Requisitos da fatura com VAT: o que uma fatura da UE ou do Reino Unido deve mostrar

Os requisitos da fatura com VAT se resumem a mostrar detalhes suficientes para que uma autoridade fiscal possa verificar a venda. No Reino Unido, a HMRC lista 14 dados em uma fatura completa com VAT. Na UE, o artigo 226 da Diretiva 2006/112/EC define a lista comum. Ambas exigem um número sequencial, os dados das duas partes, uma descrição clara, a alíquota do VAT e o valor do VAT.

O que é uma fatura com VAT

O imposto sobre valor agregado (VAT) é cobrado em cada etapa de uma cadeia de fornecimento. Uma fatura com VAT é o documento que uma empresa registrada emite para mostrar que cobrou VAT, e o documento que um cliente empresarial usa para recuperar esse VAT. Como a recuperação do cliente depende dela, as autoridades fiscais definem o que a fatura deve conter.

Três ideias ajudam a entender o resto.

• Só empresas registradas para VAT emitem faturas com VAT. Se você não é registrado, não mostra VAT nem número de VAT.
• A fatura é uma prova. Um campo ausente pode atrasar a recuperação do cliente e gerar perguntas em uma auditoria.
• Existem versões diferentes. Uma fatura completa é o padrão. Muitos países permitem uma fatura simplificada para valores pequenos, e notas de crédito corrigem erros. Este guia trata da versão completa.

Para as definições simples, veja os verbetes do glossário sobre VAT e número de VAT.

Reino Unido: o que a HMRC diz que uma fatura completa com VAT deve mostrar

O manual de registros do contribuinte de VAT da HMRC (VATREC5010) lista os dados que devem aparecer em uma fatura completa com VAT. Em linguagem simples:

1. Um número sequencial único, baseado em uma série, que identifique a fatura.
2. O momento do fornecimento, ou seja, quando os bens ou serviços foram fornecidos.
3. A data de emissão.
4. O seu nome, endereço e número de registro de VAT, conforme o seu certificado de registro.
5. O nome e o endereço do cliente.
6. Uma descrição clara e específica dos bens ou serviços.
7. A quantidade de bens, ou a extensão dos serviços, de cada item.
8. O preço unitário de cada item.
9. A alíquota do VAT e o valor a pagar sem VAT de cada item.
10. O total a pagar sem VAT.
11. A taxa de qualquer desconto por pagamento à vista oferecido.
12. O total de VAT devido, em libras esterlinas.
13. Uma referência ou indicação se você usa o regime de margem.
14. Uma referência ou indicação se a fatura abrange um fornecimento sujeito ao reverse charge.

O GOV.UK acrescenta uma regra prática curta: mostre o seu número de VAT e exiba o VAT separadamente. Se você fatura em outra moeda, o total do VAT ainda precisa aparecer em libras esterlinas.

UE: artigo 226 da Diretiva 2006/112/EC

O quadro da UE é a Diretiva do VAT, e o artigo 226 define a lista de dados que uma fatura com VAT emitida nos termos da Diretiva deve conter. O texto está no EUR-Lex. Em resumo, ele pede:

• a data de emissão e um número sequencial que identifique a fatura de forma única;
• o número de identificação de VAT do fornecedor e, em certos casos, o do cliente;
• os nomes e endereços completos do fornecedor e do cliente;
• a quantidade e a natureza dos bens, ou a extensão e a natureza dos serviços;
• a data do fornecimento, se diferente da data de emissão;
• a base tributável de cada alíquota ou isenção, o preço unitário sem VAT e quaisquer descontos que ainda não estejam no preço unitário;
• a alíquota de VAT aplicada e o valor do VAT a pagar;
• uma referência à isenção, quando o VAT não é cobrado;
• as palavras “Reverse charge” quando o cliente é responsável pelo VAT;
• referências a regimes especiais, como o regime de margem, quando se aplicam.

Duas ressalvas. Primeiro, a Diretiva estabelece um piso, e cada Estado-Membro redige a sua própria lei em torno dele. Alguns países exigem itens extras, como um código fiscal específico, um número de registro da empresa ou um idioma. Segundo, os detalhes das faturas simplificadas, dos prazos e da fatura eletrônica variam por país, então consulte a autoridade do país onde o fornecimento ocorre ou onde você está registrado.

Reverse charge: quando o cliente apura o VAT

No reverse charge, o fornecedor não cobra VAT. Em vez disso, o cliente o apura na própria declaração. É comum em serviços entre empresas além das fronteiras e em alguns setores domésticos, conforme o país.

O que a fatura deve mostrar varia por país.

• UE. O artigo 226 exige as palavras “Reverse charge”. O Tribunal de Justiça adotou uma visão estrita em alguns casos e entendeu que essas palavras nem sempre podem ser substituídas por uma referência a uma isenção ou outra expressão.
• Reino Unido. Os manuais da HMRC dizem que o fornecedor deve mostrar todas as informações usuais de uma fatura com VAT e anotar a fatura para deixar claro que o reverse charge se aplica. A HMRC diz que o texto preciso não é prescrito em lei e dá exemplos como “Reverse charge supply” e “Customer to pay output tax of £X to HMRC.” O valor do reverse charge deve ser mostrado, mas não incluído no total de VAT cobrado.

Veja o verbete do glossário sobre reverse charge para uma definição curta.

Exemplos práticos

Uma fatura completa com VAT no Reino Unido

Um desenvolvedor freelancer no Reino Unido, registrado para VAT, cobra de uma empresa britânica 10 horas de trabalho a £80. A alíquota padrão do Reino Unido é 20% no momento em que escrevo, e a usamos aqui como alíquota ilustrativa. Confira a alíquota atual e as alíquotas reduzidas no GOV.UK.

Uma fatura da UE com reverse charge

Um consultor na Alemanha, registrado para VAT, cobra de uma empresa na França um projeto de consultoria de €2.500. O local do fornecimento desse serviço é, em geral, onde o cliente empresarial está estabelecido, então o cliente francês apura o VAT por meio do reverse charge.

As regras sobre se o reverse charge se aplica são separadas das regras da fatura. Confirme o local do fornecimento do seu serviço com a autoridade do seu país.

Erros comuns

• Usar uma única série de numeração para tipos de documento diferentes. Mantenha uma sequência contínua para as faturas. Numere separadamente as proformas e as notas de crédito. Veja numeração de faturas.
• Esquecer o momento do fornecimento. No Reino Unido, é um dado listado e pode ser diferente da data de emissão.
• Mostrar um número de VAT que você não tem. Somente uma empresa registrada pode mostrar um.
• Colocar o VAT apenas no total. Mostre o valor do VAT e a alíquota separadamente.
• Omitir o texto de reverse charge. O cliente precisa dele para apurar o VAT.
• Faltar o total em libras esterlinas. Faturas do Reino Unido em euros ou dólares ainda precisam do total do VAT em libras.
• Confiar em um cupom de caixa. Um recibo curto raramente traz os campos de que o cliente precisa para recuperar o VAT.
• Usar a alíquota errada. As alíquotas padrão, reduzida e zero variam por produto e país.

Checklist para toda fatura com VAT

• Você é registrado para VAT onde o cobra e o seu número de VAT está correto.
• O número da fatura é único e segue a sua sequência.
• A data de emissão e a data ou o momento do fornecimento estão claros.
• O seu nome e endereço, e o nome e endereço do cliente, estão completos.
• Cada linha tem uma descrição, uma quantidade e um preço unitário.
• A alíquota e o valor do VAT são mostrados separadamente para cada alíquota usada.
• O VAT total aparece na moeda que a sua autoridade fiscal exige, como a libra esterlina no Reino Unido.
• Qualquer desconto, isenção ou regime especial está declarado.
• Fornecimentos no reverse charge trazem o texto correto e o número de VAT do cliente, quando exigido.
• Você guardou uma cópia pelo período que a sua autoridade fiscal exige.

Para o layout geral de qualquer fatura, leia o que incluir em uma fatura.

Onde o PayToMe entra

O gerador de faturas gratuito e a calculadora de imposto sobre vendas já estão no ar, e ambos mostram o imposto em uma linha própria. Os rótulos locais de VAT, um campo para o número de VAT do cliente, o texto de reverse charge e a formatação por país fazem parte da faturação multimoeda, que está em desenvolvimento. Você deve conferir cada fatura com as regras da sua própria autoridade fiscal.

Fontes

Estas são informações gerais, não aconselhamento tributário ou jurídico. A lista do Reino Unido vem do manual da HMRC VATREC5010, e os pontos sobre o reverse charge vêm do VATREC6060 e da página de faturas com VAT do GOV.UK. O quadro da UE é a Diretiva 2006/112/EC, artigo 226. Cada país da UE acrescenta as suas próprias regras e as regras do Reino Unido podem mudar, então confirme o requisito atual com a autoridade fiscal que se aplica a você.