清掃サービスの請求書テンプレート

清掃 請求書 テンプレートをお探しですか。清掃サービスの請求書テンプレートは、まったく異なる方法で料金を決める事業者に対応する必要があります。住宅の清掃業者は1回ごとの定額料金にすることがあり、退去時清掃のチームは時間単位で請求します。法人向けのビル清掃会社は床面積の平方フィート単位で、多くは月額で料金を決めます。このページでは、それぞれの料金体系をわかりやすく示す方法、清掃の請求書に書く内容、オプション作業の記載方法、住宅とオフィスに向いた支払条件、避けるべき間違いを説明します。このページの「このテンプレートを使う」ボタンを押すと、サンプル行の入った無料の作成ツールが開くので、自分の料金を設定して送れます。

清掃の請求が他業種と違う理由

清掃は信頼の仕事です。取引先は、多くの場合自分がいないあいだに自宅やオフィスへ入ることを許し、そのうえで仕上がりの感覚で評価する結果に対してお金を払います。わかりやすい請求書は、何が含まれ何が追加だったのかを示すので、その信頼の一部になります。

清掃の請求書がほとんどの業種と違う点は3つあります。

単位がさまざまです。 住宅の清掃は、寝室と浴室の数にもとづいて1回あたりで料金を決めることが多く、オフィス清掃は面積と頻度にもとづくのが一般的です。1回限りの徹底清掃や退去時清掃は、通常は時間単位か定額です。見積もりと同じ単位を使えば、混乱を避けられます。

サービスが繰り返されます。 毎週、隔週、毎月の取引先が多くいます。請求書は定期的な記録になり、取引先は説明ではなく日付を見ます。

オプション作業は任意で、目に見えます。 オーブンの内部、冷蔵庫の内部、窓、幅木、洗濯、カーペット清掃はよくある追加作業です。別々に示せば、取引先は納得したうえで選べ、基本料金が一定であることも確認できます。

清掃の請求書に記載する項目

まずは請求書に記載すべき項目のガイドにある一般的なリストから始め、清掃特有の項目を加えましょう。

• 事業者名、住所、電話番号、許可・保証・保険の情報(宣伝している場合や地域で求められる場合)。地域のルールを確認してください。
• 作業場所の住所と作業日。
• サービスの種類:通常清掃、徹底清掃、入居時、退去時、工事後、定期のビル清掃など。
• 料金の基準と数量:回数、時間、平方フィートと単価。
• オプション作業(それぞれ独立した行で)。
• 用具・資材費(請求していて、取引先に伝えてある場合のみ)。
• 割引。定期契約割引や初回割引などを、見える行として記載します。
• チップ。取引先が上乗せした場合は、サービス料金とは別に記録します。
• 小計、税、合計。 清掃サービスが課税対象かどうかは州によって異なるため、地域のルールを確認してください。一般的なポイントは請求書に売上税を加える方法のガイドで紹介しています。
• 支払条件、お支払い方法、キャンセルポリシー。

清掃の請求書の記入例

住宅の所有者が、寝室が3つある家の通常清掃を予約し、キッチンの徹底清掃、オーブンと冷蔵庫、室内側の窓を追加した例です。

この例では税率はゼロです。税がかかるかどうかは、仕事をする地域によって決まります。

料金体系の選び方

1回あたり。 住宅に最適です。取引先は事前に価格がわかり、請求書も短くて済みます。「2,000平方フィートまで」のように、その価格がどの広さや状態を前提にしているか、また特に汚れがひどい家はどう扱うかを明記しましょう。

時間単位。 退去時清掃、工事後の清掃、読みにくい作業に最適です。作業時間と清掃スタッフの人数を示し、取引先に伝えてある方法で端数を処理しましょう。

平方フィート単位。 オフィス、医療施設、店舗に最適です。清掃した面積、平方フィートあたりの単価、頻度を示します。月次の請求書なら、作業日と、その期間に清掃した合計面積を記載するとよいでしょう。

どれを選んでも、請求と同じ方法で見積もりましょう。「1回$160」で合意した取引先が、最初の請求書で時間単位の内訳を目にするべきではありません。

清掃業に向いている支払条件

住宅の取引先には、通常は受領時払いか、定期訪問なら登録済みのお支払い方法による自動払いが最適です。少額で頻度の高いサービスは、すぐに精算するのが向いています。法人や不動産管理会社の取引先では15日以内払いか30日以内払いが一般的で、請求書ごとに発注書番号を求められることもあります。それぞれの書き方は請求書の支払条件のガイドで説明しています。

定期サービスでは、毎週の請求書よりも、すべての訪問日を載せた月次の請求書のほうが管理しやすくなります。定期請求は、定期請求書のページにあるとおりPayToMeで提供予定です。それまでは、無料の作成ツールで前月の請求書をコピーして毎月の請求書を作れます。

価格設定と明細の書き方のコツ

• 「通常」の意味を定義し、追加作業は別に記載しましょう。
• キャンセルと入室不可の場合の方針を、見積書と請求書にわかりやすい言葉で書きましょう。
• 時間単位の仕事では、清掃スタッフの人数と時間を記載しましょう。
• ペット、警報装置の暗証番号(番号そのものは印刷しない)、立ち入らない場所などの特別な指示をメモしましょう。
• 用具・資材費は正直に。 多くの会社は資材を料金に含めており、そのほうがシンプルです。請求する場合は、何に対する費用かを書きましょう。
• 請求書はすぐに送りましょう。理想は訪問当日です。

よくある間違い

• 説明なしに、1枚の請求書で複数の料金体系を混ぜる。
• オプション作業を基本料金の中に隠す。
• 定期契約の取引先で作業日を書き忘れる。
• 示すことのできるキャンセルや遅刻に関する方針がない。
• ドアの暗証番号などの入室に関する機密情報を請求書に印刷する。
• 法人の取引先で発注書番号を忘れる。

送信前のチェックリスト

• 作業場所の住所と作業日が正しい
• 料金の基準(回数、時間、平方フィート)が明記されている
• オプション作業が別々の行になっている
• 割引がはっきり示されている
• 税が地域のルールに従っている
• 支払条件と利用できるお支払い方法が書かれている
• 法人の取引先には発注書番号が含まれている

関連テンプレートとツール

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