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¿Qué es la gestión de cobranza?
La gestión de cobranza es el proceso de recordar a los clientes que paguen facturas vencidas. Conoce las etapas, un calendario de ejemplo y cómo ser cortés.
Actualizado el · Por PayToMe Editorial
La gestión de cobranza es el proceso de contactar a los clientes para pedirles que paguen una factura vencida. Suele ser una serie de recordatorios que empiezan amistosos y se vuelven más firmes, enviados por correo electrónico, mensaje de texto, carta o teléfono.
Cómo funciona
La mayoría de los pagos atrasados son descuidos, no negativas. Un buen proceso de cobranza facilita pagar, mantiene un tono profesional y solo escala cuando hace falta.
Una secuencia típica se ve así:
- Antes de la fecha de vencimiento. Un recordatorio breve unos días antes, con la factura adjunta.
- El día del vencimiento. Una nota de que el pago vence hoy, con un enlace de pago.
- Poco después. Un mensaje cortés de que la factura está vencida, preguntando si hay algún problema.
- Seguimiento. Un mensaje más firme que indica cualquier recargo por mora y un nuevo plazo.
- Aviso final. Una declaración clara de lo que ocurre después, como pausar el trabajo o enviar la cuenta a cobranza.
Tu informe de antigüedad de saldos te dice qué facturas perseguir primero. Los recordatorios protegen tus cuentas por cobrar y reducen la probabilidad de que una factura termine como deuda incobrable.
Mantén cada mensaje objetivo. No amenaces. Si piensas cobrar un recargo por mora, asegúrate de que se indicó en la factura o en el contrato antes de emitir la factura.
Ejemplo
Una diseñadora envía la factura INV-512 por $2,400.00, con vencimiento el 15 de septiembre.
Consejos
- Envía los recordatorios con un calendario fijado de antemano, no cuando sientas preocupación.
- Incluye una forma de pagar en cada mensaje.
- Ofrece un plan de pagos cuando un buen cliente atraviesa dificultades.
- Guarda un registro de cada contacto.
PayToMe está en beta pública, y los recordatorios inteligentes para automatizar esto están en desarrollo, con tu aprobación antes de enviar nada. Consulta los recordatorios inteligentes para ver el estado, y usa el generador de facturas gratuito para crear facturas claras hoy.
Términos relacionados
- Informe de antigüedad de saldos: qué facturas están vencidas y por cuánto tiempo.
- Deuda incobrable: facturas que no se cobrarán.
- Cuentas por cobrar: el total que te deben.
- Cancelación contable: retirar una factura incobrable.