पैकर्स एंड मूवर्स इनवॉइस फ़ॉर्मेट: सरल गाइड

यहाँ जानें: पैकर्स एंड मूवर्स इनवॉइस फ़ॉर्मेट। शिफ़्टिंग का दिन तनाव भरा होता है, और आखिर में मिलने वाला इनवॉइस उस तनाव को और नहीं बढ़ाना चाहिए। एक साफ़ मूविंग कंपनी इनवॉइस टेम्पलेट ग्राहक को क्रू के घंटों से लेकर बॉक्स और कवरेज तक पूरा बिल समझने देता है। इस पेज का मुफ़्त टेम्पलेट एक आम लोकल शिफ़्टिंग के लिए बना है: ट्रक के साथ घंटे के हिसाब से क्रू, यात्रा का समय, माइलेज, पैकिंग सामग्री और सुरक्षा की एक वैकल्पिक लाइन। “Use this template” पर क्लिक करें, और मुफ़्त इनवॉइस जनरेटर इन लाइनों के साथ खुल जाएगा, ताकि आप इन्हें अपनी दरों के हिसाब से बदल सकें।

मूविंग का बिल अलग क्यों होता है

एक शिफ़्टिंग में कई तरह के शुल्क जुड़ते हैं, जिन्हें आपस में मिलाना आसान है।

• क्रू का बिल समय के हिसाब से बनता है। दर आम तौर पर इस पर निर्भर करती है कि काम पर कितने मूवर्स हैं और आप ट्रक भेजते हैं या नहीं।
• यात्रा की अलग लाइन हो सकती है। कुछ कंपनियाँ गैराज से गैराज तक का बिल बनाती हैं, कुछ यात्रा या ट्रक की तय फ़ीस लेती हैं, और ग्राहक को पता होना चाहिए कि कौन-सा तरीका है।
• लंबे कामों में दूरी मायने रखती है। जब मंज़िल शुरुआती जगह से दूर हो, तो माइलेज या दूरी की तय फ़ीस लग सकती है।
• सामग्री उसी दिन बिकती है। बॉक्स, टेप, रैप और वॉर्डरोब बॉक्स ऐसी मात्रा में लगते हैं जिसका पहले से अंदाज़ा लगाना मुश्किल है।
• कवरेज एक अलग विकल्प है। ग्राहक तय करता है कि उसे कौन-सी सुरक्षा चाहिए, और इनवॉइस पर लिखा होना चाहिए कि क्या चुना गया।
• पहुँच से काम बदल जाता है। सीढ़ियाँ, लंबी दूरी तक सामान ढोना और लिफ़्ट समय बढ़ा सकते हैं और कभी-कभी फ़ीस भी।

ज़्यादातर शिफ़्टिंग का भुगतान उसी दिन होता है, अक्सर क्रू के जाने से पहले, इसलिए दरवाज़े पर ही सटीकता मायने रखती है।

मूविंग इनवॉइस में क्या शामिल करें

शुरुआत के लिए हमारी गाइड इनवॉइस में क्या शामिल करें इस्तेमाल करें और नीचे दी गई मूविंग से जुड़ी जानकारी जोड़ें।

• कंपनी का नाम, पता, फ़ोन और आपके राज्य में ज़रूरी लाइसेंस या रजिस्ट्रेशन नंबर
• ग्राहक का नाम और फ़ोन
• शुरुआती और मंज़िल के पते और शिफ़्टिंग की तारीख
• क्रू का आकार, ट्रक का प्रकार और बिल किए गए घंटे, शुरू और खत्म होने के समय के साथ
• यात्रा का समय या ट्रक फ़ीस, और जहाँ लागू हो वहाँ माइलेज
• पैकिंग की मज़दूरी और सामग्री अलग-अलग लाइनों में
• सीढ़ियों, लंबी दूरी तक ढुलाई और भारी सामान के लिए विशेष शुल्क
• ग्राहक का चुना हुआ वैल्यूएशन कवरेज, उसकी कीमत के साथ
• भुगतान किया गया कोई भी डिपॉज़िट, क्रेडिट के रूप में
• भुगतान का तरीका, भुगतान की गई रकम और बाकी बकाया
• नुकसान के दावे कैसे दर्ज करें, इस पर एक छोटा नोट

मूविंग इनवॉइस का एक सैंपल

तीन लोगों का क्रू और एक ट्रक एक लोकल शिफ़्टिंग करते हैं, साथ में थोड़ी पैकिंग मदद भी:

क्रू की लाइन $165 की दर पर 5.5 घंटे की है, यानी $907.50। इसमें यात्रा के $120.00, बॉक्स के $70.00 और कवरेज के $95.00 जोड़ें, तो कुल रकम $1,192.50 होती है। ग्राहक देख सकता है कि घंटे, बॉक्स और कवरेज मिलकर कैसे यह रकम बनाते हैं।

सही भुगतान शर्तें

घरेलू शिफ़्टिंग के लिए रसीद मिलते ही देय आम बात है। कई कंपनियाँ बुकिंग के समय डिपॉज़िट लेती हैं और बाकी रकम काम खत्म होने पर। अगर आप ऐसा करते हैं, तो डिपॉज़िट पहले इनवॉइस पर दिखाएँ और अंतिम इनवॉइस पर उसका क्रेडिट दें। कॉर्पोरेट रीलोकेशन या ऑफ़िस शिफ़्टिंग के लिए net 7 या लंबी शर्तें क्लाइंट को ठीक लग सकती हैं, हालाँकि आपको पहले ही पर्चेज़ ऑर्डर नंबर माँग लेना चाहिए। हमारी गाइड इनवॉइस की भुगतान शर्तें आम विकल्पों को समझाती है।

शिफ़्टिंग शुरू होने से पहले अपने भुगतान के तरीके बता दें। अगर क्रू शाम 7 बजे काम खत्म करे और पता चले कि ग्राहक कार्ड से भुगतान नहीं कर सकता, तो यह ऐसी समस्या है जिससे साफ़ शर्तें बचा सकती थीं।

कीमत तय करने और आइटम लिखने के सुझाव

घंटों का सटीक हिसाब रखें। $165 की दर पर साढ़े पाँच घंटे $907.50 होते हैं। शुरू और खत्म होने का समय, ब्रेक और यात्रा का बिल बनता है या नहीं, यह दर्ज करें। बिल किए गए घंटों की ऐसी लाइन जिसे ग्राहक जाँच सके, कोटेशन से मेल खाती है और बहस से बचाती है।

न्यूनतम घंटे समझाएँ। कई मूवर्स दो या तीन घंटे का न्यूनतम समय तय करते हैं। अगर आपका न्यूनतम समय लागू होता है, तो इसे कोटेशन और इनवॉइस पर लिखें, और बिल किए गए समय के रूप में दिखाएँ।

सामग्री की कीमत प्रति आइटम लगाएँ। $3.50 के हिसाब से बीस मध्यम बॉक्स $70.00 के होते हैं, और $14 के हिसाब से चार वॉर्डरोब बॉक्स $56.00 के। जिन ग्राहकों ने अपना सामान खुद खरीदा है, वे उन बॉक्स का भुगतान नहीं करेंगे जो इस्तेमाल ही नहीं हुए, इसलिए आइटम के हिसाब से लिखना आपके और उनके, दोनों के काम आता है।

कवरेज को मज़दूरी से अलग रखें। वैल्यूएशन कवरेज एक विकल्प है, सेवा शुल्क नहीं। इसे ग्राहक के चुने विकल्प के साथ अलग लाइन में दिखाएँ, और उस चुनाव की हस्ताक्षरित कॉपी रखें। कवरेज के विकल्प और शब्दावली अक्सर नियमों के तहत आते हैं, इसलिए अपने स्थानीय नियम जाँचें।

पहुँच शुल्क शुरुआत में ही दर्ज करें। अगर शिफ़्टिंग में सीढ़ियाँ या लंबी दूरी तक ढुलाई है, तो इसे कोटेशन और इनवॉइस पर लिखें, और ग्राहक को पहले से बताएँ। दरवाज़े पर अचानक लगी फ़ीस से सबसे ज़्यादा शिकायतें आती हैं।

टैक्स के नियम जाँचें। मूविंग सेवाओं और सामग्री पर टैक्स लगता है या नहीं, यह राज्य और शिफ़्टिंग के प्रकार पर निर्भर करता है। दर पता चलने के बाद उसे कैसे लागू करें, यह हमारी गाइड इनवॉइस में सेल्स टैक्स कैसे जोड़ें में बताया गया है। यह सामान्य जानकारी है, टैक्स सलाह नहीं।

किन आम गलतियों से बचें

1. घंटों का हिसाब छिपाना। शुरू और खत्म होने के समय के बिना ग्राहक कुल रकम पर सवाल उठाते हैं।
2. न्यूनतम समय बताना भूल जाना। दो घंटे की शिफ़्टिंग पर तीन घंटे का न्यूनतम शुल्क तब तक धोखे जैसा लगता है, जब तक वह लिखा न हो।
3. सामग्री को एक साथ जोड़ देना। जिन ग्राहकों ने खुद पैकिंग की है, वे उस लाइन पर सवाल उठाएँगे।
4. कवरेज के चुनाव का कोई रिकॉर्ड न होना। अगर कुछ टूटता है, तो आपको और ग्राहक, दोनों को कागज़ों की ज़रूरत होगी।
5. अचानक पहुँच शुल्क लगाना। सीढ़ियों और लंबी ढुलाई का ज़िक्र कोटेशन में करें।
6. डिपॉज़िट न लेना। आखिरी समय पर रद्द होने से क्रू और ट्रक खाली बैठे रह जाते हैं।

इस टेम्पलेट का इस्तेमाल कैसे करें