VAT इनवॉइस में क्या लिखना ज़रूरी है: सरल गाइड

यहाँ जानें: VAT इनवॉइस में क्या लिखना ज़रूरी है। VAT इनवॉइस की ज़रूरतों का सार यह है कि बिक्री को जाँचने के लिए टैक्स प्राधिकरण को पर्याप्त विवरण दिखे। UK में HMRC पूरे VAT इनवॉइस पर 14 विवरण सूचीबद्ध करता है। EU में Directive 2006/112/EC का अनुच्छेद 226 साझा सूची तय करता है। दोनों में क्रमिक नंबर, दोनों पक्षों का विवरण, स्पष्ट विवरण, VAT दर और VAT राशि चाहिए।

VAT इनवॉइस क्या है

मूल्य-वर्धित कर आपूर्ति शृंखला के हर चरण पर लगता है। VAT इनवॉइस वह दस्तावेज़ है जो पंजीकृत कारोबार यह दिखाने के लिए जारी करता है कि उसने VAT लिया, और वही दस्तावेज़ बिज़नेस ग्राहक उस VAT को वापस माँगने के लिए इस्तेमाल करता है। चूँकि ग्राहक का दावा इसी पर निर्भर है, टैक्स प्राधिकरण तय करते हैं कि इनवॉइस में क्या होना चाहिए।

तीन विचार बाक़ी को समझना आसान बनाते हैं।

• सिर्फ़ VAT-पंजीकृत कारोबार VAT इनवॉइस जारी करते हैं। अगर आप पंजीकृत नहीं हैं, तो आप VAT या VAT नंबर नहीं दिखाते।
• इनवॉइस सबूत है। कोई छूटा फ़ील्ड ग्राहक के दावे में देरी कर सकता है और ऑडिट में सवाल खड़े कर सकता है।
• अलग-अलग संस्करण होते हैं। पूरा इनवॉइस डिफ़ॉल्ट है। कई देश छोटी राशियों के लिए सरलीकृत इनवॉइस की अनुमति देते हैं, और क्रेडिट नोट गलतियाँ सुधारते हैं। यह गाइड पूरे संस्करण को कवर करती है।

सीधी परिभाषाओं के लिए VAT और VAT नंबर की शब्दावली प्रविष्टियाँ देखें।

UK: HMRC के अनुसार पूरे VAT इनवॉइस पर क्या दिखना चाहिए

HMRC की VAT trader records नियम-पुस्तिका (VATREC5010) वे विवरण सूचीबद्ध करती है जो पूरे VAT इनवॉइस पर होने चाहिए। सरल भाषा में:

1. एक अनोखा क्रमिक नंबर, किसी शृंखला पर आधारित, जो इनवॉइस की पहचान कराए।
2. आपूर्ति का समय, यानी माल या सेवाएँ कब दी गईं।
3. जारी करने की तारीख।
4. आपका नाम, पता और VAT पंजीकरण नंबर, जो आपके पंजीकरण प्रमाणपत्र से मेल खाए।
5. ग्राहक का नाम और पता।
6. माल या सेवाओं का स्पष्ट और ख़ास विवरण।
7. हर आइटम के लिए माल की मात्रा, या सेवाओं का दायरा।
8. हर आइटम की इकाई क़ीमत।
9. हर आइटम के लिए VAT दर और VAT को छोड़कर देय राशि।
10. VAT को छोड़कर कुल देय राशि।
11. दी गई किसी नकद छूट की दर।
12. स्टर्लिंग में लगने योग्य कुल VAT।
13. अगर आप मार्जिन स्कीम इस्तेमाल करते हैं तो उसका संदर्भ या संकेत।
14. अगर इनवॉइस रिवर्स चार्ज आपूर्ति को कवर करता है तो उसका संदर्भ या संकेत।

GOV.UK एक छोटा अंगूठा-नियम जोड़ता है: अपना VAT नंबर दिखाएँ और VAT को अलग से प्रदर्शित करें। अगर आप किसी अन्य मुद्रा में इनवॉइस बनाते हैं, तब भी VAT का कुल स्टर्लिंग में दिखना चाहिए।

EU: Directive 2006/112/EC का अनुच्छेद 226

EU ढाँचा VAT Directive है, और अनुच्छेद 226 उन ब्योरों की सूची तय करता है जो Directive के तहत जारी VAT इनवॉइस में होने चाहिए। शब्दावली EUR-Lex पर है। संक्षेप में, यह माँगता है:

• जारी करने की तारीख और एक क्रमिक नंबर जो इनवॉइस की अनोखी पहचान करे;
• आपूर्तिकर्ता का VAT पहचान नंबर, और कुछ मामलों में ग्राहक का;
• आपूर्तिकर्ता और ग्राहक के पूरे नाम और पते;
• माल की मात्रा और प्रकृति, या सेवाओं का दायरा और प्रकृति;
• आपूर्ति की तारीख, अगर वह जारी करने की तारीख से अलग हो;
• हर दर या छूट के लिए कर-योग्य राशि, VAT को छोड़कर इकाई क़ीमत, और कोई छूट जो इकाई क़ीमत में पहले से न हो;
• लागू की गई VAT दर और देय VAT राशि;
• छूट का संदर्भ, जहाँ VAT नहीं लिया जाता;
• “Reverse charge” शब्द, जहाँ VAT की ज़िम्मेदारी ग्राहक की है;
• मार्जिन स्कीम जैसी विशेष योजनाओं के संदर्भ, जहाँ वे लागू हों।

दो सावधानियाँ। पहली, Directive एक न्यूनतम सीमा तय करता है, और हर सदस्य देश उसके आसपास अपना क़ानून लिखता है। कुछ देश अतिरिक्त चीज़ें माँगते हैं, जैसे ख़ास टैक्स कोड, कंपनी पंजीकरण नंबर या कोई भाषा। दूसरी, सरलीकृत इनवॉइस, समय और e-इनवॉइसिंग के ब्योरे देश के अनुसार बदलते हैं, इसलिए उस देश का प्राधिकरण जाँचें जहाँ आपूर्ति होती है या जहाँ आप पंजीकृत हैं।

रिवर्स चार्ज: जब VAT का हिसाब ग्राहक देता है

रिवर्स चार्ज में आपूर्तिकर्ता VAT नहीं लेता। इसके बजाय ग्राहक उसे अपने रिटर्न में दर्ज करता है। यह सीमा-पार बिज़नेस-टू-बिज़नेस सेवाओं और, देश के अनुसार, कुछ घरेलू क्षेत्रों में आम है।

इनवॉइस पर क्या दिखाना है, यह देश के अनुसार अलग है।

• EU। अनुच्छेद 226 “Reverse charge” शब्द माँगता है। न्याय न्यायालय ने कुछ मामलों में सख़्त रुख़ अपनाया है और माना है कि इन शब्दों को हमेशा किसी छूट के संदर्भ या किसी अन्य वाक्यांश से नहीं बदला जा सकता।
• UK। HMRC की नियम-पुस्तिकाएँ कहती हैं कि आपूर्तिकर्ता को VAT इनवॉइस की सारी सामान्य जानकारी दिखानी होगी और इनवॉइस पर ऐसी टिप्पणी लगानी होगी जो साफ़ करे कि रिवर्स चार्ज लागू है। HMRC कहता है कि सटीक शब्द क़ानून में तय नहीं हैं, और “Reverse charge supply” और “Customer to pay output tax of £X to HMRC” जैसे उदाहरण देता है। रिवर्स चार्ज की राशि दिखानी चाहिए पर लिए गए कुल VAT में शामिल नहीं होनी चाहिए।

छोटी परिभाषा के लिए रिवर्स चार्ज की शब्दावली प्रविष्टि देखें।

हल किए हुए उदाहरण

UK का पूरा VAT इनवॉइस

UK का एक फ़्रीलांस डेवलपर, जो VAT के लिए पंजीकृत है, किसी UK कंपनी को £80 प्रति घंटे पर 10 घंटे के काम का बिल देता है। लिखते समय UK की मानक दर 20% है, जिसे हम यहाँ उदाहरण के तौर पर इस्तेमाल करते हैं। मौजूदा दर और कम दरें GOV.UK पर जाँचें।

EU रिवर्स चार्ज इनवॉइस

जर्मनी का एक सलाहकार, जो VAT के लिए पंजीकृत है, फ़्रांस के एक कारोबार को €2,500 की सलाहकारी परियोजना का बिल देता है। इस सेवा की आपूर्ति का स्थान आमतौर पर वह है जहाँ बिज़नेस ग्राहक स्थापित है, इसलिए फ़्रांसीसी ग्राहक रिवर्स चार्ज के ज़रिए VAT का हिसाब देता है।

रिवर्स चार्ज लागू होता है या नहीं, इसके नियम इनवॉइस के नियमों से अलग हैं। अपनी सेवा की आपूर्ति का स्थान अपने देश के प्राधिकरण से पक्का करें।

आम गलतियाँ

• अलग-अलग दस्तावेज़ प्रकारों के लिए एक ही इनवॉइस नंबर शृंखला इस्तेमाल करना। इनवॉइस के लिए एक अटूट क्रम रखें। प्रोफ़ॉर्मा और क्रेडिट नोट का नंबर अलग रखें। देखें इनवॉइस नंबरिंग।
• आपूर्ति का समय भूल जाना। UK में यह सूचीबद्ध विवरण है, और यह जारी करने की तारीख से अलग हो सकता है।
• ऐसा VAT नंबर दिखाना जो आपके पास नहीं है। सिर्फ़ पंजीकृत कारोबार दिखा सकता है।
• VAT सिर्फ़ कुल में डालना। VAT राशि और दर अलग से दिखाएँ।
• रिवर्स चार्ज के शब्द छोड़ना। ग्राहक को VAT का हिसाब देने के लिए उनकी ज़रूरत है।
• स्टर्लिंग वाला कुल छूट जाना। यूरो या डॉलर में बने UK इनवॉइस पर भी VAT का कुल स्टर्लिंग में चाहिए।
• काउंटर की रसीद पर निर्भर रहना। छोटी रसीद में शायद ही वे फ़ील्ड होते हैं जो ग्राहक को VAT वापस माँगने के लिए चाहिए।
• गलत दर इस्तेमाल करना। मानक, घटी हुई और शून्य दरें उत्पाद और देश के अनुसार अलग हैं।

हर VAT इनवॉइस के लिए चेकलिस्ट

• आप वहाँ VAT के लिए पंजीकृत हैं जहाँ आप उसे लेते हैं, और आपका VAT नंबर सही है।
• इनवॉइस नंबर अनोखा है और आपके क्रम का पालन करता है।
• जारी करने की तारीख और आपूर्ति की तारीख या समय, दोनों साफ़ हैं।
• आपका नाम और पता, और ग्राहक का नाम और पता, पूरे हैं।
• हर पंक्ति में विवरण, मात्रा और इकाई क़ीमत है।
• इस्तेमाल की गई हर दर के लिए VAT दर और VAT राशि अलग से दिखाई गई है।
• कुल VAT उस मुद्रा में दिखता है जो आपका टैक्स प्राधिकरण माँगता है, जैसे UK में स्टर्लिंग।
• कोई भी छूट, अपवाद या विशेष योजना बताई गई है।
• रिवर्स चार्ज आपूर्तियों में सही शब्द हैं और जहाँ ज़रूरी हो वहाँ ग्राहक का VAT नंबर है।
• आपने उतने समय के लिए कॉपी रखी है जितना आपका टैक्स प्राधिकरण माँगता है।

किसी भी इनवॉइस के सामान्य लेआउट के लिए इनवॉइस में क्या शामिल करें पढ़ें।

PayToMe कहाँ फ़िट होता है

मुफ़्त इनवॉइस जनरेटर और सेल्स टैक्स कैलकुलेटर आज लाइव हैं, और दोनों टैक्स को अलग पंक्ति में दिखाते हैं। स्थानीय VAT लेबल, क्लाइंट के VAT नंबर का फ़ील्ड, रिवर्स चार्ज के शब्द और देश-अनुसार फ़ॉर्मैटिंग बहु-मुद्रा इनवॉइसिंग का हिस्सा हैं, जो विकास में है। आपको हर इनवॉइस को अपने टैक्स प्राधिकरण के नियमों से मिलाकर जाँचना चाहिए।

स्रोत

यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या क़ानूनी सलाह नहीं। UK की सूची HMRC की नियम-पुस्तिका VATREC5010 से है, और रिवर्स चार्ज के बिंदु VATREC6060 और GOV.UK के VAT इनवॉइस पेज से। EU ढाँचा Directive 2006/112/EC, अनुच्छेद 226 है। हर EU देश अपने नियम जोड़ता है, और UK के नियम बदल सकते हैं, इसलिए जो टैक्स प्राधिकरण आप पर लागू हो उससे मौजूदा ज़रूरत की पुष्टि करें।