Modelo de fatura cerimonialista

O modelo de fatura cerimonialista tem uma tarefa mais difícil do que a da maioria. Seu trabalho se estende por meses, seus custos incluem dinheiro que pertence a outras pessoas e o seu dia de maior trabalho é aquele em que o cliente está olhando. O modelo gratuito desta página foi feito para esse formato: uma taxa de planejamento, linhas de repasse de fornecedores, coordenação por hora no dia do evento e um cronograma de pagamento. Clique em “Usar este modelo” e o gerador de faturas gratuito abre preenchido com essas linhas, para você ajustá-las ao evento que tem em mãos.

Por que a organização de eventos é cobrada de forma diferente

A maioria dos negócios de serviços fatura depois do trabalho. Organizadores de eventos geralmente faturam antes, em etapas, porque comprometem o dinheiro do cliente e o próprio tempo muito antes de o evento acontecer.

• O prazo é longo. Um casamento ou uma conferência pode ser planejado ao longo de seis a doze meses, então uma única fatura no final deixaria você carregando o projeto inteiro.
• O dinheiro passa por você. Floristas, locadoras, espaços e gráficas podem cobrar por meio de você, o que significa que sua fatura inclui custos que não são sua receita.
• O trabalho tem formatos diferentes. O projeto é uma taxa fixa, a coordenação de fornecedores é por hora e o evento em si é um bloco de tempo com equipe.
• As datas conduzem tudo. Os pagamentos costumam estar ligados a marcos, como a assinatura do contrato, o número final de convidados e um certo número de dias antes do evento.
• Mudanças são normais. O número de convidados varia, fornecedores são trocados e a fatura precisa acompanhar.

O que incluir em uma fatura de organizador de eventos

Comece pelo básico do nosso guia sobre o que incluir em uma fatura e depois acrescente os detalhes que servem para eventos.

• Nome, endereço e dados de contato da sua empresa
• Nome do cliente e nome, data e local do evento
• Número da fatura e uma referência ao contrato assinado
• A taxa de planejamento como valor fixo ou como parcelas por marco
• Trabalho por hora, com as horas e a tarifa
• Linhas de repasse de fornecedores, cada uma com o nome do fornecedor, a quantidade e o custo real
• Qualquer taxa de manuseio ou de compra, mostrada separadamente
• Sinais e pagamentos anteriores mostrados como créditos
• A data de vencimento de cada parcela
• Sua política de cancelamento e de mudança de data, resumida em uma frase

Uma fatura de exemplo de organizador de eventos

Esta fatura cobre a coordenação no dia e alguns itens repassados de um jantar de doze mesas:

O total é de $2,348.00. Repare como as linhas de repasse ficam separadas das suas próprias taxas, para o cliente ver qual parte da cobrança é o seu tempo e qual é o que ele deve ao fornecedor.

Condições de pagamento que funcionam

Para eventos, um único vencimento raramente se encaixa. Um padrão comum é um sinal na assinatura, um segundo pagamento em um marco do planejamento e o saldo com vencimento em 15 dias ou mais antes do evento, para você não precisar correr atrás do dinheiro depois da festa. Para trabalhos menores e de resposta rápida, 15 ou 30 dias podem bastar. Nosso guia sobre condições de pagamento de faturas explica como configurá-las.

Qualquer que seja o cronograma escolhido, escreva-o no contrato e repita-o em cada fatura. Um cliente que vê “Parcela 2 de 3, vence em 1 de setembro” tem menos chance de se surpreender do que um que recebe uma única cobrança com vencimento na semana que vem.

Dicas de preço e de detalhamento

Separe taxas de custos. Sua taxa de planejamento é receita. Um arranjo de $65 de um florista é um custo que você está repassando. Misturá-los faz sua renda parecer maior do que é e deixa o cliente desconfiado da sua taxa.

Seja claro sobre as margens. Se você soma uma porcentagem ou uma taxa fixa de manuseio sobre os custos de fornecedores, diga isso no contrato e mostre em linha própria. A transparência protege o relacionamento e encurta as disputas.

Precifique o trabalho do dia por bloco. Dez horas da organizadora principal a $100 dão $1,000, e dez horas de um assistente a $40 dão $400. Se o evento se estender, as horas extras são fáceis de cobrar porque a base por hora já está na fatura.

Confira o número de convidados antes da fatura final. Doze toalhas a $14 dão $168.00, mas se os convidados subirem para quatorze mesas o valor muda. Peça ao cliente que confirme as quantidades finais por escrito antes de você cobrar.

Verifique o tratamento do imposto. Se suas taxas e os bens repassados são tributáveis pode variar conforme o estado e o que você vende. Nosso guia sobre como adicionar imposto sobre vendas a uma fatura trata da mecânica, e o órgão tributário do seu estado pode dizer o que se aplica. Estas são informações gerais, não aconselhamento tributário.

Erros comuns a evitar

1. Cobrar tudo no final. Você carrega o custo do projeto inteiro e perde poder de negociação se o cliente atrasar.
2. Misturar custos repassados com taxas. Isso confunde o cliente e a sua própria contabilidade.
3. Esconder uma margem. Os clientes costumam descobrir, e margens não informadas prejudicam a confiança.
4. Não fazer referência ao contrato. Sem o número do contrato na fatura, as disputas recomeçam do zero.
5. Deixar vagas as condições de cancelamento. Diga o que acontece com o sinal se a data mudar ou o evento for cancelado.
6. Pular a confirmação final do número de convidados. Os custos repassados por item dependem dela.

Como usar este modelo