Contoh faktur jasa event organizer

contoh faktur jasa event organizer yang lebih berat daripada kebanyakan. Pekerjaan Anda berlangsung berbulan-bulan, biaya Anda mencakup uang milik pihak lain, dan hari kerja terbesar Anda adalah hari saat klien menyaksikan. Template gratis di halaman ini dibuat untuk bentuk itu: biaya perencanaan, baris vendor yang diteruskan, koordinasi hari-H per jam, dan jadwal pembayaran. Klik “Gunakan template ini” dan generator faktur gratis terbuka dengan baris-baris ini sudah terisi, sehingga bisa Anda sesuaikan dengan acara yang sedang Anda tangani.

Mengapa perencanaan acara ditagih secara berbeda

Kebanyakan bisnis jasa menagih setelah pekerjaan selesai. Event planner biasanya menagih sebelumnya, secara bertahap, karena mereka mengikat uang klien dan waktu mereka sendiri jauh sebelum acara berlangsung.

• Jadwalnya panjang. Pernikahan atau konferensi bisa direncanakan selama enam hingga dua belas bulan, sehingga satu faktur di akhir akan membuat Anda menanggung seluruh proyek.
• Uang melewati Anda. Florist, perusahaan penyewaan, tempat acara, dan percetakan bisa menagih lewat Anda, yang berarti faktur Anda memuat biaya yang bukan pendapatan Anda.
• Pekerjaan datang dalam bentuk berbeda. Perancangan adalah biaya tetap, koordinasi vendor per jam, dan acara itu sendiri adalah blok waktu dengan staf.
• Tanggal menentukan segalanya. Pembayaran biasanya dikaitkan dengan tonggak seperti penandatanganan kontrak, jumlah tamu final, dan sekian hari sebelum acara.
• Perubahan itu biasa. Jumlah tamu bergeser, vendor berganti, dan faktur harus mengikutinya.

Apa yang dicantumkan di faktur event planner

Mulailah dengan dasar dalam panduan kami tentang apa yang dicantumkan di faktur, lalu tambahkan detail yang sesuai untuk acara.

• Nama usaha, alamat, dan detail kontak Anda
• Nama klien serta nama, tanggal, dan lokasi acara
• Nomor faktur dan rujukan ke kesepakatan yang ditandatangani
• Biaya perencanaan sebagai jumlah tetap atau cicilan per tonggak
• Pekerjaan per jam dengan jumlah jam dan tarif
• Baris vendor yang diteruskan, masing-masing dengan nama vendor, kuantitas, dan biaya sebenarnya
• Biaya penanganan atau pengadaan apa pun, ditampilkan terpisah
• Uang muka dan pembayaran sebelumnya ditampilkan sebagai kredit
• Tanggal jatuh tempo untuk setiap cicilan
• Kebijakan pembatalan dan perubahan tanggal Anda, diringkas dalam satu kalimat

Contoh faktur event planner

Faktur ini mencakup koordinasi hari-H dan beberapa item terusan untuk jamuan makan malam dua belas meja:

Jumlahnya $2,348.00. Perhatikan bagaimana baris terusan berdiri terpisah dari biaya Anda sendiri, sehingga klien bisa melihat bagian tagihan mana yang merupakan waktu Anda dan mana yang menjadi hak vendor.

Ketentuan pembayaran yang cocok

Untuk acara, satu tanggal jatuh tempo jarang cocok. Pola yang umum adalah retainer saat penandatanganan, pembayaran kedua pada tonggak perencanaan, dan saldo jatuh tempo net 15 atau lebih sebelum acara agar Anda tidak mengejar uang setelah pesta usai. Untuk pekerjaan yang lebih kecil dan cepat, net 15 atau net 30 mungkin sudah cukup. Panduan kami tentang ketentuan pembayaran faktur menjelaskan cara menyusunnya.

Jadwal apa pun yang Anda pilih, tuliskan dalam kesepakatan dan ulangi di setiap faktur. Klien yang melihat “Cicilan 2 dari 3, jatuh tempo 1 September” lebih kecil kemungkinannya terkejut dibanding yang menerima satu tagihan dengan jatuh tempo minggu depan.

Tips penetapan harga dan perincian

Pisahkan biaya jasa dari biaya titipan. Biaya perencanaan adalah pendapatan. Rangkaian bunga seharga $65 dari florist adalah biaya yang Anda teruskan. Mencampurnya membuat pendapatan Anda tampak lebih besar dari sebenarnya dan membuat klien curiga terhadap biaya jasa Anda.

Terbuka soal markup. Jika Anda menambah persentase atau biaya penanganan tetap pada biaya vendor, katakan dalam kesepakatan dan tampilkan sebagai baris tersendiri. Transparansi menjaga hubungan Anda dan mempersingkat sengketa.

Hargai pekerjaan hari-H per blok. Sepuluh jam perencana utama dengan tarif $100 adalah $1,000, dan sepuluh jam asisten dengan tarif $40 adalah $400. Jika acara berlangsung lebih lama, lembur mudah ditagih karena dasar per jamnya sudah ada di faktur.

Periksa ulang jumlah tamu sebelum faktur akhir. Dua belas taplak dengan tarif $14 adalah $168.00, tetapi jika jumlah tamu naik menjadi empat belas meja, angkanya berubah. Minta klien mengonfirmasi kuantitas akhir secara tertulis sebelum Anda menagih.

Periksa perlakuan pajaknya. Apakah biaya jasa dan barang yang diteruskan dikenai pajak bisa berbeda menurut wilayah dan apa yang Anda jual. Panduan kami tentang cara menambahkan pajak penjualan ke faktur membahas mekanismenya, dan lembaga pajak di wilayah Anda bisa menjelaskan apa yang berlaku. Ini informasi umum, bukan nasihat pajak.

Kesalahan umum yang perlu dihindari

1. Menagih semuanya di akhir. Anda menanggung biaya seluruh proyek dan kehilangan daya tawar jika klien menunda.
2. Mencampur biaya terusan dengan biaya jasa. Ini membingungkan klien dan pembukuan Anda sendiri.
3. Menyembunyikan markup. Klien cenderung mengetahuinya, dan markup yang tidak diungkapkan merusak kepercayaan.
4. Tidak merujuk kontrak. Tanpa nomor kesepakatan di faktur, sengketa dimulai dari nol.
5. Membiarkan ketentuan pembatalan samar. Jelaskan apa yang terjadi pada uang muka jika tanggal bergeser atau acara dibatalkan.
6. Melewatkan konfirmasi jumlah tamu akhir. Biaya terusan per item bergantung padanya.

Cara menggunakan template ini