Plantilla de factura de construcción

Aquí tienes una plantilla factura construcción gratuita. Una plantilla de factura de construcción debe hacer más que listar mano de obra y materiales. En una construcción o remodelación, estás facturando un contrato largo en partes, a menudo a un propietario, un prestamista o un contratista general que necesita aprobar cada solicitud antes de pagar. Esta página te da una plantilla gratuita de factura de construcción diseñada para eso: facturación por fases según el porcentaje completado, retención mostrada claramente y órdenes de cambio separadas del contrato base. El botón «Usar esta plantilla» en esta página abre el generador gratuito precargado con las líneas de ejemplo, para que puedas cambiar tu propio alcance y números.

Por qué la construcción se factura de forma distinta

Un fontanero termina una reparación y envía una factura. Un proyecto de construcción puede durar meses, costar decenas o cientos de miles de dólares e implicar a un banco que libera el dinero en fases. Tres hábitos de la industria dan forma a la factura.

• Facturación por fases. En lugar de una factura al final, facturas en hitos o al final de cada mes por la parte de trabajo completada. Estas solicitudes se llaman a menudo pagos parciales o solicitudes de pago.
• Retención. Los propietarios suelen retener un porcentaje de cada pago hasta que el trabajo esté terminado o aceptado. Las reglas y los porcentajes típicos varían según el estado y el contrato, así que lee tu acuerdo y revisa los requisitos locales.
• Órdenes de cambio. El alcance cambia constantemente: una ventana extra, un azulejo diferente, una tubería enterrada que nadie esperaba. Cada cambio debe acordarse por escrito y facturarse por separado.

Una factura que mezcla todo esto se rechaza o se paga tarde. Una que los separa se revisa rápidamente.

Qué incluir en una factura de construcción

Empieza con los conceptos básicos de nuestra guía sobre qué incluir en una factura, y añade luego los detalles específicos del proyecto.

Lista de comprobación de factura de construcción

• Tu nombre comercial, dirección, datos de contacto y número de licencia de contratista donde tu estado la requiera.
• El nombre del proyecto, la dirección del sitio y el número de contrato o de orden de compra.
• Un número de factura o de pago parcial, como «Pago parcial 2 de 5», y el período de facturación que cubre.
• El importe del contrato original, las órdenes de cambio aprobadas hasta la fecha y el total del contrato revisado.
• Cada línea del calendario de valores con su valor programado, porcentaje completado, trabajo facturado este período y el total facturado hasta la fecha.
• Las órdenes de cambio listadas por separado, cada una con su número y fecha de aprobación.
• Materiales entregados o almacenados, si el contrato permite facturarlos.
• Retención retenida este período, retención retenida hasta la fecha y el saldo aún adeudado según el contrato.
• Términos de pago, métodos de pago aceptados y dónde enviar el pago.
• Cualquier exención del derecho de retención o documentos que el contrato requiera con la solicitud. Las reglas de derecho de retención varían según el estado, así que confirma qué aplica a ti.

Condiciones de pago que funcionan

Las condiciones de pago en construcción siguen el contrato, no tu preferencia, así que acórdalas antes de empezar el trabajo.

• Net 30 es común en trabajos comerciales y de subcontratistas, donde el contratista general paga después de que el propietario les pague a ellos.
• Net 15 o pago tras la aprobación es común en remodelaciones residenciales con un contrato directo con el propietario.
• Depósito por adelantado cubre la movilización y materiales de larga entrega. Fácturalo como su propia factura y muéstralo como un crédito contra pagos parciales posteriores para que no se pierda.

Si eres subcontratista, pregunta si el pago depende de que el contratista general reciba fondos. Esa cláusula cambia tu planificación de efectivo más que el número de días en la factura. Para la redacción, consulta nuestra guía sobre términos de pago de facturas.

Consejos de precios y desglose

Construye la factura a partir del calendario de valores

Divide el precio del contrato en líneas que coincidan con el trabajo: movilización, cimentación, estructura, instalaciones, acabados y cierre. Cada pago parcial muestra entonces qué parte de cada línea está hecha. Un revisor puede comparar los porcentajes con lo que ve en el sitio.

Mantén las órdenes de cambio separadas

Da a cada orden de cambio un número, una breve descripción, el precio y la fecha de aprobación. En el ejemplo a continuación, la orden de cambio 01 añade dos ventanas y la mano de obra para enmarcarlas. Están aparte del contrato base, así que el total original nunca se mueve.

Muestra la retención honestamente

Si el contrato retiene el 10 por ciento, muestra el importe bruto ganado, luego la línea de retención, luego el neto a pagar ahora. Los clientes y los prestamistas confían en facturas que muestran sus propias matemáticas.

Ejemplo detallado

Este pago parcial muestra una línea de progreso del contrato base, materiales entregados y una orden de cambio.

El pago parcial suma 39.042,00 $ antes de cualquier retención que el contrato requiera. Si el contrato retiene el 10 por ciento, son 3.904,20 $ retenidos y 35.137,80 $ a pagar ahora. El impuesto se muestra a cero solo por simplicidad; las reglas de impuesto de construcción varían mucho, así que consulta cómo añadir el impuesto sobre ventas a una factura y habla con tu agencia tributaria estatal.

Errores comunes que debes evitar

1. Facturar más del porcentaje completado. Adelantar un pago parcial invita a una disputa y puede hacer que un prestamista rechace toda la solicitud.
2. Empezar trabajo extra sin una orden de cambio firmada. Podrías terminar sin poder cobrarlo.
3. Enterrar la retención. Si el importe retenido no es visible, nadie sabe lo que aún se te adeuda al cierre.
4. Omitir la referencia del contrato. Los departamentos de cuentas por pagar cotejan las facturas con las órdenes de compra. Un número faltante ralentiza el pago.
5. Enviar tarde. Las solicitudes de pago suelen tener fechas límite mensuales. Perder una puede costarte un mes entero.
6. Olvidar los documentos requeridos. Algunos contratos necesitan exenciones de derecho de retención o nómina certificada con cada solicitud. Revisa el tuyo.

Después de que la factura se envíe

Haz seguimiento según un calendario en lugar de esperar. Anota la fecha de aprobación, el ciclo de financiación del prestamista y los términos de pago, luego verifica unos días antes de la fecha de vencimiento. Nuestra guía sobre cómo recibir el pago más rápido cubre los hábitos que acortan la espera. Los recordatorios y los pagos en línea de PayToMe están en desarrollo, así que por ahora las herramientas gratuitas gestionan el documento en sí.

Esta página es información general, no asesoramiento legal ni fiscal. Las reglas de derecho de retención, retención, licencias e impuestos varían según el estado, así que revisa tus requisitos locales y tu contrato.