Etkinlik organizasyon faturası örneği ve şablonu

Aşağıdaki etkinlik organizasyon faturası örneği, gerçekçi satırlar ve tutarlarla hazır gelir. Bir etkinlik planlayıcı fatura şablonunun işi çoğundan daha zordur. İşiniz aylara yayılır, maliyetleriniz başkalarına ait olan parayı da içerir ve en yoğun çalışma gününüz müşterinizin sizi izlediği gündür. Bu sayfadaki ücretsiz şablon bu şekil için hazırlandı: bir planlama ücreti, tedarikçi yansıtma satırları, saatlik etkinlik günü koordinasyonu ve bir ödeme takvimi. “Bu şablonu kullan” düğmesine tıkladığınızda ücretsiz fatura oluşturucu bu satırlarla önceden doldurulmuş olarak açılır; böylece onları önünüzdeki etkinliğe göre ayarlayabilirsiniz.

Etkinlik planlama neden farklı faturalanır

Çoğu hizmet işletmesi işten sonra fatura keser. Etkinlik planlayıcılar genellikle işten önce, aşamalar halinde fatura keser; çünkü müşterinin parasını ve kendi zamanlarını etkinlikten çok önce taahhüt ederler.

• Takvim uzundur. Bir düğün veya konferans altı ila on iki ay boyunca planlanabilir; bu yüzden sonda kesilen tek bir fatura tüm projeyi sizin taşımanıza yol açardı.
• Para sizden geçer. Çiçekçiler, kiralama şirketleri, mekânlar ve matbaalar sizin üzerinizden fatura kesebilir; yani faturanız sizin gelirinizi oluşturmayan maliyetleri de içerir.
• İş farklı biçimlerde gelir. Tasarım sabit ücrettir, tedarikçi koordinasyonu saatliktir ve etkinliğin kendisi personelli bir zaman bloğudur.
• Tarihler her şeyi belirler. Ödemeler genellikle sözleşme imzası, nihai katılımcı sayısı ve etkinlikten belirli gün önce gibi kilometre taşlarına bağlıdır.
• Değişiklikler normaldir. Katılımcı sayıları oynar, tedarikçiler değişir ve faturanın buna ayak uydurması gerekir.

Etkinlik planlayıcı faturasında neler yer almalı

Faturada neler olmalı rehberimizdeki temel bilgilerle başlayın, ardından etkinliklere uygun ayrıntıları ekleyin.

• İşletme adınız, adresiniz ve iletişim bilgileriniz
• Müşterinin adı ile etkinliğin adı, tarihi ve mekânı
• Fatura numarası ve imzalı anlaşmaya bir atıf
• Sabit tutar veya kilometre taşı taksitleri olarak gösterilen planlama ücreti
• Saat ve ücretle gösterilen saatlik işler
• Her biri tedarikçi adı, miktar ve gerçek maliyetle yazılmış tedarikçi yansıtma satırları
• Varsa ayrıca gösterilen işlem veya tedarik ücreti
• Kredi olarak gösterilen ön ödemeler ve önceki ödemeler
• Her taksit için son ödeme tarihi
• Tek cümleyle özetlenmiş iptal ve tarih değişikliği politikanız

Örnek bir etkinlik planlayıcı faturası

Bu fatura, on iki masalık bir akşam yemeği için etkinlik günü koordinasyonunu ve birkaç yansıtma kalemini kapsar:

Toplam $2,348.00 eder. Yansıtma satırlarının kendi ücretlerinizden ayrı durduğuna dikkat edin; böylece müşteri faturanın hangi kısmının sizin zamanınız, hangi kısmının tedarikçiye ödeyeceği tutar olduğunu görebilir.

İşe yarayan ödeme koşulları

Etkinlikler için tek bir son ödeme tarihi nadiren uygun düşer. Yaygın bir düzen, imza anında bir ön ödeme, bir planlama kilometre taşında ikinci bir ödeme ve etkinlikten 15 gün veya daha önce ödenecek bakiyedir; böylece partiden sonra parayı kovalamazsınız. Daha küçük, hızlı teslimli işler için 15 gün veya 30 gün vade yeterli olabilir. Fatura ödeme koşulları rehberimiz bunları nasıl kuracağınızı açıklar.

Hangi takvimi seçerseniz seçin, anlaşmanıza yazın ve her faturada tekrarlayın. “3 taksitin 2.si, 1 Eylül’de ödenecek” gören bir müşteri, gelecek hafta son ödeme tarihli tek bir fatura alan müşteriden daha az şaşırır.

Fiyatlandırma ve kalemlendirme ipuçları

Ücretleri maliyetlerden ayırın. Planlama ücretiniz gelirdir. Bir çiçekçiden gelen $65’lık masa süsü, ileteceğiniz bir maliyettir. Bunları karıştırmak gelirinizi olduğundan büyük gösterir ve müşteriyi ücretinizden şüphelendirir.

Kâr paylarında açık olun. Tedarikçi maliyetleri üzerine yüzde veya sabit işlem ücreti ekliyorsanız, bunu anlaşmada belirtin ve ayrı bir satır olarak gösterin. Şeffaflık ilişkinizi korur ve anlaşmazlıkları kısa tutar.

Etkinlik günü işini blok olarak fiyatlandırın. $100 üzerinden on saatlik baş planlayıcı süresi $1,000, $40 üzerinden on saatlik bir asistan $400 eder. Etkinlik uzarsa mesai faturalamak kolaydır; çünkü saatlik esas zaten faturadadır.

Son faturadan önce katılımcı sayılarını yeniden kontrol edin. $14’dan on iki masa örtüsü $168.00 eder, ancak konuk sayısı on dört masaya çıkarsa rakam değişir. Faturalamadan önce müşteriden nihai miktarları yazılı olarak onaylamasını isteyin.

Vergi uygulamasını kontrol edin. Ücretlerinizin ve yansıtılan malların vergilendirilip vergilendirilmeyeceği eyalete ve ne sattığınıza göre değişebilir. Faturaya satış vergisi nasıl eklenir rehberimiz mekaniği anlatır ve eyaletinizin vergi dairesi neyin geçerli olduğunu söyleyebilir. Bu genel bilgidir, vergi danışmanlığı değildir.

Kaçınılması gereken yaygın hatalar

1. Her şeyi sonda faturalamak. Tüm projenin maliyetini siz taşırsınız ve müşteri gecikirse pazarlık gücünüzü kaybedersiniz.
2. Yansıtma maliyetlerini ücretlerle karıştırmak. Müşteriyi ve kendi muhasebenizi şaşırtır.
3. Kâr payını gizlemek. Müşteriler genellikle öğrenir ve açıklanmayan kâr payları güveni zedeler.
4. Sözleşmeye atıf yapmamak. Faturada anlaşma numarası yoksa anlaşmazlıklar sıfırdan başlar.
5. İptal koşullarını belirsiz bırakmak. Tarih kayarsa veya etkinlik iptal edilirse ön ödemelere ne olacağını yazın.
6. Nihai katılımcı sayısı onayını atlamak. Kalem başına yansıtma maliyetleri buna bağlıdır.

Bu şablon nasıl kullanılır