आयोजन प्रबंधक का बिल कैसे बनाएँ: सरल गाइड

यहाँ जानें: आयोजन प्रबंधक का बिल कैसे बनाएँ। इवेंट प्लानर के इनवॉइस टेम्पलेट का काम ज़्यादातर से मुश्किल है। आपका काम महीनों तक फैला होता है, आपकी लागत में वह पैसा भी शामिल है जो दूसरों का है, और आपके काम का सबसे बड़ा दिन वह है जिस दिन क्लाइंट आपको देख रहा होता है। इस पेज का मुफ़्त टेम्पलेट इसी ढाँचे के लिए बना है: योजना शुल्क, वेंडर की आगे सौंपी लागत की लाइनें, घंटे के हिसाब से आयोजन के दिन का समन्वय और एक भुगतान कार्यक्रम। “इस टेम्पलेट का उपयोग करें” दबाएँ और मुफ़्त इनवॉइस जनरेटर इन लाइनों के साथ खुल जाएगा ताकि आप उसे सामने के आयोजन के हिसाब से बदल सकें।

इवेंट प्लानिंग का बिल अलग क्यों बनता है

ज़्यादातर सेवा कारोबार काम के बाद इनवॉइस बनाते हैं। इवेंट प्लानर आम तौर पर काम से पहले, चरणों में इनवॉइस बनाते हैं, क्योंकि वे आयोजन से बहुत पहले क्लाइंट का पैसा और अपना समय लगा चुके होते हैं।

• समय-रेखा लंबी होती है। शादी या सम्मेलन की योजना छह से बारह महीने चल सकती है, इसलिए अंत में एक इनवॉइस पूरे प्रोजेक्ट का बोझ आप पर छोड़ देता।
• पैसा आपके ज़रिये गुज़रता है। फूलवाले, किराये की कंपनियाँ, स्थल और प्रिंटर आपके ज़रिये बिल कर सकते हैं, यानी आपके इनवॉइस में ऐसी लागत है जो आपकी आमदनी नहीं है।
• काम अलग-अलग रूपों में आता है। डिज़ाइन तय शुल्क है, वेंडर समन्वय घंटे के हिसाब से है, और आयोजन खुद कर्मचारियों वाले समय का एक खंड है।
• तारीखें सब कुछ तय करती हैं। भुगतान आम तौर पर अनुबंध पर हस्ताक्षर, अंतिम मेहमानों की संख्या और आयोजन से इतने दिन पहले जैसे पड़ावों से जुड़े होते हैं।
• बदलाव सामान्य हैं। मेहमानों की संख्या बदलती है, वेंडर बदलते हैं और इनवॉइस को साथ चलना पड़ता है।

इवेंट प्लानर के इनवॉइस में क्या लिखें

हमारी गाइड इनवॉइस में क्या-क्या होना चाहिए की बुनियादी बातों से शुरू करें, फिर आयोजनों के हिसाब से ब्योरे जोड़ें।

• आपके कारोबार का नाम, पता और संपर्क ब्योरा
• क्लाइंट का नाम और आयोजन का नाम, तारीख और स्थल
• इनवॉइस नंबर और हस्ताक्षरित समझौते का हवाला
• योजना शुल्क तय राशि के रूप में या पड़ाव की किस्तों के रूप में
• घंटे के हिसाब से काम, घंटों और दर के साथ
• वेंडर की आगे सौंपी लागत की लाइनें, हर एक में वेंडर का नाम, मात्रा और वास्तविक लागत
• कोई भी हैंडलिंग या खरीद शुल्क, अलग दिखाया हुआ
• जमा राशि और पहले के भुगतान क्रेडिट के रूप में
• हर किस्त की देय तिथि
• आपकी रद्दीकरण और तारीख बदलने की नीति, एक वाक्य में

इवेंट प्लानर इनवॉइस का नमूना

यह इनवॉइस बारह मेज़ों के रात्रिभोज के लिए आयोजन के दिन के समन्वय और कुछ आगे सौंपी मदों को कवर करता है:

यह कुल $2,348.00 होता है। ध्यान दें कि आगे सौंपी गई लाइनें आपके अपने शुल्क से अलग दिखती हैं, ताकि क्लाइंट देख सके कि बिल का कौन-सा हिस्सा आपका समय है और कौन-सा वेंडर के प्रति उसकी देनदारी।

भुगतान शर्तें जो काम करती हैं

आयोजनों में एक ही देय तिथि शायद ही फ़िट बैठती है। आम पैटर्न यह है: हस्ताक्षर पर रिटेनर, योजना के एक पड़ाव पर दूसरा भुगतान, और आयोजन से net 15 या उससे ज़्यादा पहले देय बकाया, ताकि पार्टी के बाद आपको पैसों के पीछे न भागना पड़े। छोटे, तेज़ काम के लिए net 15 या net 30 काफ़ी हो सकता है। हमारी गाइड इनवॉइस भुगतान शर्तें बताती है कि इन्हें कैसे तय करें।

जो भी कार्यक्रम चुनें, उसे अपने समझौते में लिखें और हर इनवॉइस पर दोहराएँ। जिस क्लाइंट को “किस्त 2 में से 3, देय 1 सितंबर” दिखता है, उसे अगले हफ़्ते की देय तिथि वाले अकेले बिल वाले क्लाइंट से कम हैरानी होती है।

कीमत और आइटम तय करने के सुझाव

शुल्क को लागत से अलग रखें। आपका योजना शुल्क आमदनी है। फूलवाले का $65 का सेंटरपीस वह लागत है जो आप आगे सौंप रहे हैं। इन्हें मिलाने से आपकी आमदनी असल से बड़ी दिखती है और क्लाइंट को आपके शुल्क पर शक होता है।

मार्कअप के बारे में पहले बताएँ। अगर आप वेंडर की लागत पर प्रतिशत या तय हैंडलिंग शुल्क जोड़ते हैं, तो समझौते में कहें और उसे अलग लाइन में दिखाएँ। पारदर्शिता आपका रिश्ता बचाती है और विवाद छोटे रखती है।

आयोजन के दिन के काम की कीमत खंड के हिसाब से तय करें। मुख्य प्लानर के दस घंटे $100 पर $1,000 हैं, और सहायक के दस घंटे $40 पर $400। अगर आयोजन लंबा खिंचे, तो ओवरटाइम का बिल बनाना आसान है क्योंकि घंटे का आधार इनवॉइस पर पहले से है।

अंतिम इनवॉइस से पहले मेहमानों की संख्या दोबारा जाँचें। $14 के बारह लिनन $168.00 होते हैं, पर अगर मेहमान चौदह मेज़ों तक बढ़ें तो संख्या बदल जाती है। बिल बनाने से पहले क्लाइंट से अंतिम मात्रा लिखित में पक्की करवा लें।

टैक्स का व्यवहार जाँचें। आपके शुल्क और आगे सौंपे गए सामान पर टैक्स लगता है या नहीं, यह राज्य और आप क्या बेचते हैं, उसके हिसाब से बदल सकता है। हमारी गाइड इनवॉइस में सेल्स टैक्स कैसे जोड़ें तरीका बताती है, और आपके राज्य की टैक्स एजेंसी बता सकती है कि आप पर क्या लागू होता है। यह सामान्य जानकारी है, टैक्स सलाह नहीं।

बचने वाली आम गलतियाँ

1. सब कुछ अंत में बिल करना। आप पूरे प्रोजेक्ट की लागत उठाते हैं और क्लाइंट देर करे तो आपका दबदबा घटता है।
2. आगे सौंपी लागत को शुल्क में मिलाना। इससे क्लाइंट और आपकी अपनी बहीखाता दोनों उलझते हैं।
3. मार्कअप छिपाना। क्लाइंट अक्सर पता लगा लेते हैं, और बिना बताए मार्कअप भरोसा तोड़ते हैं।
4. अनुबंध का हवाला न देना। इनवॉइस पर समझौते का नंबर न हो तो विवाद शून्य से शुरू होते हैं।
5. रद्दीकरण की शर्तें धुँधली छोड़ना। बताएँ कि तारीख बदलने या आयोजन रद्द होने पर जमा राशि का क्या होगा।
6. अंतिम मेहमान संख्या की पुष्टि छोड़ना। प्रति मद की आगे सौंपी लागत उसी पर निर्भर है।

इस टेम्पलेट का इस्तेमाल कैसे करें