Bau Rechnungsvorlage für das Baugewerbe

Eine Bau-Rechnungsvorlage muss mehr tun, als Arbeit und Material aufzulisten. Bei einem Neubau oder einer Renovierung stellen Sie einen langen Vertrag in Teilen in Rechnung, oft an einen Eigentümer, einen Kreditgeber oder einen Generalunternehmer, der jede Zahlungsanforderung genehmigen muss, bevor er zahlt. Diese Seite gibt Ihnen eine kostenlose Bau-Rechnungsvorlage, die dafür gebaut ist: Abschlagsfakturierung nach Fertigstellungsprozentsatz, Einbehalt klar ausgewiesen und Änderungsaufträge vom Basisvertrag getrennt. Die Schaltfläche “Vorlage verwenden” auf dieser Seite öffnet den kostenlosen Generator mit den Beispiellinien vorbefüllt, damit Sie Ihren eigenen Umfang und Ihre eigenen Zahlen einsetzen können.

Warum das Baugewerbe anders abrechnet

Ein Klempner beendet eine Reparatur und stellt eine Rechnung aus. Ein Bauprojekt kann Monate dauern, Zehntausende oder Hunderttausende von Dollar kosten und eine Bank einschließen, die Geld in Etappen freigibt. Drei Gewohnheiten der Branche prägen die Rechnung.

• Abschlagsfakturierung. Statt einer Rechnung am Ende stellen Sie bei Meilensteinen oder am Ende jedes Monats für den Anteil der fertiggestellten Arbeit in Rechnung. Diese Anfragen werden oft Abrufe oder Zahlungsanträge genannt.
• Einbehalt. Eigentümer behalten gewöhnlich einen Prozentsatz jeder Zahlung ein, bis die Arbeit fertig oder abgenommen ist. Die Regeln und typischen Prozentsätze variieren je nach Bundesstaat und Vertrag, also lesen Sie Ihre Vereinbarung und prüfen Sie lokale Anforderungen.
• Änderungsaufträge. Der Umfang ändert sich ständig: ein zusätzliches Fenster, andere Fliesen, ein nicht erwartetes verrottetes Rohr. Jede Änderung sollte schriftlich vereinbart und separat abgerechnet werden.

Eine Rechnung, die dies vermischt, wird abgelehnt oder spät bezahlt. Eine, die sie trennt, wird schnell geprüft.

Was auf eine Bau-Rechnung gehört

Beginnen Sie mit den Grundlagen in unserem Leitfaden zu was auf eine Rechnung gehört, und fügen Sie dann die projektspezifischen Details hinzu.

Checkliste für Bau-Rechnungen

• Ihr Unternehmensname, Adresse, Kontaktdaten und Handwerkerlizenznummer, wo Ihr Bundesstaat eine verlangt.
• Der Projektname, die Baustellenadresse und die Vertrags- oder Bestellnummer.
• Eine Rechnungs- oder Abrufnummer, wie “Abruf 2 von 5”, und der abgedeckte Abrechnungszeitraum.
• Der ursprüngliche Vertragsbetrag, die bis dato genehmigten Änderungsaufträge und der überarbeitete Vertragsgesamtbetrag.
• Jede Leistungsverzeichnis-Zeile mit ihrem Sollwert, dem Fertigstellungsprozentsatz, der in diesem Zeitraum abgerechneten Arbeit und dem insgesamt bis dato in Rechnung gestellten Betrag.
• Änderungsaufträge separat aufgeführt, jede mit ihrer Nummer und dem Genehmigungsdatum.
• Gelieferte oder gelagerte Materialien, wenn der Vertrag die Abrechnung dafür zulässt.
• Einbehalt in diesem Zeitraum, bis dato gehaltener Einbehalt und der noch gemäß Vertrag geschuldete Restbetrag.
• Zahlungsbedingungen, akzeptierte Zahlungsarten und wohin die Zahlung zu senden ist.
• Jeglicher Verzicht auf das Pfandrecht oder Dokumente, die der Vertrag mit der Anfrage verlangt. Pfandrechtsregeln unterscheiden sich je nach Bundesstaat, bestätigen Sie also, was auf Sie zutrifft.

Zahlungsbedingungen, die funktionieren

Bau-Zahlungsbedingungen folgen dem Vertrag, nicht Ihrer Vorliebe, also legen Sie sie vor Arbeitsbeginn fest.

• Netto 30 ist auf gewerblicher und Subunternehmer-Arbeit üblich, wo der Generalunternehmer zahlt, nachdem der Eigentümer ihn bezahlt hat.
• Netto 15 oder fällig nach Genehmigung ist auf Wohnungsrenovierungen mit einem direkten Kundenvertrag üblich.
• Anzahlung im Voraus deckt die Mobilisierung und Materialien mit langer Lieferzeit. Stellen Sie sie als eigene Rechnung aus und zeigen Sie sie als Gutschrift gegen spätere Abrufe an, damit sie nicht verloren geht.

Wenn Sie Subunternehmer sind, fragen Sie, ob die Zahlung davon abhängt, dass der Generalunternehmer Mittel erhält. Diese Klausel ändert Ihre Liquiditätsplanung mehr als die Anzahl der Tage auf der Rechnung. Zur Formulierung sehen Sie unseren Leitfaden zu Zahlungsbedingungen für Rechnungen.

Tipps zur Preisgestaltung und Aufschlüsselung

Bauen Sie die Rechnung aus dem Leistungsverzeichnis

Zerlegen Sie den Vertragspreis in Zeilen, die der Arbeit entsprechen: Mobilisierung, Fundament, Rohbau, Elektroinstallation, Oberflächen und Abschluss. Jeder Abruf zeigt dann, welcher Anteil jeder Zeile fertig ist. Ein Prüfer kann die Prozentsätze mit dem vergleichen, was er vor Ort sieht.

Halten Sie Änderungsaufträge getrennt

Geben Sie jedem Änderungsauftrag eine Nummer, eine kurze Beschreibung, den Preis und das Genehmigungsdatum. Auf dem Beispiel unten fügt Änderungsauftrag 01 zwei Fenster und die Rahmenarbeit hinzu. Sie stehen abseits des Basisvertrags, sodass der ursprüngliche Gesamtbetrag nicht verändert wird.

Zeigen Sie den Einbehalt ehrlich

Wenn der Vertrag 10 Prozent einbehält, zeigen Sie den Bruttobetrag, den Sie verdient haben, dann die Einbehaltszeile, dann den jetzt fälligen Nettobetrag. Kunden und Kreditgeber vertrauen Rechnungen, die ihre eigene Rechnung zeigen.

Durchgerechnetes Beispiel

Dieser Abruf zeigt eine Basisvertrags-Fortschrittszeile, gelieferte Materialien und einen Änderungsauftrag.

Der Abruf beläuft sich auf 39.042,00 $ vor allem gemäß Vertrag erforderlichen Einbehalt. Wenn der Vertrag 10 Prozent einbehält, sind das 3.904,20 $ gehalten und 35.137,80 $ jetzt fällig. Die Steuer ist nur zur Vereinfachung auf Null gezeigt; Bau-Steuerregeln variieren stark, sehen Sie wie man Verkaufssteuer zu einer Rechnung hinzufügt und fragen Sie Ihre Landessteuerbehörde.

Häufige Fehler vermeiden

1. Mehr als den Fertigstellungsprozentsatz abzurechnen. Das Vorziehen eines Abrufs lädt zu Streit ein und kann dazu führen, dass ein Kreditgeber die gesamte Anfrage ablehnt.
2. Zusatzarbeit ohne unterschriebenen Änderungsauftrag zu beginnen. Sie könnten sie möglicherweise nicht einfordern können.
3. Den Einbehalt zu verbergen. Wenn der gehaltene Betrag nicht sichtbar ist, weiß niemand, was Ihnen bei Abschluss noch geschuldet wird.
4. Den Vertragshinweis auszulassen. Buchhaltungsabteilungen stimmen Rechnungen mit Bestellungen ab. Eine fehlende Nummer verzögert die Zahlung.
5. Zu spät zu senden. Zahlungsanträge haben oft monatliche Stichtage. Einen zu verpassen kann Sie einen ganzen Monat kosten.
6. Benötigte Unterlagen zu vergessen. Manche Verträge benötigen Pfandrechtsverzichte oder zertifizierte Lohnabrechnungen mit jeder Anfrage. Prüfen Sie Ihren.

Nachdem die Rechnung raus ist

Fassen Sie nach einem Zeitplan nach, anstatt zu warten. Notieren Sie das Genehmigungsdatum, den Finanzierungszyklus des Kreditgebers und die Zahlungsbedingungen, und erkundigen Sie sich einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum. Unser Leitfaden zu wie man schneller bezahlt wird behandelt die Gewohnheiten, die die Wartezeit verkürzen. PayToMe’s Erinnerungen und Online-Zahlungen befinden sich in der Entwicklung, also erledigen die kostenlosen Tools für den Moment das Dokument selbst.

Diese Seite enthält allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung. Pfand-, Einbehalt-, Lizenz- und Steuerregeln unterscheiden sich je nach Bundesstaat, prüfen Sie also Ihre lokalen Anforderungen und Ihren Vertrag.