MwSt-Rechnungsanforderungen: was eine EU- oder UK-Rechnung zeigen muss

MwSt-Rechnungsanforderungen kommen darauf an, genug Detail für eine Steuerbehörde zu zeigen, um den Verkauf zu prüfen. Im Vereinigten Königreich listet HMRC 14 Angaben auf einer vollständigen MwSt-Rechnung. In der EU setzt Artikel 226 der Richtlinie 2006/112/EG die gemeinsame Liste fest. Beide verlangen eine fortlaufende Nummer, die Details beider Parteien, eine klare Beschreibung, den MwSt-Satz und den MwSt-Betrag.

Was eine MwSt-Rechnung ist

Mehrwertsteuer wird bei jeder Stufe einer Lieferkette berechnet. Eine MwSt-Rechnung ist das Dokument, das ein registriertes Unternehmen ausstellt, um zu zeigen, dass es MwSt berechnet hat, und das Dokument, das ein Geschäftskunde nutzt, um diese MwSt zurückzufordern. Da die Rückforderung des Kunden davon abhängt, legen Steuerbehörden fest, was die Rechnung enthalten muss.

Drei Ideen machen den Rest leichter verständlich.

• Nur MwSt-registrierte Unternehmen stellen MwSt-Rechnungen aus. Wenn Sie nicht registriert sind, zeigen Sie keine MwSt und keine MwSt-Nummer.
• Die Rechnung ist ein Beleg. Ein fehlendes Feld kann die Rückforderung des Kunden verzögern und bei einer Prüfung Fragen aufwerfen.
• Es gibt verschiedene Versionen. Eine vollständige Rechnung ist der Standard. Viele Länder erlauben eine vereinfachte Rechnung für kleine Beträge, und Gutschriften korrigieren Fehler. Dieser Leitfaden behandelt die vollständige Version.

Für die einfachen Definitionen sehen Sie die Glossareinträge für MwSt und MwSt-Nummer.

UK: was HMRC sagt, dass eine vollständige MwSt-Rechnung zeigen muss

Das Handbuch von HMRC zu den Aufzeichnungen von MwSt-Händlern (VATREC5010) listet die Details auf, die auf einer vollständigen MwSt-Rechnung erscheinen müssen. In einfacher Sprache:

1. Eine eindeutige fortlaufende Nummer, basierend auf einer Serie, die die Rechnung identifiziert.
2. Den Zeitpunkt der Lieferung, also den Zeitpunkt, zu dem die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden.
3. Das Ausstellungsdatum.
4. Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre MwSt-Registrierungsnummer, passend zu Ihrem Registrierungszertifikat.
5. Den Namen und die Adresse des Kunden.
6. Eine klare und spezifische Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen.
7. Die Menge der Waren oder den Umfang der Dienstleistungen für jede Position.
8. Den Stückpreis jeder Position.
9. Den MwSt-Satz und den zu zahlenden Betrag exklusive MwSt für jede Position.
10. Den gesamten zu zahlenden Betrag exklusive MwSt.
11. Den Satz von jedem Barabschlag, den Sie anbieten.
12. Die gesamte MwSt, in Pfund Sterling.
13. Einen Verweis oder Hinweis, wenn Sie das Margin Scheme nutzen.
14. Einen Verweis oder Hinweis, wenn die Rechnung eine Reverse-Charge-Lieferung abdeckt.

GOV.UK fügt eine kurze Faustregel hinzu: zeigen Sie Ihre MwSt-Nummer und zeigen Sie die MwSt getrennt an. Wenn Sie in einer anderen Währung fakturieren, muss der MwSt-Gesamtbetrag weiterhin in Pfund Sterling erscheinen.

EU: Artikel 226 der Richtlinie 2006/112/EG

Der EU-Rahmen ist die MwSt-Richtlinie, und Artikel 226 setzt die Liste der Angaben fest, die eine MwSt-Rechnung gemäß der Richtlinie enthalten muss. Der Wortlaut steht auf EUR-Lex. Zusammengefasst verlangt sie:

• das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Nummer, die die Rechnung eindeutig identifiziert;
• die MwSt-Identifikationsnummer des Lieferanten und in bestimmten Fällen die des Kunden;
• die vollständigen Namen und Adressen des Lieferanten und des Kunden;
• die Menge und Art der Waren oder den Umfang und die Art der Dienstleistungen;
• das Lieferdatum, falls es sich vom Ausstellungsdatum unterscheidet;
• den steuerbaren Betrag für jeden Satz oder jede Befreiung, den Stückpreis exklusive MwSt und jeden Rabatt, der nicht bereits im Stückpreis enthalten ist;
• den angewendeten MwSt-Satz und den zu zahlenden MwSt-Betrag;
• einen Verweis auf die Befreiung, wo keine MwSt berechnet wird;
• die Worte „Reverse charge”, wo der Kunde für die MwSt haftet;
• Verweise auf Sonderregelungen wie das Margin Scheme, wo sie gelten.

Zwei Einschränkungen. Erstens setzt die Richtlinie eine Untergrenze, und jeder Mitgliedstaat schreibt sein eigenes Gesetz darum herum. Manche Länder verlangen zusätzliche Punkte, wie einen bestimmten Steuercode, eine Firmenregistrierungsnummer oder eine Sprache. Zweitens variieren die Details von vereinfachten Rechnungen, Fristen und E-Rechnungen je nach Land, prüfen Sie daher die Behörde des Landes, in dem die Lieferung erbracht wird oder in dem Sie registriert sind.

Reverse Charge: wenn der Kunde die MwSt abrechnet

Unter einem Reverse Charge berechnet der Lieferant keine MwSt. Der Kunde verrechnet sie in seiner eigenen Erklärung stattdessen. Er ist üblich für B2B-Dienstleistungen über Grenzen hinweg und für einige nationale Sektoren, je nach Land.

Was die Rechnung zeigen muss, unterscheidet sich je nach Land.

• EU. Artikel 226 verlangt die Worte „Reverse charge”. Der Gerichtshof der Europäischen Union hat in einigen Fällen eine strenge Ansicht vertreten und entschieden, dass diese Worte nicht immer durch einen Verweis auf eine Befreiung oder eine andere Phrase ersetzt werden können.
• UK. Die Handbücher von HMRC sagen, der Lieferant muss alle üblichen MwSt-Rechnungsinformationen zeigen und die Rechnung so kennzeichnen, dass klar ist, dass der Reverse Charge gilt. HMRC sagt, die genaue Wortwahl ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, und gibt Beispiele wie „Reverse charge supply” und „Customer to pay output tax of £X to HMRC.” Der Reverse-Charge-Betrag sollte gezeigt, aber nicht in die berechnete Gesamt-MwSt einbezogen werden.

Siehe den Glossareintrag zu Reverse Charge für eine kurze Definition.

Durchgerechnete Beispiele

Eine vollständige britische MwSt-Rechnung

Eine freiberufliche Entwicklerin in Großbritannien, MwSt-registriert, stellt einem britischen Unternehmen 10 Stunden Arbeit zu 80 £ in Rechnung. Der britische Standard-Satz beträgt zum Zeitpunkt des Schreibens 20 %, den wir hier als illustrativen Satz verwenden. Prüfen Sie den aktuellen Satz und ermäßigte Sätze auf GOV.UK.

Eine EU-Rechnung mit Reverse Charge

Ein Berater in Deutschland, MwSt-registriert, stellt einem Unternehmen in Frankreich ein Beratungsprojekt über 2.500 € in Rechnung. Der Lieferort für diesen Dienst ist grundsätzlich dort, wo der Geschäftskunde niedergelassen ist, also verrechnet der französische Kunde die MwSt über den Reverse Charge.

Die Regeln, ob der Reverse Charge gilt, sind getrennt von den Rechnungsregeln. Bestätigen Sie den Lieferort für Ihren Dienst bei der Behörde in Ihrem Land.

Häufige Fehler

• Eine Rechnungsnummer-Serie für verschiedene Dokumenttypen nutzen. Halten Sie eine ununterbrochene Serie für Rechnungen. Nummerieren Sie Proformarechnungen und Gutschriften separat. Siehe Rechnungsnummerierung.
• Den Zeitpunkt der Lieferung vergessen. Im Vereinigten Königreich ist es ein gefordertes Detail, und es kann vom Ausstellungsdatum abweichen.
• Eine MwSt-Nummer zeigen, die Sie nicht haben. Nur ein registriertes Unternehmen darf eine zeigen.
• Die MwSt nur im Gesamtbetrag zeigen. Zeigen Sie den MwSt-Betrag und den Satz getrennt.
• Reverse-Charge-Wortlaut auslassen. Der Kunde braucht es, um die MwSt zu verrechnen.
• Den Pfund-Sterling-Gesamtbetrag vergessen. Britische Rechnungen in Euro oder Dollar benötigen weiterhin den MwSt-Gesamtbetrag in Pfund Sterling.
• Auf einen Kassenzettel verlassen. Ein kurzer Beleg trägt selten die Felder, die ein Kunde für die MwSt-Rückforderung benötigt.
• Den falschen Satz nutzen. Standard-, ermäßigte und nullsätze unterscheiden sich je nach Produkt und Land.

Checkliste für jede MwSt-Rechnung

• Sie sind dort, wo Sie MwSt berechnen, für MwSt registriert, und Ihre MwSt-Nummer ist korrekt.
• Die Rechnungsnummer ist eindeutig und folgt Ihrer Serie.
• Das Ausstellungsdatum und das Datum oder der Zeitpunkt der Lieferung sind beide klar.
• Ihr Name und Ihre Adresse sowie der Name und die Adresse des Kunden sind vollständig.
• Jede Position hat eine Beschreibung, eine Menge und einen Stückpreis.
• MwSt-Satz und MwSt-Betrag werden für jeden verwendeten Satz separat gezeigt.
• Die gesamte MwSt erscheint in der Währung, die Ihre Steuerbehörde verlangt, wie Pfund Sterling im Vereinigten Königreich.
• Jeder Rabatt, jede Befreiung oder jedes Sonderprogramm wird genannt.
• Reverse-Charge-Lieferungen tragen den richtigen Wortlaut und die MwSt-Nummer des Kunden, wo erforderlich.
• Sie haben eine Kopie für den Zeitraum aufbewahrt, den Ihre Steuerbehörde verlangt.

Für den allgemeinen Aufbau jeder Rechnung lesen Sie was auf eine Rechnung gehört.

Wo PayToMe ins Spiel kommt

Der kostenlose Rechnungsgenerator und der Sales-Tax-Rechner sind heute live, und beide zeigen Steuern als eigene Zeile. Lokale MwSt-Bezeichnungen, ein Feld für die MwSt-Nummer des Kunden, Reverse-Charge-Wortlaut und länderspezifische Formatierung sind Teil von Multiwährungs-Rechnungsstellung, die sich in Entwicklung befindet. Sie sollten jede Rechnung anhand der Regeln Ihrer eigenen Steuerbehörde prüfen.

Quellen

Dies sind allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die britische Liste stammt aus HMRCs Handbuch VATREC5010, und die Reverse-Charge-Punkte aus VATREC6060 und der GOV.UK-Seite zu MwSt-Rechnungen. Der EU-Rahmen ist Richtlinie 2006/112/EG, Artikel 226. Jedes EU-Land fügt eigene Regeln hinzu, und die britischen Regeln können sich ändern, bestätigen Sie daher die aktuelle Anforderung bei der Steuerbehörde, die auf Sie zutrifft.