गाड़ी रिपेयर बिल फॉर्मेट: सरल गाइड

यहाँ जानें: गाड़ी रिपेयर बिल फॉर्मेट। रिपेयर शॉप का इनवॉइस ध्यान से पढ़ा जाता है। ग्राहक जानना चाहते हैं कि क्या खराब हुआ, आपने क्या बदला और कुल रकम इतनी क्यों है। एक साफ़ ऑटो रिपेयर इनवॉइस टेम्पलेट तीनों सवालों का जवाब देता है। इस पेज का मुफ़्त टेम्पलेट पार्ट्स को लेबर से अलग करता है, शॉप सप्लाई की एक लाइन जोड़ता है और वारंटी नोट के लिए जगह छोड़ता है। “इस टेम्पलेट का इस्तेमाल करें” पर क्लिक करें, और मुफ़्त इनवॉइस जनरेटर इन नमूना लाइनों के साथ खुल जाएगा, जिन्हें आप अपने लेबर रेट और पार्ट्स से बदल सकते हैं।

ऑटो रिपेयर की बिलिंग अलग क्यों होती है

ऑटो रिपेयर के काम में दो तरह के शुल्क होते हैं, जिन्हें ग्राहक बिल्कुल अलग तरह से समझते हैं।

• लेबर तय रेट पर लगा समय है। कई शॉप तय रेट पर घंटे के हिसाब से बिल करती हैं, और कुछ प्रकाशित लेबर-टाइम गाइड का इस्तेमाल करती हैं। दोनों ही सूरत में घंटे और रेट दिखने चाहिए।
• पार्ट्स अपनी कीमत वाला सामान हैं। आप उन्हें खरीदते हैं, उन पर मार्कअप लगा सकते हैं और इकॉनमी या प्रीमियम विकल्प में से चुनने का मौका दे सकते हैं।
• शॉप सप्लाई छोटी चीज़ें हैं जिन्हें अलग-अलग लिखना मुश्किल है। कपड़े, क्लीनर और लुब्रिकेंट आम तौर पर एक ही लाइन में आ जाते हैं।
• कोटेशन पहले आता है। ग्राहक बताए गए काम को मंज़ूरी देते हैं, इसलिए अंतिम इनवॉइस उसी मंज़ूरी से मेल खाना चाहिए।
• वारंटी मायने रखती है। अगर रिपेयर एक हफ़्ते में फेल हो जाए, तो सवाल उठता है कि आपने क्या वादा किया था।

ज़्यादातर लोगों के लिए गाड़ी एक बड़ा खर्च है, इसलिए विवाद होने पर आइटम-वार इनवॉइस ही आपकी रक्षा करता है।

ऑटो रिपेयर इनवॉइस में क्या शामिल करें

इनवॉइस में क्या शामिल करें वाली हमारी गाइड की बुनियादी बातें यहाँ भी लागू होती हैं। गाड़ी के काम के लिए ये जानकारियाँ जोड़ें।

• शॉप का नाम, पता, फ़ोन और राज्य का कोई भी ज़रूरी रजिस्ट्रेशन नंबर
• ग्राहक का नाम और संपर्क जानकारी
• गाड़ी का साल, मेक, मॉडल, VIN और आते समय का माइलेज
• इनवॉइस या रिपेयर ऑर्डर नंबर और तारीख
• ग्राहक की शिकायत उनके अपने शब्दों में, और जाँच का नतीजा या कारण
• पार्ट्स नाम से, मात्रा और यूनिट कीमत के साथ
• लेबर काम के हिसाब से, घंटों और घंटे के रेट के साथ
• शॉप सप्लाई और कोई भी पर्यावरण या डिस्पोज़ल फ़ीस, हर एक अलग लाइन में
• जहाँ लागू हो, सेल्स टैक्स की लाइनें
• पार्ट्स और लेबर की वारंटी शर्तें
• अगर आप देते हैं, तो ग्राहक को लौटाए गए पुराने पार्ट्स का नोट
• भुगतान का तरीका, चुकाई गई रकम और बकाया राशि

ऑटो रिपेयर इनवॉइस का एक नमूना

एक ग्राहक आगे के हिस्से से चीं-चीं की आवाज़ लेकर आता है और नए ब्रेक पैड और रोटर के साथ जाता है:

लेबर $130 की दर से 2.5 घंटे है, यानी $325.00। पार्ट्स $78.00 और $128.00 जोड़ते हैं, और शॉप सप्लाई $18.00 जोड़ती है, इस तरह किसी भी टैक्स से पहले कुल $549.00 होता है। लाइनें अलग रखने से ग्राहक देख पाता है कि बिल का बड़ा हिस्सा लेबर है, और आप उसे समझा पाते हैं।

काम करने वाली भुगतान शर्तें

ज़्यादातर रिपेयर ग्राहक गाड़ी लेते समय भुगतान करते हैं, इसलिए due on receipt (मिलते ही देय) मानक है। कई शॉप बकाया चुकने तक चाबी अपने पास रखती हैं, बशर्ते रिपेयर लियन और स्टोरेज के स्थानीय नियम इसकी इजाज़त दें, जिन्हें आपको जाँच लेना चाहिए। फ़्लीट और बिज़नेस खातों के लिए net 15 या net 30 आम है। अगर आप किसी कंपनी को कई गाड़ियों का इनवॉइस भेजते हैं, तो हर रिपेयर को अपना नंबर दें और महीने के अंत में एक स्टेटमेंट भेजें। इनवॉइस भुगतान शर्तों पर हमारी गाइड बताती है कि सही शर्त कैसे चुनें।

इंजन या ट्रांसमिशन बदलने जैसे बड़े कामों के लिए, पार्ट्स की लागत के लिए एडवांस माँगने पर विचार करें। इसे कोटेशन पर लिखें और अंतिम इनवॉइस पर क्रेडिट के रूप में दिखाएँ।

कीमत और आइटम-वार लिखने के सुझाव

लेबर और पार्ट्स अलग रखें। पार्ट्स का मार्कअप और लेबर रेट अलग-अलग फ़ैसले हैं। जब आप इन्हें अलग रखते हैं, तो पार्ट्स की कीमत बदले बिना घंटे का रेट बढ़ा सकते हैं, और ग्राहक दोनों को देख सकता है।

घंटे वैसे ही दिखाएँ जैसे आप कोटेशन देते हैं। $130 पर 2.5 घंटे $325.00 के बराबर हैं। अगर आप लेबर गाइड इस्तेमाल करते हैं, तो अपनी शर्तों में यह लिखें। अगर आप असली समय का बिल करते हैं, तो काम किए गए घंटे लिखें। एकरूपता से बहस नहीं होती।

शॉप सप्लाई पहले से तय करें। $18.00 की एक तय लाइन समझना आसान है। लेबर का एक प्रतिशत भी आम है, लेकिन इसे आपके कोटेशन पर लिखा और शॉप में लगा होना चाहिए। कुछ राज्य इन फ़ीस को नियंत्रित करते हैं, इसलिए स्थानीय नियम जाँच लें।

मंज़ूर बदलाव दर्ज करें। अगर ब्रेक के काम के दौरान मैकेनिक को घिसी हुई बेल्ट मिलती है और ग्राहक फ़ोन पर अतिरिक्त काम को मंज़ूरी देता है, तो इनवॉइस पर समय, व्यक्ति और रकम लिखें। बिना रिकॉर्ड के जोड़ा गया $130.00 का बेल्ट बदलाव एक विवादित शुल्क बन जाता है।

टैक्स के लिए अपने राज्य के नियम जाँचें। कई राज्य पार्ट्स पर टैक्स लगाते हैं लेकिन लेबर को अलग तरह से देखते हैं, और कुछ दोनों को एक जैसा मानते हैं। इनवॉइस में सेल्स टैक्स कैसे जोड़ें पर हमारी गाइड बताती है कि नियम पता होने के बाद दर कैसे लगाएँ, और आपकी राज्य टैक्स एजेंसी इसकी पुष्टि कर सकती है। यह सामान्य जानकारी है, टैक्स सलाह नहीं।

अपनी वारंटी छापें। अवधि, माइलेज सीमा और उसमें क्या शामिल है, यह लिखें, जैसे एक तय अवधि के लिए पार्ट्स और लेबर। अगर वारंटी सीमित है, तो बताएँ कैसे। इसे इनवॉइस पर रखने से ग्राहक के पास यह लिखित में रहती है।

आम गलतियाँ जिनसे बचें

1. पार्ट्स और लेबर को मिला देना। ग्राहक बिल जाँच नहीं पाते और आप अपना मार्जिन नहीं देख पाते।
2. कोटेशन से ज़्यादा बिल करना। दर्ज मंज़ूरी के बिना विवाद का खतरा है और कुछ राज्यों में नियामक शिकायत का भी।
3. गाड़ी की जानकारी छोड़ देना। VIN और माइलेज गाड़ी की पहचान करते हैं और वारंटी दावों के लिए ज़रूरी हैं।
4. अस्पष्ट शॉप सप्लाई शुल्क। बिना समझाई गई फ़ीस पर आपत्ति आती है।
5. वारंटी के शब्द न लिखना। अगर आप इसे नहीं लिखते, तो ग्राहक सबसे व्यापक वारंटी मान लेगा।
6. डिस्पोज़ल फ़ीस भूल जाना। कई जगहों पर टायर, ऑयल और बैटरी के निपटान की लागत होती है। स्थानीय नियम जाँचें और इन्हें साफ़ लिखें।

इस टेम्पलेट का इस्तेमाल कैसे करें