Rechnungsvorlage für Marketingagentur

Wenn Sie eine Agentur führen, muss eine Marketingagentur Rechnungsvorlage etwas tun, was viele generische Rechnungen nicht können: Ihre Gebühren und das Mediengeld Ihres Kunden sichtbar getrennt halten. Eine einzelne Gesamtsumme, die eine Pauschale, einige tausend Dollar Werbebudget und den Bau einer Landingpage vermischt, sieht aus wie eine große Zahl, und Kunden hinterfragen große Zahlen. Diese Seite zeigt, wie Sie die Rechnung strukturieren, was einzubeziehen ist, welche Zahlungsbedingungen Ihren Cashflow schützen und welche Fehler die meisten Streitfälle verursachen. Die Schaltfläche “Vorlage verwenden” öffnet den kostenlosen Generator mit den Beispiellinien vorbefüllt.

Warum Agenturen anders abrechnen

Agenturen verkaufen ein Bündel verschiedener Dinge, und jedes verhält sich anders auf einer Rechnung.

Pauschalgebühren zahlen für Zugriff auf Ihr Team über einen Zeitraum. Sie sind wiederkehrend, vorhersehbar und gewöhnlich im Voraus in Rechnung gestellt.

Weiterberechnungskosten wie Werbebudget, Stock-Lizenzen und Druck sind nicht Ihr Umsatz. Sie zahlen eine Plattform oder einen Anbieter und erholen das Geld vom Kunden. Diese müssen klar sein und idealerweise von einem Plattformbericht gestützt werden.

Projektlieferungen wie eine Landingpage, ein Videodrehbuch oder eine Kampagnen-Erstellung haben einen festen Umfang und einen festen Preis. Sie stehen außerhalb der Pauschale, es sei denn, der Vertrag sagt etwas anderes.

Verwaltungsgebühren sind manchmal ein Prozentsatz des Werbebudgets, was bedeutet, dass sich die Gebühr jeden Monat ändert. Diese Berechnung muss sichtbar sein.

Alles vier auf einer Rechnung ohne Struktur zu haben, kann der Kunde nicht sagen, welche Zeile gegen welches Budget genehmigt werden soll.

Was auf eine Marketingagentur-Rechnung gehört

Beginnen Sie mit den Grundlagen in unserem Leitfaden zu was auf eine Rechnung gehört. Fügen Sie dann hinzu:

• Kunden- und Kampagnen-oder Projekttitel. Große Kunden führen viele Kampagnen und wollen die Kosten der richtigen zuordnen.
• Abrechnungszeitraum, klar angegeben für Pauschalen und Werbebudget.
• Pauschale-Zeile mit einer kurzen Liste des Umfangs.
• Werbebudget-Zeilen nach Plattform, wie Meta oder Google, mit dem Betrag für den Zeitraum.
• Verwaltungsgebührenzeile mit dem angegebenen Prozentsatz oder Satz.
• Lieferungen, jede auf eigener Zeile, mit Menge und Einzelpreis.
• Außerhalb des Umfangs liegende oder zusätzliche Runden als separate Zeilen.
• Drittkosten wie Lizenzen oder Druck, positioniert.
• Bestellnummer, falls der Kunde eine verwendet.
• Bedingungen, akzeptierte Zahlungsarten und Zahlungsanweisungen.

Eine durchgerechnete Agenturrechnung

Hier ist ein Monat für einen kleinen E-Commerce-Kunden. Die Agentur betreibt eine Pauschale, gab 3.200 $ für bezahlte Social-Media-Anzeigen aus, berechnet eine Verwaltungsgebühr von 10 % auf diese Ausgaben und hat eine Landingpage geliefert. Die Zahlen sind Beispielwerte, und es wird keine Steuer angezeigt.

Die Gebühren der Agentur belaufen sich auf 5.970,00 $ (Pauschale, Verwaltungsgebühr, Landingpage und Überarbeitungen). Das Werbebudget beträgt 3.200,00 $. Die Rechnungsgesamtsumme ist 9.170,00 $. Ein Kunde kann auf einen Blick sehen, dass etwa ein Drittel der Rechnung Mediengeld ist.

Zahlungsbedingungen, die für Agenturen funktionieren

Netto 15 oder Netto 30 deckt die meisten Beziehungen ab. Für Weiterberechnungskosten sind engere Bedingungen sinnvoll. Wenn Sie die Plattform am 1. bezahlen und der Kunde Ihnen 30 Tage später zahlt, finanzieren Sie Geld. Optionen umfassen, das Werbebudget wöchentlich in Rechnung zu stellen, einen Vorauszahlungsbetrag zu verlangen oder die Werbebudgetzeile auf sofort fällig zu setzen, während Gebühren auf Netto 30 folgen.

Pauschalen im Voraus sind Standard. Stellen Sie am ersten des Monats für den kommenden Monat in Rechnung. Unser Leitfaden zu Zahlungsbedingungen für Rechnungen erklärt, wie Zahlung bei Erhalt und Netto-Bedingungen auf der Seite wirken.

Projekt-Anzahlungen schützen Sie bei größeren Aufträgen. Eine gängige Struktur ist die Hälfte beim Start und die Hälfte bei der Lieferung, verwenden Sie aber, was Ihr Vertrag besagt.

Wenn ein Kunde zu spät zahlt, hilft gewöhnlich eine höfliche Erinnerung zuerst. Unser Leitfaden zu wie man um Zahlung bittet enthält Formulierungen, die Sie anpassen können.

Tipps zur Preisgestaltung und Aufschlüsselung

Nennen Sie die Lieferungen. “Landingpage-Texte und Layout” ist besser als “kreative Dienstleistungen”. Es passt zum Angebot.

Zeigen Sie die Verwaltungsgebührenrechnung. “Verwaltungsgebühr, 10 % von 3.200 $” lässt den Kunden sie in Sekunden prüfen.

Gleichen Sie Schätzungen ab. Wenn Sie vor Monatsende in Rechnung stellen und sich die Werbeausgaben ändern, fügen Sie auf der nächsten Rechnung eine Anpassungszeile hinzu, anstatt die vorherige zu ändern.

Begrenzen Sie Überarbeitungen schriftlich. Geben Sie an, wie viele Runden enthalten sind. Zusätzliche Runden gehören auf eigene Zeile zu einem genannten Satz.

Halten Sie Plattformberichte bereit. Ein Screenshot oder Export der Werbekonto-Ausgaben für den Zeitraum beantwortet die meisten Fragen, bevor sie gestellt werden. Unser Rechnungsgenerator lässt Sie eine Notizzeile für den Berichtsverweis hinzufügen.

Häufige Fehler

• Werbebudget in die Pauschale einpreisen. Der Kunde kann nicht sehen, was Ihres und was das der Plattform ist.
• Kein Abrechnungszeitraum. Ohne Daten können Ausgaben und Gebühren nicht abgeglichen werden.
• Nicht aufgelisteter Umfang. Pauschalen ohne angegebenen Umfang ziehen unbegrenzte Anfragen an.
• Unklare Verwaltungsgebühr. Prozentbasierte Gebühren benötigen einen sichtbaren Basisbetrag.
• Zu spät in Rechnung stellen. Stellen Sie zu Beginn der Pauschalenperiode und umgehend nach den Lieferungen in Rechnung.
• Fehlende Bestellnummern. Größere Kunden zahlen möglicherweise nicht ohne eine.

Checkliste vor dem Versand

• Kunde, Kampagne und Abrechnungszeitraum sind auf der Rechnung
• Pauschale-Zeile listet den Umfang auf
• Werbebudget ist eine separate Zeile mit Plattform und Zeitraum
• Verwaltungsgebühr zeigt ihren Satz und ihre Basis
• Jede Lieferung hat ihre eigene Zeile
• Zusätzliche Überarbeitungsrunden sind separat
• Bestellnummer ist enthalten, wenn erforderlich
• Zahlungsbedingungen und Zahlungsanweisungen sind angegeben

Verwandte Vorlagen und Werkzeuge

Agenturen arbeiten oft mit Freelancern und Beratern zusammen, also vergleichen Sie dieses Layout mit der Beratungsrechnungsvorlage und der Grafikdesign-Rechnungsvorlage. Um Ihre eigene zu erstellen, verwenden Sie den kostenlosen Rechnungsgenerator.

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