इनवॉइस टेम्पलेट
मार्केटिंग एजेंसी इनवॉइस फ़ॉर्मेट: सरल गाइड
मार्केटिंग एजेंसी इनवॉइस फ़ॉर्मेट: मार्केटिंग एजेंसी के लिए इनवॉइस टेम्पलेट, जो रिटेनर, विज्ञापन खर्च और प्रोजेक्ट डिलीवरेबल को साफ़ तौर पर अलग रखता है, ताकि क्लाइंट देख सकें कि हर डॉलर किस काम पर खर्च हुआ और आपकी फ़ीस कितनी है।
अपडेट: · लेखक: PayToMe Editorial
मार्केटिंग एजेंसी इनवॉइस
| विवरण | मात्रा | राशि |
|---|---|---|
| मासिक मार्केटिंग रिटेनर (रणनीति, रिपोर्टिंग, 20 घंटे) | 1 mo | $4,000.00 |
| पेड सोशल विज्ञापन खर्च, लागत पर पास-थ्रू | 1 ea | $3,200.00 |
| विज्ञापन अकाउंट मैनेजमेंट फ़ीस (खर्च का 10%) | 1 ea | $320.00 |
| लैंडिंग पेज की कॉपी और लेआउट | 1 ea | $1,400.00 |
| ईमेल कैंपेन बनाना और भेजना, 3 ईमेल की सीरीज़ | 3 ea | $1,350.00 |
| मासिक परफ़ॉर्मेंस रिपोर्ट और समीक्षा कॉल | 1 ea | $350.00 |
| क्रिएटिव रिविज़न का अतिरिक्त राउंड | 2 ea | $250.00 |
| स्टॉक फ़ोटो लाइसेंस | 4 ea | $116.00 |
| कुल | $10,986.00 | |
इस पेशे में आम भुगतान शर्तें: 15 दिन में देय या 30 दिन में देय
यहाँ जानें: मार्केटिंग एजेंसी इनवॉइस फ़ॉर्मेट। अगर आप एजेंसी चलाते हैं, तो आपके मार्केटिंग एजेंसी इनवॉइस टेम्पलेट को वह करना होता है जो कई सामान्य इनवॉइस नहीं कर पाते: आपकी फ़ीस और क्लाइंट के मीडिया बजट को साफ़ तौर पर अलग रखना। एक ही कुल रकम, जिसमें रिटेनर, कुछ हज़ार डॉलर का विज्ञापन खर्च और लैंडिंग पेज का काम मिला हो, एक बड़े आँकड़े जैसी दिखती है, और क्लाइंट बड़े आँकड़ों पर सवाल उठाते हैं। यह पेज बताता है कि इनवॉइस को कैसे व्यवस्थित करें, उसमें क्या शामिल करें, कौन-सी भुगतान शर्तें आपके कैश फ़्लो को सुरक्षित रखती हैं और कौन-सी गलतियाँ सबसे ज़्यादा विवाद पैदा करती हैं। “Use this template” बटन मुफ़्त जनरेटर को सैंपल लाइनों के साथ खोलता है।
एजेंसियों का बिल अलग क्यों होता है
एजेंसियाँ कई अलग-अलग चीज़ों का एक पैकेज बेचती हैं, और इनवॉइस पर हर चीज़ अलग तरह से पेश आती है।
रिटेनर एक तय अवधि के लिए आपकी टीम तक पहुँच का भुगतान है। ये बार-बार आते हैं, इनका अनुमान लगाया जा सकता है और आम तौर पर इनका बिल पहले से बनता है।
पास-थ्रू लागत, जैसे विज्ञापन खर्च, स्टॉक लाइसेंस और प्रिंटिंग, आपकी कमाई नहीं है। आप किसी प्लेटफ़ॉर्म या वेंडर को भुगतान करते हैं और वह पैसा क्लाइंट से वसूलते हैं। ये साफ़ दिखनी चाहिए और बेहतर हो कि प्लेटफ़ॉर्म की रिपोर्ट से इनकी पुष्टि हो।
प्रोजेक्ट डिलीवरेबल, जैसे लैंडिंग पेज, वीडियो स्क्रिप्ट या कैंपेन बनाना, का दायरा और कीमत तय होती है। जब तक अनुबंध में कुछ और न लिखा हो, ये रिटेनर से बाहर रहते हैं।
मैनेजमेंट फ़ीस कभी-कभी विज्ञापन खर्च का एक प्रतिशत होती है, यानी यह फ़ीस हर महीने बदलती है। इसका हिसाब साफ़ दिखना चाहिए।
अगर ये चारों चीज़ें बिना किसी ढाँचे के एक इनवॉइस पर हों, तो क्लाइंट समझ नहीं पाता कि किस लाइन को किस बजट से मंज़ूर करे।
मार्केटिंग एजेंसी इनवॉइस में क्या शामिल करें
शुरुआत हमारी गाइड इनवॉइस में क्या शामिल करें की बुनियादी बातों से करें। फिर यह जोड़ें:
- क्लाइंट और कैंपेन या प्रोजेक्ट का नाम। बड़े क्लाइंट कई कैंपेन चलाते हैं और लागत को सही कैंपेन में दर्ज करना चाहते हैं।
- बिलिंग अवधि, जो रिटेनर और विज्ञापन खर्च के लिए साफ़ दिखे।
- रिटेनर लाइन, जिसमें शामिल चीज़ों की छोटी सूची हो।
- विज्ञापन खर्च की लाइनें, प्लेटफ़ॉर्म के हिसाब से, जैसे Meta या Google, उस अवधि की रकम के साथ।
- मैनेजमेंट फ़ीस की लाइन, प्रतिशत या दर के साथ।
- डिलीवरेबल, हर एक अपनी लाइन में, मात्रा और यूनिट कीमत के साथ।
- दायरे से बाहर का काम या अतिरिक्त राउंड, अलग लाइनों में।
- थर्ड-पार्टी लागत, जैसे लाइसेंस या प्रिंटिंग, आइटम के हिसाब से।
- पर्चेज़ ऑर्डर नंबर, अगर क्लाइंट इसका इस्तेमाल करता है।
- शर्तें, स्वीकार किए जाने वाले भुगतान के तरीके और भुगतान भेजने की जानकारी।
एजेंसी इनवॉइस का एक उदाहरण
यह एक छोटे ईकॉमर्स क्लाइंट का एक महीना है। एजेंसी रिटेनर चलाती है, उसने पेड सोशल पर $3,200 खर्च किए, उस खर्च पर 10% मैनेजमेंट फ़ीस लेती है और एक लैंडिंग पेज डिलीवर किया। ये आँकड़े सैंपल हैं, और कोई टैक्स नहीं दिखाया गया है।
INV-0391 · ग्रोथ रिटेनर, मार्च
| आइटम | मात्रा | राशि |
|---|---|---|
| मासिक मार्केटिंग रिटेनर (रणनीति, रिपोर्टिंग, 20 घंटे) | 1 | $4,000.00 |
| पेड सोशल विज्ञापन खर्च, लागत पर पास-थ्रू | 1 | $3,200.00 |
| विज्ञापन अकाउंट मैनेजमेंट फ़ीस (खर्च का 10%) | 1 | $320.00 |
| लैंडिंग पेज की कॉपी और लेआउट | 1 | $1,400.00 |
| क्रिएटिव रिविज़न का अतिरिक्त राउंड | 2 | $250.00 |
| कुल | $9,170.00 | |
एजेंसी की अपनी फ़ीस $5,970.00 बनती है (रिटेनर, मैनेजमेंट फ़ीस, लैंडिंग पेज और रिविज़न)। विज्ञापन खर्च $3,200.00 है। इनवॉइस की कुल रकम $9,170.00 है। क्लाइंट एक नज़र में देख सकता है कि बिल का लगभग एक तिहाई हिस्सा मीडिया का पैसा है।
एजेंसियों के लिए सही भुगतान शर्तें
Net 15 या net 30 ज़्यादातर रिश्तों के लिए ठीक है। पास-थ्रू लागत के लिए कड़ी शर्तें समझदारी हैं। अगर आप प्लेटफ़ॉर्म को 1 तारीख को भुगतान करते हैं और क्लाइंट आपको 30 दिन बाद भुगतान करता है, तो आप उधार दे रहे हैं। विकल्पों में विज्ञापन खर्च का हर हफ़्ते बिल बनाना, प्रीपेड बैलेंस माँगना, या विज्ञापन खर्च की लाइन को ‘रसीद मिलते ही देय’ रखना शामिल है, जबकि फ़ीस net 30 पर चले।
पहले से रिटेनर लेना आम बात है। आने वाले महीने का बिल महीने की पहली तारीख को बनाएँ। हमारी गाइड इनवॉइस की भुगतान शर्तें बताती है कि ‘रसीद मिलते ही देय’ और net शर्तें पेज पर कैसी दिखती हैं।
प्रोजेक्ट डिपॉज़िट बड़े कामों में आपकी रक्षा करते हैं। एक आम ढाँचा है आधा काम शुरू होने पर और आधा डिलीवरी पर, लेकिन वही अपनाएँ जो आपके अनुबंध में लिखा है।
अगर कोई क्लाइंट देर से भुगतान करता है, तो पहले एक विनम्र रिमाइंडर आम तौर पर काम कर जाता है। हमारी गाइड भुगतान कैसे माँगें में ऐसे शब्द हैं जिन्हें आप अपने हिसाब से बदल सकते हैं।
कीमत तय करने और आइटम लिखने के सुझाव
डिलीवरेबल का नाम लिखें। “लैंडिंग पेज की कॉपी और लेआउट” लिखना “क्रिएटिव सेवाएँ” से बेहतर है। यह प्रस्ताव से मेल खाता है।
मैनेजमेंट फ़ीस का हिसाब दिखाएँ। “मैनेजमेंट फ़ीस, $3,200 का 10%” लिखने से क्लाइंट कुछ ही सेकंड में इसे जाँच लेता है।
अनुमानों का मिलान करें। अगर आप महीना खत्म होने से पहले इनवॉइस भेजते हैं और विज्ञापन खर्च बदल जाता है, तो पिछला इनवॉइस बदलने के बजाय अगले इनवॉइस पर समायोजन लाइन जोड़ें।
रिविज़न की सीमा लिखित में रखें। बताएँ कि कितने राउंड शामिल हैं। अतिरिक्त राउंड तय दर पर अपनी अलग लाइन में आते हैं।
प्लेटफ़ॉर्म रिपोर्ट तैयार रखें। उस अवधि में विज्ञापन अकाउंट के खर्च का स्क्रीनशॉट या एक्सपोर्ट ज़्यादातर सवालों का जवाब पूछे जाने से पहले ही दे देता है। हमारा इनवॉइस जनरेटर आपको रिपोर्ट के संदर्भ के लिए एक नोट लाइन जोड़ने देता है।
आम गलतियाँ
- विज्ञापन खर्च को रिटेनर में मिला देना। क्लाइंट देख नहीं पाता कि कौन-सा हिस्सा आपका है और कौन-सा प्लेटफ़ॉर्म का।
- बिलिंग अवधि न लिखना। तारीखों के बिना खर्च और फ़ीस का मिलान नहीं हो सकता।
- दायरा न लिखना। बिना तय दायरे वाले रिटेनर पर अनगिनत अनुरोध आने लगते हैं।
- अस्पष्ट मैनेजमेंट फ़ीस। प्रतिशत वाली फ़ीस के साथ उसकी आधार रकम दिखनी चाहिए।
- देर से बिल बनाना। रिटेनर अवधि की शुरुआत में और डिलीवरेबल के तुरंत बाद इनवॉइस भेजें।
- PO नंबर छूट जाना। बड़े क्लाइंट इसके बिना भुगतान नहीं भी कर सकते हैं।
भेजने से पहले की चेकलिस्ट
- इनवॉइस पर क्लाइंट, कैंपेन और बिलिंग अवधि लिखी है
- रिटेनर लाइन में शामिल चीज़ें लिखी हैं
- विज्ञापन खर्च प्लेटफ़ॉर्म और अवधि के साथ अलग लाइन में है
- मैनेजमेंट फ़ीस में उसकी दर और आधार रकम दिखती है
- हर डिलीवरेबल की अपनी लाइन है
- रिविज़न के अतिरिक्त राउंड अलग हैं
- ज़रूरत होने पर PO नंबर शामिल है
- भुगतान की शर्तें और भुगतान भेजने की जानकारी लिखी है
संबंधित टेम्पलेट और टूल
एजेंसियाँ अक्सर फ़्रीलांसरों और कंसल्टेंट के साथ काम करती हैं, इसलिए इस लेआउट की तुलना कंसल्टिंग इनवॉइस टेम्पलेट और ग्राफ़िक डिज़ाइन इनवॉइस टेम्पलेट से करें। अपना इनवॉइस बनाने के लिए मुफ़्त इनवॉइस जनरेटर इस्तेमाल करें।
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