamaları yemek fiyatına katmak. Bir kiralama maliyeti değişirse temiz bir şekilde düzeltemezsiniz.
3. Servis ücretini ve bahşişi karıştırmak. Müşterilerin kafasını karıştırır ve kayıtlarınızı zorlaştırır.
4. Kapora almamak. Müşteri iptal ederse malzeme maliyeti size kalır.
5. Teslimat ve toplama süresini unutmak. Bunlar faturada yer alması gereken gerçek işçilik saatleridir.
6. Belirsiz son dakika değişiklik politikası. Etkinliğe yakın sayı artar veya azalırsa ne olacağını söyleyin.

Bu şablon nasıl kullanılır