Requisitos de factura con IVA: qué debe mostrar una factura de la UE o del RU

Los requisitos de una factura con IVA se reducen a mostrar el detalle suficiente para que una autoridad fiscal pueda comprobar la venta. En el Reino Unido, HMRC enumera 14 datos en una factura de IVA completa. En la UE, el artículo 226 de la Directiva 2006/112/CE fija la lista común. Ambas exigen un número secuencial, los datos de las dos partes, una descripción clara, el tipo de IVA y el importe del IVA.

Qué es una factura con IVA

El impuesto sobre el valor añadido se cobra en cada paso de una cadena de suministro. Una factura con IVA es el documento que emite una empresa registrada para mostrar que cobró IVA, y el documento que usa un cliente empresarial para recuperar ese IVA. Como la recuperación del cliente depende de ella, las autoridades fiscales establecen qué debe contener la factura.

Tres ideas facilitan entender el resto.

• Solo las empresas registradas a efectos de IVA emiten facturas con IVA. Si no estás registrado, no muestras IVA ni un número de IVA.
• La factura es una prueba. Un campo ausente puede retrasar la recuperación del cliente y generar preguntas en una auditoría.
• Hay distintas versiones. La factura completa es la opción por defecto. Muchos países permiten una factura simplificada para importes pequeños, y las notas de crédito corrigen errores. Esta guía trata la versión completa.

Para las definiciones sencillas, consulta las entradas del glosario sobre IVA y número de IVA.

Reino Unido: qué dice HMRC que debe mostrar una factura de IVA completa

El manual de registros del comerciante a efectos de IVA de HMRC (VATREC5010) enumera los datos que deben aparecer en una factura de IVA completa. En lenguaje sencillo:

1. Un número secuencial único, basado en una serie, que identifique la factura.
2. El momento de la operación, es decir, cuándo se suministraron los bienes o servicios.
3. La fecha de emisión.
4. Tu nombre, dirección y número de registro de IVA, coincidiendo con tu certificado de registro.
5. El nombre y la dirección del cliente.
6. Una descripción clara y específica de los bienes o servicios.
7. La cantidad de bienes, o el alcance de los servicios, de cada artículo.
8. El precio unitario de cada artículo.
9. El tipo de IVA y el importe a pagar sin IVA de cada artículo.
10. El total a pagar sin IVA.
11. El tipo de cualquier descuento por pronto pago ofrecido.
12. El IVA total devengado, en libras esterlinas.
13. Una referencia o indicación si usas el régimen de margen.
14. Una referencia o indicación si la factura abarca una operación con inversión del sujeto pasivo.

GOV.UK añade una regla práctica breve: muestra tu número de IVA y presenta el IVA por separado. Si facturas en otra moneda, el total del IVA debe aparecer igualmente en libras esterlinas.

UE: artículo 226 de la Directiva 2006/112/CE

El marco de la UE es la Directiva del IVA, y su artículo 226 fija la lista de datos que debe contener una factura de IVA emitida conforme a la Directiva. El texto está en EUR-Lex. En resumen, pide:

• la fecha de emisión y un número secuencial que identifique de forma única la factura;
• el número de identificación a efectos de IVA del proveedor y, en ciertos casos, el del cliente;
• los nombres y direcciones completos del proveedor y del cliente;
• la cantidad y la naturaleza de los bienes, o el alcance y la naturaleza de los servicios;
• la fecha de la operación, si es distinta de la fecha de emisión;
• la base imponible de cada tipo o exención, el precio unitario sin IVA y cualquier descuento que no esté ya en el precio unitario;
• el tipo de IVA aplicado y el importe del IVA a pagar;
• una referencia a la exención, cuando no se cobra IVA;
• las palabras “Reverse charge” cuando el cliente es responsable del IVA;
• referencias a regímenes especiales, como el régimen de margen, cuando correspondan.

Dos advertencias. Primero, la Directiva fija un mínimo, y cada Estado miembro redacta su propia ley en torno a él. Algunos países exigen datos adicionales, como un código fiscal concreto, un número de registro mercantil o un idioma. Segundo, los detalles de las facturas simplificadas, los plazos y la facturación electrónica varían según el país, así que consulta a la autoridad del país donde se realiza la operación o donde estás registrado.

Inversión del sujeto pasivo: cuando el cliente liquida el IVA

Con la inversión del sujeto pasivo, el proveedor no cobra IVA. En su lugar, el cliente lo declara en su propia declaración. Es habitual en servicios entre empresas a través de las fronteras y en algunos sectores nacionales, según el país.

Lo que debe mostrar la factura difiere según el país.

• UE. El artículo 226 exige las palabras “Reverse charge”. El Tribunal de Justicia ha adoptado una postura estricta en algunos casos y ha sostenido que estas palabras no siempre pueden sustituirse por una referencia a una exención ni por otra expresión.
• Reino Unido. Los manuales de HMRC dicen que el proveedor debe mostrar toda la información habitual de una factura de IVA y anotar la factura para dejar claro que se aplica la inversión del sujeto pasivo. HMRC dice que la redacción precisa no está prescrita por ley, y da ejemplos como “Reverse charge supply” y “Customer to pay output tax of £X to HMRC”. El importe de la inversión del sujeto pasivo debe mostrarse, pero no incluirse en el total del IVA cobrado.

Consulta la entrada del glosario sobre la inversión del sujeto pasivo para una definición breve.

Ejemplos resueltos

Una factura de IVA completa del Reino Unido

Un desarrollador freelance en el Reino Unido, registrado a efectos de IVA, factura a una empresa británica 10 horas de trabajo a £80. El tipo general del Reino Unido es del 20% en el momento de escribir esto, que usamos aquí como tipo ilustrativo. Consulta en GOV.UK el tipo vigente y los tipos reducidos.

Una factura de la UE con inversión del sujeto pasivo

Un consultor en Alemania, registrado a efectos de IVA, factura a una empresa en Francia un proyecto de consultoría de €2,500. El lugar de prestación de este servicio es, en general, donde está establecido el cliente empresarial, así que el cliente francés liquida el IVA mediante la inversión del sujeto pasivo.

Las reglas para saber si se aplica la inversión del sujeto pasivo son independientes de las reglas de la factura. Confirma el lugar de prestación de tu servicio con la autoridad de tu país.

Errores comunes

• Usar una misma serie de numeración para distintos tipos de documento. Mantén una secuencia ininterrumpida para las facturas. Numera aparte las proformas y las notas de crédito. Consulta numeración de facturas.
• Olvidar el momento de la operación. En el Reino Unido es un dato obligatorio y puede diferir de la fecha de emisión.
• Mostrar un número de IVA que no tienes. Solo una empresa registrada puede mostrar uno.
• Poner el IVA solo en el total. Muestra por separado el importe y el tipo del IVA.
• Omitir el texto de la inversión del sujeto pasivo. El cliente lo necesita para liquidar el IVA.
• Faltar el total en libras esterlinas. Las facturas del Reino Unido en euros o dólares siguen necesitando el IVA total en libras esterlinas.
• Confiar en un ticket de caja. Un recibo corto rara vez lleva los campos que un cliente necesita para recuperar el IVA.
• Usar el tipo equivocado. Los tipos general, reducido y cero difieren según el producto y el país.

Lista de verificación para cada factura con IVA

• Estás registrado a efectos de IVA donde lo cobras, y tu número de IVA es correcto.
• El número de factura es único y sigue tu secuencia.
• La fecha de emisión y la fecha o el momento de la operación están claros.
• Tu nombre y dirección, y los del cliente, están completos.
• Cada línea tiene una descripción, una cantidad y un precio unitario.
• El tipo y el importe del IVA se muestran por separado para cada tipo usado.
• El IVA total aparece en la moneda que exige tu autoridad fiscal, como las libras esterlinas en el Reino Unido.
• Se indica cualquier descuento, exención o régimen especial.
• Las operaciones con inversión del sujeto pasivo llevan el texto correcto y el número de IVA del cliente cuando se exige.
• Has conservado una copia durante el periodo que exige tu autoridad fiscal.

Para el diseño general de cualquier factura, lee qué incluir en una factura.

Dónde encaja PayToMe

El generador de facturas gratuito y la calculadora del impuesto sobre las ventas ya están disponibles, y ambos muestran el impuesto como una línea aparte. Las etiquetas locales de IVA, un campo para el número de IVA del cliente, la redacción de inversión del sujeto pasivo y el formato según el país forman parte de la facturación en varias monedas, que está en desarrollo. Debes comprobar cada factura con las reglas de tu propia autoridad tributaria.

Fuentes

Esta es información general, no asesoría fiscal ni legal. La lista del Reino Unido proviene del manual de HMRC VATREC5010, y los puntos sobre la inversión del sujeto pasivo, de VATREC6060 y de la página de GOV.UK sobre facturas de IVA. El marco de la UE es la Directiva 2006/112/CE, artículo 226. Cada país de la UE añade sus propias reglas, y las del Reino Unido pueden cambiar, así que confirma el requisito vigente con la autoridad fiscal que te corresponda.