Eventplaner Rechnungsvorlage für die Eventplanung

Eine Eventplaner-Rechnungsvorlage hat eine schwierigere Aufgabe als die meisten. Ihre Arbeit erstreckt sich über Monate, Ihre Kosten umfassen Geld, das anderen gehört, und Ihr wichtigster Arbeitstag ist der Tag, an dem Ihr Kunde zusieht. Die kostenlose Vorlage auf dieser Seite ist für diese Form gebaut: eine Planungsgebühr, Weiterberechnungszeilen von Anbietern, stundenweise Tageskoordination und einen Zahlungsplan. Klicken Sie auf “Vorlage verwenden”, und der kostenlose Rechnungsgenerator öffnet sich mit diesen Linien vorbefüllt, damit Sie sie für die Veranstaltung vor Ihnen anpassen können.

Warum Eventplanung anders abrechnet

Die meisten Dienstleistungsunternehmen stellen nach der Arbeit in Rechnung. Eventplaner stellen gewöhnlich vorher in Rechnung, in Etappen, weil sie das Geld des Kunden und ihre eigene Zeit lange vor der Veranstaltung binden.

• Der Zeitplan ist lang. Eine Hochzeit oder Konferenz wird möglicherweise über sechs bis zwölf Monate geplant, sodass eine einzige Rechnung am Ende Sie das gesamte Projekt tragen ließe.
• Geld fließt durch Sie hindurch. Floristen, Mietfirmen, Locations und Druckereien können über Sie abrechnen, was bedeutet, dass Ihre Rechnung Kosten enthält, die nicht Ihr Umsatz sind.
• Die Arbeit hat unterschiedliche Formen. Design ist eine Pauschale, Anbieterkoordination ist stundenweise, und die Veranstaltung selbst ist ein Block von gestaffelter Zeit.
• Daten treiben alles an. Zahlungen sind gewöhnlich an Meilensteine gebunden, wie Vertragsunterzeichnung, endgültige Personenanzahl und eine bestimmte Anzahl von Tagen vor der Veranstaltung.
• Änderungen sind normal. Personenanzahlen schwanken, Anbieter wechseln und die Rechnung muss Schritt halten.

Was auf eine Eventplaner-Rechnung gehört

Beginnen Sie mit den Grundlagen in unserem Leitfaden zu was auf eine Rechnung gehört, und fügen Sie dann die Details hinzu, die für Veranstaltungen passen.

• Ihr Firmenname, Adresse und Kontaktdaten
• Der Name des Kunden und der Veranstaltungsname, das Datum und der Veranstaltungsort
• Rechnungsnummer und ein Verweis auf die unterzeichnete Vereinbarung
• Die Planungsgebühr als Pauschalbetrag oder als Meilenstein-Raten
• Stundenweise Arbeit mit Stunden und Satz
• Weiterberechnungszeilen von Anbietern, jede mit dem Anbieternamen, der Menge und den tatsächlichen Kosten
• Jegliche Bearbeitungs- oder Beschaffungsgebühr, separat ausgewiesen
• Anzahlungen und frühere Zahlungen als Gutschriften
• Das Fälligkeitsdatum jeder Rate
• Ihre Stornierungs- und Änderungsrichtlinie, in einem Satz zusammengefasst

Eine Beispielrechnung für Eventplaner

Diese Rechnung deckt die Tageskoordination und einige Weiterberechnungsposten für ein Abendessen mit zwölf Tischen ab:

Das beläuft sich auf 2.348,00 $. Beachten Sie, wie sich die Weiterberechnungszeilen von Ihren eigenen Gebühren abheben, sodass der Kunde sehen kann, welcher Teil der Rechnung Ihre Zeit und welcher Teil an den Anbieter geht.

Zahlungsbedingungen, die funktionieren

Für Veranstaltungen passt selten ein einziges Fälligkeitsdatum. Ein gängiges Muster ist eine Pauschale bei Vertragsunterzeichnung, eine zweite Zahlung bei einem Planungs-Meilenstein und der Restbetrag fällig Netto 15 oder mehr vor der Veranstaltung, sodass Sie nicht nach der Party hinter Geld herlaufen. Bei kleineren, schnell durchgeführten Jobs können Netto 15 oder Netto 30 ausreichen. Unser Leitfaden zu Zahlungsbedingungen für Rechnungen erklärt, wie Sie diese einrichten.

Was auch immer Sie wählen, schreiben Sie es in Ihre Vereinbarung und wiederholen Sie es auf jeder Rechnung. Ein Kunde, der “Rate 2 von 3, fällig am 1. September” sieht, ist weniger überrascht als einer, der eine einzelne Rechnung mit einem Fälligkeitsdatum nächste Woche erhält.

Tipps zur Preisgestaltung und Aufschlüsselung

Trennen Sie Gebühren von Kosten. Ihre Planungsgebühr ist Umsatz. Ein 65 $ teurer Blumengesteck vom Floristen ist eine Kostenart, die Sie weiterberechnen. Das Vermischen lässt Ihr Einkommen größer aussehen, als es ist, und macht den Kunden misstrauisch gegenüber Ihrer Gebühr.

Seien Sie ehrlich bei Aufschlägen. Wenn Sie einen Prozentsatz oder eine pauschale Bearbeitungsgebühr auf Anbieterkosten hinzufügen, sagen Sie es in der Vereinbarung und zeigen Sie es als eigene Zeile. Transparenz schützt Ihre Beziehung und hält Streitigkeiten kurz.

Bepreisen Sie die Arbeit am Veranstaltungstag pro Block. Zehn Stunden Planerin zu 100 $ sind 1.000 $, und zehn Stunden einer Helferin zu 40 $ sind 400 $. Wenn die Veranstaltung länger dauert, ist Überstunden leicht zu berechnen, da die Stundenbasis bereits auf der Rechnung steht.

Überprüfen Sie Personenanzahlen vor der Schlussrechnung. Zwölf Wäschestücke zu 14 $ sind 168,00 $, aber wenn sich die Gästezahl auf vierzehn Tische erhöht, ändert sich die Zahl. Bitten Sie den Kunden, die endgültigen Mengen schriftlich zu bestätigen, bevor Sie abrechnen.

Prüfen Sie die Steuerbehandlung. Ob Ihre Gebühren und weiterberechneten Waren steuerpflichtig sind, kann je nach Bundesstaat und nach dem, was Sie verkaufen, variieren. Unser Leitfaden zu wie man Verkaufssteuer zu einer Rechnung hinzufügt behandelt die Mechanismen, und Ihre Landessteuerbehörde kann Ihnen sagen, was zutrifft. Dies sind allgemeine Informationen, keine Steuerberatung.

Häufige Fehler vermeiden

1. Alles am Ende in Rechnung stellen. Sie tragen die Kosten des gesamten Projekts und verlieren Hebelwirkung, wenn der Kunde verzögert.
2. Anbieter-Weiterberechnungskosten mit Gebühren vermischen. Es verwirrt den Kunden und Ihre eigene Buchhaltung.
3. Einen Aufschlag verstecken. Kunden finden es gewöhnlich heraus, und nicht offengelegte Aufschläge schaden dem Vertrauen.
4. Nicht auf den Vertrag verweisen. Ohne die Vereinbarungsnummer auf der Rechnung beginnen Streitigkeiten von vorn.
5. Stornierungsbedingungen vage lassen. Sagen Sie, was mit Anzahlungen passiert, wenn das Datum verlegt oder die Veranstaltung storniert wird.
6. Die endgültige Personenanzahl-Bestätigung überspringen. Pro-Artikel-Weiterberechnungskosten hängen davon ab.

So verwenden Sie diese Vorlage