Modelo de fatura de mudança

O dia da mudança é estressante, e a fatura no final não deve piorar as coisas. Um modelo de fatura de mudança claro permite que o cliente acompanhe a conta, das horas da equipe às caixas e à cobertura. O modelo gratuito desta página foi feito para uma mudança local típica: uma equipe por hora com caminhão, tempo de deslocamento, quilometragem, materiais de embalagem e uma linha opcional de proteção. Clique em “Usar este modelo” e o gerador de faturas gratuito abre com estas linhas preenchidas, para você ajustar aos seus valores.

Por que a mudança se cobra de outro jeito

Uma mudança combina várias cobranças fáceis de confundir.

• A equipe é cobrada por tempo. O valor geralmente depende de quantos carregadores estão no serviço e se você envia um caminhão.
• O deslocamento pode ter linha própria. Algumas empresas cobram de garagem a garagem, outras cobram uma taxa fixa de deslocamento ou de caminhão, e o cliente precisa saber qual é o caso.
• A distância pesa nos serviços mais longos. Quilometragem ou uma taxa fixa por distância pode se aplicar quando o destino fica longe da origem.
• Os materiais são vendidos no dia. Caixas, fita, plástico-bolha e caixas-armário são usados em quantidades difíceis de prever.
• A cobertura é uma escolha à parte. O cliente decide qual proteção quer, e a fatura precisa dizer o que foi escolhido.
• O acesso muda o trabalho. Escadas, carregamentos longos e elevadores podem acrescentar tempo e, às vezes, taxas.

A maioria das mudanças é paga no dia, muitas vezes antes de a equipe ir embora, então a precisão na hora importa.

O que incluir em uma fatura de mudança

Use nosso guia sobre o que incluir em uma fatura como ponto de partida e acrescente os detalhes de mudança abaixo.

• Nome da empresa, endereço, telefone e o número de licença ou registro exigido pelo seu estado
• Nome e telefone do cliente
• Endereços de origem e destino e a data da mudança
• Tamanho da equipe, tipo de caminhão e horas cobradas, com horário de início e de término
• Tempo de deslocamento ou taxa do caminhão, e quilometragem quando se aplicar
• Mão de obra de embalagem e materiais em linhas separadas
• Cobranças de manuseio especial para escadas, carregamentos longos e itens pesados
• A cobertura de valor escolhida pelo cliente, com o preço
• Qualquer sinal pago, mostrado como crédito
• Forma de pagamento, valor pago e saldo restante
• Uma observação curta sobre como comunicar reclamações de danos

Um exemplo de fatura de mudança

Uma equipe de três pessoas com caminhão faz uma mudança local, com alguma ajuda na embalagem:

A linha da equipe é de 5.5 horas a $165, o que dá $907.50. Some $120.00 de deslocamento, $70.00 de caixas e $95.00 de cobertura, e o total é $1,192.50. O cliente vê como as horas, as caixas e a cobertura se somam.

Condições de pagamento que funcionam

Para mudanças residenciais, o normal é pagamento no recebimento. Muitas empresas cobram um sinal na reserva e o saldo no fim do serviço. Se fizer assim, coloque o sinal na primeira fatura e abata-o como crédito na final. Para mudanças corporativas ou de escritório, 7 dias ou prazos maiores podem atender o cliente, mas peça um número de pedido de compra logo de início. Nosso guia sobre condições de pagamento de faturas aborda as opções comuns.

Informe as formas de pagamento antes de a mudança começar. Uma equipe que termina às 7 da noite e descobre que o cliente não pode pagar com cartão tem um problema que condições claras teriam evitado.

Dicas de preço e detalhamento

Seja exato com as horas. Cinco horas e meia a $165 dão $907.50. Registre horário de início e de término, pausas e se o deslocamento é cobrado. Uma linha de horas cobradas que o cliente consegue conferir bate com o orçamento e evita discussões.

Explique os mínimos. Muitas empresas de mudança definem um mínimo de duas ou três horas. Se o seu mínimo se aplicar, diga isso no orçamento e na fatura e mostre-o como o tempo cobrado.

Cobre os materiais por item. Vinte caixas médias a $3.50 dão $70.00, e quatro caixas-armário a $14 dão $56.00. Clientes que compraram o próprio material não vão pagar por caixas que não usaram, então detalhar ajuda você e eles.

Separe a cobertura da mão de obra. A cobertura de valor é uma escolha, não uma taxa de serviço. Mostre-a em uma linha própria com a opção que o cliente escolheu e guarde uma cópia assinada dessa escolha. As opções e a redação da cobertura costumam ser regulamentadas, então confira as regras locais.

Registre as cobranças de acesso no início. Se a mudança inclui escadas ou carregamento longo, anote isso no orçamento e na fatura e avise o cliente com antecedência. Taxas-surpresa na hora são o que mais gera reclamações.

Confira as regras de imposto. A tributação de serviços e materiais de mudança depende do estado e do tipo de mudança. Nosso guia sobre como adicionar imposto sobre vendas a uma fatura explica como aplicar uma alíquota depois que você a conhece. Isto é informação geral, não orientação tributária.

Erros comuns a evitar

1. Esconder o relógio das horas. Sem horário de início e de término, o cliente contesta o total.
2. Não informar os mínimos. Um mínimo de três horas em uma mudança de duas parece truque se não estiver por escrito.
3. Agrupar os materiais. Clientes que embalaram as próprias coisas vão questionar a linha.
4. Não registrar a escolha da cobertura. Se algo for danificado, você e o cliente precisam do documento.
5. Taxas de acesso surpresa. Mencione escadas e carregamentos longos no orçamento.
6. Dispensar o sinal. Cancelamentos de última hora deixam equipe e caminhão parados.

Como usar este modelo