Glossário
O que são contas a pagar?
Contas a pagar é o dinheiro que sua empresa deve a fornecedores por bens ou serviços recebidos a prazo. Veja como funciona, um exemplo e termos relacionados.
Atualizado em · Por PayToMe Editorial
Contas a pagar é o dinheiro que sua empresa deve a fornecedores por bens ou serviços que você recebeu, mas ainda não pagou. Cada conta em aberto faz parte das suas contas a pagar. É um passivo de curto prazo até você quitá-la.
Como funciona
Quando um fornecedor entrega algo e envia uma fatura com condições de pagamento, como “vencimento em 30 dias”, você passa a dever esse valor. Esse saldo são as contas a pagar. Ele permanece nos seus registros até você pagar a conta.
Uma rotina básica de contas a pagar tem quatro etapas:
- Receba a conta. O fornecedor envia uma fatura, muitas vezes com um número de pedido de compra que remete ao seu pedido.
- Confira. Confirme se os itens, as quantidades e os preços batem com o que você pediu e recebeu.
- Aprove e agende. Escolha uma data de pagamento que respeite a data de vencimento sem pagar antes do necessário, a menos que haja desconto por pagamento antecipado.
- Pague e registre. Pague por transferência bancária, cartão ou cheque e marque a conta como paga para que ela saia do saldo de contas a pagar.
Contas a pagar é o outro lado de contas a receber. Seu fornecedor conta a sua conta como um valor a receber. Gerenciar bem os dois é o núcleo de um fluxo de caixa saudável: cobre os clientes rápido e pague os fornecedores em dia, mas não antes do prazo sem um motivo.
Alguns fornecedores oferecem um desconto por pagamento antecipado, como 2 por cento de desconto se você pagar em até 10 dias. Vale a pena aproveitar ou não depende da sua situação de caixa.
Exemplo
Um paisagista compra serragem e plantas de um viveiro para um trabalho.
Você pode calcular uma data de vencimento a partir da data da fatura com a calculadora de data de vencimento.
Erros comuns
- Pagar uma conta duas vezes porque ela chegou por e-mail e pelo correio.
- Perder datas de vencimento, o que pode gerar multas por atraso ou desgastar a relação com fornecedores.
- Pagar antes do prazo sem nenhum benefício, o que consome caixa que poderia ser usado em outro lugar.
- Só registrar as contas no dia do pagamento, o que esconde o que você realmente deve.
Termos relacionados
- Contas a receber: dinheiro que devem a você.
- Pedido de compra: o documento de pedido que inicia o processo.
- Desconto por pagamento antecipado: uma recompensa por pagar uma conta mais cedo.
- Net 30: uma condição de pagamento comum para contas de fornecedores.