निर्माण कार्य का बिल फॉर्मेट: सरल गाइड

यहाँ जानें: निर्माण कार्य का बिल फॉर्मेट। कंस्ट्रक्शन इनवॉइस टेम्पलेट को सिर्फ़ मज़दूरी और सामान गिनाने से ज़्यादा करना पड़ता है। किसी निर्माण या रीमॉडलिंग में आप एक लंबे अनुबंध का बिल टुकड़ों में बनाते हैं, और अक्सर मालिक, ऋणदाता या जनरल कॉन्ट्रैक्टर को हर माँग भुगतान से पहले मंज़ूर करनी होती है। यह पेज इसी के लिए बना मुफ़्त कंस्ट्रक्शन इनवॉइस टेम्पलेट देता है: पूरे हुए काम के प्रतिशत से प्रोग्रेस बिलिंग, साफ़ दिखता रिटेनेज और मूल अनुबंध से अलग रखे गए चेंज ऑर्डर। इस पेज का “इस टेम्पलेट का उपयोग करें” बटन नमूना लाइनों के साथ मुफ़्त जनरेटर खोलता है, जहाँ आप अपना काम और अपने आँकड़े डाल सकते हैं।

कंस्ट्रक्शन का बिल अलग क्यों बनता है

प्लंबर मरम्मत पूरी करके एक इनवॉइस भेज देता है। एक निर्माण प्रोजेक्ट महीनों चल सकता है, उसकी लागत लाखों में जा सकती है और उसमें ऐसा बैंक हो सकता है जो पैसा चरणों में जारी करता है। इस उद्योग की तीन आदतें इनवॉइस का रूप तय करती हैं।

• प्रोग्रेस बिलिंग। अंत में एक बिल बनाने के बजाय आप मील के पत्थरों पर या हर महीने के अंत में पूरे हुए काम के हिस्से का इनवॉइस बनाते हैं। इन माँगों को अक्सर ड्रॉ या पे एप्लीकेशन कहा जाता है।
• रिटेनेज। मालिक आम तौर पर काम पूरा होने या स्वीकार होने तक हर भुगतान का एक प्रतिशत रोक लेते हैं। नियम और आम प्रतिशत राज्य और अनुबंध के हिसाब से बदलते हैं, इसलिए अपना समझौता पढ़ें और स्थानीय ज़रूरतें जाँचें।
• चेंज ऑर्डर। काम का दायरा लगातार बदलता है: एक अतिरिक्त खिड़की, अलग टाइल, या ज़मीन में दबा कोई अनचाहा पाइप। हर बदलाव लिखित में तय हो और उसका बिल अलग बने।

जो इनवॉइस इन सबको मिला देता है, वह लौटा दिया जाता है या देर से चुकता है। जो इन्हें अलग रखता है, उसकी जाँच जल्दी होती है।

कंस्ट्रक्शन इनवॉइस में क्या लिखें

पहले हमारी गाइड इनवॉइस में क्या-क्या होना चाहिए से बुनियादी बातें लें, फिर प्रोजेक्ट की खास जानकारी जोड़ें।

कंस्ट्रक्शन इनवॉइस की चेकलिस्ट

• आपके कारोबार का नाम, पता, संपर्क जानकारी और ठेकेदार लाइसेंस नंबर, जहाँ आपके राज्य में ज़रूरी हो।
• प्रोजेक्ट का नाम, साइट का पता और अनुबंध या परचेज़ ऑर्डर नंबर।
• इनवॉइस या ड्रॉ का नंबर, जैसे “ड्रॉ 2 / 5”, और वह बिलिंग अवधि जिसे यह कवर करता है।
• मूल अनुबंध राशि, अब तक मंज़ूर हुए चेंज ऑर्डर और संशोधित कुल अनुबंध राशि।
• शेड्यूल-ऑफ-वैल्यूज़ की हर लाइन, उसके तय मूल्य, पूरे हुए काम के प्रतिशत, इस अवधि में बिल किए गए काम और अब तक कुल बिल के साथ।
• चेंज ऑर्डर अलग सूची में, हर एक के नंबर और मंज़ूरी की तारीख के साथ।
• डिलीवर या स्टोर की गई सामग्री, अगर अनुबंध उसका बिल बनाने देता है।
• इस अवधि में रोका गया रिटेनेज, अब तक रोका गया रिटेनेज और अनुबंध में बची बाकी राशि।
• भुगतान शर्तें, स्वीकार किए जाने वाले भुगतान तरीके और भुगतान कहाँ भेजना है।
• अनुबंध में हर माँग के साथ माँगा गया कोई भी लीन वेवर या दस्तावेज़। लीन के नियम राज्य के हिसाब से अलग होते हैं, इसलिए अपने ऊपर लागू होने वाला नियम पक्का कर लें।

भुगतान शर्तें जो काम करती हैं

कंस्ट्रक्शन की शर्तें अनुबंध के हिसाब से चलती हैं, आपकी पसंद से नहीं, इसलिए काम शुरू होने से पहले इन्हें तय कर लें।

• Net 30 कमर्शियल और सब-कॉन्ट्रैक्ट काम में आम है, जहाँ जनरल कॉन्ट्रैक्टर को मालिक से पैसा मिलने के बाद भुगतान करता है।
• Net 15 या मंज़ूरी पर देय उन घरेलू रीमॉडलिंग में आम है जहाँ अनुबंध सीधे मकान मालिक से होता है।
• शुरू में जमा राशि मोबिलाइज़ेशन और देर से आने वाली सामग्री का खर्च पूरा करती है। इसका अलग इनवॉइस बनाएँ और बाद के ड्रॉ में इसे क्रेडिट के रूप में दिखाएँ ताकि यह खो न जाए।

अगर आप सब-कॉन्ट्रैक्टर हैं, तो पूछें कि आपका भुगतान जनरल कॉन्ट्रैक्टर को पैसा मिलने से जुड़ा है या नहीं। इनवॉइस पर लिखे दिनों की संख्या से ज़्यादा यह शर्त आपकी नकदी की योजना बदलती है। शब्दों के लिए हमारी गाइड इनवॉइस भुगतान शर्तें देखें।

कीमत और आइटम तय करने के सुझाव

इनवॉइस को शेड्यूल ऑफ़ वैल्यूज़ से बनाएँ

अनुबंध की कीमत को काम से मेल खाती लाइनों में बाँटें: मोबिलाइज़ेशन, नींव, फ़्रेमिंग, रफ़-इन, फ़िनिश और क्लोज़आउट। तब हर ड्रॉ में दिखता है कि हर लाइन का कितना हिस्सा पूरा हुआ है। जाँचने वाला इन प्रतिशतों को साइट पर जो दिखता है उससे मिला सकता है।

चेंज ऑर्डर अलग रखें

हर चेंज ऑर्डर को नंबर, छोटा विवरण, कीमत और मंज़ूरी की तारीख दें। नीचे के नमूने में चेंज ऑर्डर 01 दो खिड़कियाँ और उनकी फ़्रेमिंग की मज़दूरी जोड़ता है। वे मूल अनुबंध से अलग रहते हैं, इसलिए शुरुआती कुल राशि कभी नहीं बदलती।

रिटेनेज ईमानदारी से दिखाएँ

अगर अनुबंध 10 प्रतिशत रोकता है, तो पहले कमाई गई कुल राशि दिखाएँ, फिर रिटेनेज की लाइन, फिर अभी देय शुद्ध राशि। ग्राहक और ऋणदाता उन इनवॉइस पर भरोसा करते हैं जो अपना हिसाब खुद दिखाते हैं।

हल किया गया उदाहरण

इस ड्रॉ में अनुबंध की एक प्रोग्रेस लाइन, डिलीवर की गई सामग्री और एक चेंज ऑर्डर है।

अनुबंध में जो भी रिटेनेज ज़रूरी हो, उससे पहले ड्रॉ का कुल $39,042.00 बनता है। अगर अनुबंध 10 प्रतिशत रोकता है, तो $3,904.20 रोके जाते हैं और $35,137.80 अभी देय होते हैं। टैक्स यहाँ सिर्फ़ सरलता के लिए शून्य दिखाया गया है; कंस्ट्रक्शन के टैक्स नियम बहुत अलग-अलग होते हैं, इसलिए इनवॉइस में सेल्स टैक्स कैसे जोड़ें देखें और अपने राज्य की टैक्स एजेंसी से पूछ लें।

बचने वाली आम गलतियाँ

1. पूरे हुए काम से ज़्यादा का बिल बनाना। ड्रॉ में आगे का पैसा माँगने से विवाद होता है और ऋणदाता पूरी माँग ठुकरा सकता है।
2. हस्ताक्षरित चेंज ऑर्डर के बिना अतिरिक्त काम शुरू करना। हो सकता है आप उसका पैसा वसूल ही न कर पाएँ।
3. रिटेनेज को छिपा देना। अगर रोकी गई राशि दिखती नहीं, तो क्लोज़आउट पर किसी को पता नहीं चलता कि आपका कितना बाकी है।
4. अनुबंध का संदर्भ छोड़ देना। अकाउंट्स पेएबल टीमें इनवॉइस को परचेज़ ऑर्डर से मिलाती हैं। नंबर न हो तो भुगतान धीमा होता है।
5. देर से भेजना। पे एप्लीकेशन की अक्सर मासिक अंतिम तारीख होती है। उसे चूकने पर पूरा एक महीना जा सकता है।
6. ज़रूरी कागज़ात भूल जाना। कुछ अनुबंधों में हर माँग के साथ लीन वेवर या प्रमाणित पेरोल चाहिए। अपना अनुबंध जाँचें।

इनवॉइस भेजने के बाद

इंतज़ार करने के बजाय तय समय पर फ़ॉलो-अप करें। मंज़ूरी की तारीख, ऋणदाता का फ़ंडिंग चक्र और भुगतान शर्तें नोट करें, फिर देय तिथि से कुछ दिन पहले पूछ लें। हमारी गाइड जल्दी भुगतान कैसे पाएँ में वे आदतें हैं जो इंतज़ार घटाती हैं। PayToMe के रिमाइंडर और ऑनलाइन भुगतान अभी विकसित हो रहे हैं, इसलिए फ़िलहाल दस्तावेज़ बनाने का काम मुफ़्त टूल करते हैं।

यह पेज सामान्य जानकारी है, कानूनी या टैक्स सलाह नहीं। लीन, रिटेनेज, लाइसेंस और टैक्स के नियम राज्य के हिसाब से अलग हैं, इसलिए अपनी स्थानीय ज़रूरतें और अपना अनुबंध जाँचें।