¿Qué es la deuda incobrable?

La deuda incobrable es dinero que un cliente le debe a tu negocio y que ya no esperas cobrar. Suele empezar como una factura pendiente normal dentro de tus cuentas por cobrar y más tarde se cancela como incobrable.

Cómo funciona

No toda factura atrasada es deuda incobrable. Un cliente que paga con 20 días de retraso igual paga. La deuda incobrable es la parte que decides que nunca llegará, por razones como estas:

• El cliente cerró su negocio o se declaró en quiebra.
• No puedes localizar al cliente.
• El cliente disputa el trabajo y se niega a pagar, y cobrar no vale lo que cuesta.
• La factura es tan antigua que los esfuerzos de cobro han fallado.

Cuando decides que una factura es incobrable, la registras como gasto por deuda incobrable y la retiras de las cuentas por cobrar. Esto se llama cancelación contable. Los negocios que usan contabilidad devengada suelen estimar la deuda incobrable por adelantado, según su experiencia pasada, y reservan una provisión. Cómo la registres depende de tu método contable, así que consulta a un contador.

Mientras más vieja es una factura, menor es la probabilidad de cobrarla. Un informe de antigüedad de saldos te ayuda a ver cuáles facturas se acercan a ese punto.

Ejemplo

Una empresa de limpieza tiene $38,000.00 en facturas durante un año.

Cómo reducir la deuda incobrable

1. Evalúa a los clientes nuevos. Una revisión rápida de su negocio, sus referencias o su historial de pagos ayuda en trabajos más grandes.
2. Pide anticipos. Una factura de anticipo reduce cuánto estás expuesto.
3. Usa condiciones claras. Indica la fecha de vencimiento y el recargo por mora en cada factura. La calculadora de fecha de vencimiento puede ayudarte a fijar la fecha.
4. Factura rápido. Mientras antes lo pidas, más probable es que te paguen.
5. Da seguimiento con constancia. Un calendario fijo de recordatorios, conocido como cobranza, detecta los problemas a tiempo.
6. Actúa pronto ante los problemas. Pausa el trabajo con clientes que tienen saldos vencidos grandes.

PayToMe está en beta pública, y puedes iniciar sesión en PayToMe para enviar facturas y recibir pagos en línea. Los recordatorios inteligentes y un pronóstico de flujo de caja, que ayudarían con esto, están en desarrollo.

Términos relacionados

• Cancelación contable: retirar de tus libros una factura incobrable.
• Cuentas por cobrar: dinero que te deben los clientes.
• Informe de antigüedad de saldos: muestra qué facturas están vencidas.
• Factura de anticipo: cobrar una parte del pago por adelantado.