Reinigungsservice Rechnungsvorlage für Privat und Büro

Eine Reinigungsservice Rechnungsvorlage muss Unternehmen passen, die sehr unterschiedlich abrechnen. Ein privater Reiniger verlangt möglicherweise einen Pauschalbetrag pro Besuch. Ein Räumungsteam rechnet stundenweise ab. Eine gewerbliche Gebäudereinigung kalkuliert nach Quadratfuß Bodenfläche, oft pro Monat. Diese Seite erklärt, wie Sie jedes Modell klar darstellen, was auf eine Reinigungsrechnung gehört, wie Sie Zusatzleistungen auflisten, welche Zahlungsbedingungen für Privathaushalte und Büros funktionieren, und welche Fehler Sie vermeiden sollten. Die Schaltfläche “Vorlage verwenden” auf dieser Seite öffnet den kostenlosen Generator mit den Beispiellinien vorbefüllt, damit Sie Ihre eigenen Sätze festlegen und senden können.

Warum Reinigung anders abrechnet

Reinigung ist ein Vertrauensgeschäft. Kunden lassen Sie in ihre Häuser oder Büros, oft wenn sie nicht da sind, und zahlen dann für ein Ergebnis, das sie nach Gefühl beurteilen. Eine klare Rechnung ist Teil dieses Vertrauens, weil sie zeigt, was enthalten und was Extra war.

Drei Dinge machen Reinigungsrechnungen anders als die meisten Gewerbe.

Die Einheit variiert. Eine Wohnungsreinigung wird oft pro Besuch nach Schlafzimmern und Bädern bepreist. Büro-Reinigung basiert üblicherweise auf Fläche und Häufigkeit. Einmalige Grundreinigungen und Wohnungsräumungen sind gewöhnlich stundenweise oder pauschal. Die Einheit zu verwenden, die Ihrem Angebot entspricht, vermeidet Verwirrung.

Dienstleistungen wiederholen sich. Viele Kunden sind wöchentlich, zweiwöchentliche oder monatlich. Die Rechnung wird zu einem regelmäßigen Dokument, und Kunden schauen auf die Daten, nicht auf die Beschreibungen.

Zusatzleistungen sind optional und sichtbar. Backofen innen, Kühlschrank innen, Fenster, Fußleisten, Wäsche und Teppichreinigung sind übliche Extras. Sie separat anzuzeigen, lässt Kunden sie wissentlich wählen und den Basispreis stabil sehen.

Was auf eine Reinigungsrechnung gehört

Beginnen Sie mit der allgemeinen Liste in unserem Leitfaden zu was auf eine Rechnung gehört, und fügen Sie dann die Reinigungsdetails hinzu.

• Unternehmensname, Adresse, Telefon und alle Lizenzen, Versicherungen oder Sicherheitsleistungen, die Sie werben oder die Ihr Bereich verlangt. Prüfen Sie lokale Regeln.
• Serviceradresse und -datum oder -daten.
• Die Art des Dienstes: Standardreinigung, Grundreinigung, Einzugsreinigung, Auszugsreinigung, Bauendreinigung oder wiederkehrende Gebäudereinigung.
• Abrechnungsbasis und Menge: Besuche, Stunden oder Quadratfuß, mit dem Satz.
• Zusatzleistungen, jede auf einer eigenen Zeile.
• Material- oder Gerätegebühren, nur wenn Sie sie berechnen und den Kunden darauf hingewiesen haben.
• Rabatte, wie wiederkehrende Kunden- oder Erstbesuchsrabatte, als sichtbare Zeile.
• Trinkgeld, wenn ein Kunde eines hinzufügt, getrennt vom Servicebetrag aufgezeichnet.
• Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag. Die Steuerpflicht von Reinigungsdienstleistungen variiert je nach Bundesstaat, prüfen Sie lokale Regeln. Unser Leitfaden zu wie man Verkaufssteuer zu einer Rechnung hinzufügt gibt allgemeine Hinweise.
• Zahlungsbedingungen, Zahlungsarten und Stornierungsrichtlinie.

Eine durchgerechnete Reinigungsrechnung

Ein Hausbesitzer bucht eine Standardreinigung für ein dreizimmeriges Haus und fügt die Küchen-Grundreinigung, den Backofen und Kühlschrank sowie die Innenfenster hinzu.

Der Steuersatz ist im Beispiel Null. Ob Steuer anfällt, hängt davon ab, wo Sie arbeiten.

Ein Preismodell wählen

Pro Besuch. Am besten für Privathaushalte. Der Kunde kennt den Preis im Voraus und die Rechnung ist kurz. Geben Sie an, welche Größe oder welcher Zustand der Preis voraussetzt, zum Beispiel “bis zu 2.000 Quadratfuß,” und wie Sie ungewöhnlich schmutzige Häuser behandeln.

Pro Stunde. Am besten für Wohnungsräumungen, Bauendreinigung und unvorhersehbare Jobs. Zeigen Sie die gearbeiteten Stunden und die Anzahl der Reinigungskräfte an, und runden Sie auf eine Weise, die Sie dem Kunden gegenüber kommuniziert haben.

Pro Quadratfuß. Am besten für Büros, medizinische Räume und Einzelhandel. Zeigen Sie die gereinigte Fläche, den Satz pro Quadratfuß und die Häufigkeit an. Eine monatliche Rechnung listet möglicherweise die Servicedaten und die Gesamtsquadratfußzahl, die darüber gereinigt wurde.

Welches Sie auch wählen, bieten Sie es so an, wie Sie es in Rechnung stellen. Ein Kunde, der sich auf “160 $ pro Besuch” geeinigt hat, sollte auf der ersten Rechnung keine Stundenschlüsselung sehen.

Zahlungsbedingungen, die für Reinigungsunternehmen funktionieren

Privatkunden sind am besten mit Zahlung bei Erhalt bedient, oder mit automatischer Zahlung per gespeicherter Methode für regelmäßige Besuche. Kleine Beträge und häufige Dienstleistung begünstigen schnelle Abrechnung. Gewerbliche Kunden und Hausverwaltungen nutzen üblicherweise Netto 15 oder Netto 30 und verlangen möglicherweise eine Bestellnummer auf jeder Rechnung. Unser Leitfaden zu Zahlungsbedingungen für Rechnungen erklärt, wie Sie jede ausformulieren.

Für regelmäßige Dienstleistungen ist eine monatliche Rechnung mit allen Besuchsdaten leichter zu verfolgen als wöchentliche Rechnungen. Wiederkehrende Fakturierung ist für PayToMe geplant, wie auf der Seite wiederkehrende Rechnungen beschrieben. Bis dahin können Sie mit dem kostenlosen Generator jede monatliche Rechnung als Kopie der letzten erstellen.

Tipps zur Preisgestaltung und Aufschlüsselung

• Definieren Sie, was “Standard” bedeutet, und listen Sie Extras separat auf.
• Geben Sie Ihre Stornierungs- und Aussperrrichtlinie auf dem Angebot und auf der Rechnung in einfachen Worten an.
• Geben Sie die Anzahl der Reinigungskräfte und Stunden für stundenweise Jobs an.
• Notieren Sie Sonderanweisungen, wie Haustiere, Alarmanlagen-Codes (drucken Sie den Code nicht selbst aus) und Bereiche, die Sie meiden sollen.
• Halten Sie Materialgebühren ehrlich. Viele Unternehmen beinhalten Materialien im Satz, und das ist einfacher. Wenn Sie eine Gebühr berechnen, sagen Sie, wofür sie gilt.
• Senden Sie Rechnungen umgehend, idealerweise am selben Tag des Besuchs.

Häufige Fehler

• Abrechnungsmodelle auf einer Rechnung vermischen ohne Erklärung.
• Zusatzleistungen im Basispreis verstecken.
• Servicedaten bei regelmäßigen Kunden auslassen.
• Keine Stornierungs- oder Verspätungsrichtlinie, auf die man sich berufen kann.
• Sensible Zugangsinformationen wie Türcodes auf einer Rechnung ausdrucken.
• Bestellnummer bei gewerblichen Konten vergessen.

Checkliste vor dem Versand

• Serviceradresse und -daten sind korrekt
• Die Abrechnungsbasis (Besuch, Stunde oder Quadratfuß) ist angegeben
• Zusatzleistungen sind auf separaten Zeilen
• Rabatte sind klar ausgewiesen
• Steuer folgt den lokalen Regeln
• Zahlungsbedingungen und akzeptierte Zahlungsarten sind angegeben
• Bestellnummer ist für gewerbliche Kunden enthalten

Verwandte Vorlagen und Werkzeuge

Für einen weiteren wiederkehrenden Dienst sehen Sie die Rasenpflege-Rechnungsvorlage, und für kleine Jobs rund ums Haus die Hausmeister-Rechnungsvorlage. Erstellen Sie Ihre eigene mit dem kostenlosen Rechnungsgenerator, der in Ihrem Browser läuft mit exakter Geldberechnung und ohne Konto.

PayToMe befindet sich in der öffentlichen Beta. Melden Sie sich unter app.paytome.si an, um Angebote und Rechnungen zu erstellen, sie per E-Mail mit einem Zahlungslink zu versenden, per Karte oder Banküberweisung bezahlt zu werden und den Tarif Free, Pro oder Business zu wählen. Erinnerungen, Cashflow-Prognosen, Zahlung per SMS und die mobile App befinden sich in der Entwicklung. Der kostenlose Rechnungsgenerator funktioniert weiterhin in Ihrem Browser, ganz ohne Konto. Diese Seite enthält allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung.