Dar de baja una factura (write off): significado y ejemplos

Dar de baja una factura significa registrarla en tus libros como incobrable y quitarla de las cuentas por cobrar. El dinero se trata como una pérdida, normalmente llamada gasto por deuda incobrable. Es una acción contable, no una declaración de que el cliente no deba nada.

Cómo funciona

Una factura impagada figura en tus libros como un activo en cuentas por cobrar, porque esperas cobrarla. Cuando queda claro que el dinero no llegará, ese activo está sobrevalorado. Darla de baja corrige los libros.

Hay dos métodos habituales:

• Baja directa. Esperas a que una factura concreta se considere incobrable y entonces registras la pérdida. Es simple y habitual en negocios pequeños.
• Método de provisión. Estimas de antemano qué parte de tus cuentas por cobrar se perderá y reservas una provisión. Cuando se da de baja una factura, sale de la provisión.

Antes de darla de baja, intenta cobrar. Revisa tu informe de antigüedad de saldos, envía recordatorios, llama al cliente y considera un plan de pagos. Guarda constancia de cada intento. Una factura dada de baja es una forma de deuda incobrable.

Dar de baja afecta a los impuestos. En EE. UU., un negocio que declara el ingreso al facturar, llamado criterio de devengo, en general puede deducir la deuda incobrable empresarial cuando resulta sin valor. Un negocio con criterio de caja, que cuenta el ingreso solo cuando se cobra, normalmente no tiene deducción porque el ingreso nunca se declaró. El IRS lo trata en su guía de gastos empresariales. Las reglas varían, así que habla con un contador.

Si el cliente paga más adelante, revierte la baja y registra el pago.

Ejemplo

Un consultor facturó $2,400 a un cliente en marzo. Tras cuatro recordatorios y un aviso final, la empresa del cliente ha cerrado. En diciembre el consultor decide darla de baja.

Menos bajas empiezan con condiciones claras y facturación rápida. El generador de facturas te ayuda a enviar hoy facturas profesionales con fechas de vencimiento, y los recordatorios inteligentes previstos en PayToMe, en desarrollo, ayudarán con el seguimiento, con tu aprobación de cada mensaje.

Términos relacionados

• Deuda incobrable: el gasto que se registra al dar de baja.
• Cuentas por cobrar: donde figura la factura impagada.
• Informe de antigüedad de saldos: muestra qué facturas están vencidas.
• Nota de crédito: reduce una factura cuando la disputa es sobre el importe, no sobre el cobro.