Glossar
Was ist das Mahnwesen?
Das Mahnwesen erinnert Kunden an überfällige Rechnungen. Lernen Sie die Stufen, einen Beispielplan mit Daten und wie Sie höflich und wirksam bleiben.
Aktualisiert am · Von PayToMe Editorial
Das Mahnwesen ist der Prozess, Kunden zu kontaktieren und sie zu bitten, eine überfällige Rechnung zu bezahlen. Meist ist es eine Reihe von Erinnerungen, die freundlich beginnen und bestimmter werden und per E-Mail, SMS, Brief oder Telefon erfolgen.
So funktioniert es
Die meisten verspäteten Zahlungen sind Versehen, keine Verweigerung. Ein gutes Mahnwesen macht das Bezahlen leicht, hält den Ton professionell und eskaliert nur bei Bedarf.
Ein typischer Ablauf sieht so aus:
- Vor dem Fälligkeitsdatum. Eine kurze Erinnerung einige Tage vorher, mit angehängter Rechnung.
- Am Fälligkeitstag. Ein Hinweis, dass die Zahlung heute fällig ist, mit Zahlungslink.
- Kurz danach. Eine höfliche Nachricht, dass die Rechnung überfällig ist, mit der Frage, ob es ein Problem gibt.
- Nachfassen. Eine bestimmtere Nachricht mit Nennung einer Verzugsgebühr und einer neuen Frist.
- Letzte Mahnung. Eine klare Aussage, was als Nächstes geschieht, etwa Arbeitspause oder Übergabe an das Inkasso.
Ihre Fälligkeitsübersicht zeigt Ihnen, welche Rechnungen Sie zuerst verfolgen. Erinnerungen schützen Ihre Debitoren und verringern die Gefahr, dass eine Rechnung zum Forderungsausfall wird.
Halten Sie jede Nachricht sachlich. Drohen Sie nicht. Wenn Sie eine Verzugsgebühr erheben wollen, stellen Sie sicher, dass sie vor Ausstellung der Rechnung auf der Rechnung oder im Vertrag genannt war.
Beispiel
Eine Designerin sendet die Rechnung INV-512 über $2,400.00, fällig am September 15.
Tipps
- Senden Sie Erinnerungen nach einem Plan, den Sie im Voraus festlegen, nicht dann, wenn Sie sich Sorgen machen.
- Nennen Sie in jeder Nachricht eine Zahlungsmöglichkeit.
- Bieten Sie einen Zahlungsplan an, wenn ein guter Kunde Schwierigkeiten hat.
- Dokumentieren Sie jeden Kontakt.
PayToMe befindet sich in der öffentlichen Beta, und intelligente Erinnerungen, die das automatisieren, sind in Entwicklung, wobei vor jedem Versand Ihre Freigabe eingeholt wird. Den Stand sehen Sie unter intelligente Erinnerungen, und mit dem kostenlosen Rechnungsgenerator erstellen Sie schon heute klare Rechnungen.
Verwandte Begriffe
- Fälligkeitsübersicht: welche Rechnungen überfällig sind und seit wann.
- Forderungsausfall: Rechnungen, die nicht eingezogen werden.
- Debitoren: die Gesamtsumme, die Ihnen geschuldet wird.
- Abschreibung: eine uneinbringliche Rechnung ausbuchen.