Glossaire
Que sont les comptes fournisseurs ?
Les comptes fournisseurs désignent l'argent que votre entreprise doit à ses fournisseurs pour des biens ou services reçus à crédit. Fonctionnement et exemple.
Mis à jour le · Par PayToMe Editorial
Les comptes fournisseurs correspondent à l’argent que votre entreprise doit à ses fournisseurs et prestataires pour des biens ou services que vous avez reçus mais pas encore payés. Chaque facture impayée en fait partie. C’est un passif à court terme tant que vous ne l’avez pas réglée.
Comment ça fonctionne
Lorsqu’un fournisseur livre quelque chose et vous envoie une facture assortie de conditions de paiement comme « à régler sous 30 jours », vous lui devez de l’argent. Ce solde constitue vos comptes fournisseurs. Il reste dans vos livres jusqu’au paiement de la facture.
Une routine de base pour les comptes fournisseurs comporte quatre étapes :
- Recevoir la facture. Le fournisseur envoie une facture, souvent accompagnée d’un numéro de bon de commande qui renvoie à votre commande.
- La vérifier. Confirmez que les articles, les quantités et les prix correspondent à ce que vous avez commandé et reçu.
- Approuver et planifier. Choisissez une date de paiement qui respecte la date d’échéance sans payer plus tôt que nécessaire, sauf si une remise récompense le paiement anticipé.
- Payer et enregistrer. Payez par virement bancaire, par carte ou par chèque, puis marquez la facture comme payée afin qu’elle sorte du solde de vos dettes fournisseurs.
Les comptes fournisseurs sont l’envers des comptes clients. Votre fournisseur considère votre facture comme une créance. Bien gérer les deux est le cœur d’une trésorerie saine : encaisser vite auprès de vos clients et payer vos fournisseurs à temps, mais pas en avance sans raison.
Certains fournisseurs proposent une remise pour paiement anticipé, par exemple 2 pour cent de réduction si vous payez sous 10 jours. Savoir si elle vaut le coup dépend de votre situation de trésorerie.
Exemple
Un paysagiste achète du paillis et des plantes pour un chantier auprès d’une pépinière.
Vous pouvez calculer une date d’échéance à partir de la date de facture avec le calculateur de date d’échéance.
Erreurs courantes
- Payer une facture deux fois parce qu’elle est arrivée à la fois par e-mail et par courrier.
- Manquer les dates d’échéance, ce qui peut entraîner des pénalités de retard ou des relations tendues avec les fournisseurs.
- Payer en avance sans aucun avantage, ce qui vide une trésorerie que vous pourriez utiliser ailleurs.
- Ne pas enregistrer les factures avant le jour du paiement, ce qui masque ce que vous devez réellement.
Termes associés
- Comptes clients : l’argent qui vous est dû.
- Bon de commande : le document de commande qui lance le processus.
- Remise pour paiement anticipé : une récompense pour avoir payé une facture plus tôt.
- Net 30 : une condition de paiement courante pour les factures fournisseurs.