督促状とは？意味と進め方

督促状とは、期限を過ぎた請求書の支払いをお願いするために、取引先へ送る連絡や書面のことです。通常は、穏やかに始まり、徐々に強めになるリマインドの連続で、メール、テキスト、手紙、電話などで送ります。

督促の仕組み

支払いの遅れの多くは、拒否ではなく、うっかりが原因です。よい督促の流れは、支払いを簡単にし、専門的な口調を保ち、必要なときだけ段階を上げます。

典型的な流れは次のとおりです。

どの請求書から催促すべきかは、売掛金年齢表でわかります。リマインダーは売掛金を守り、請求書が貸倒れになる可能性を下げます。

どのメッセージも事実に基づいて書き、脅さないでください。遅延損害金を課す予定なら、請求書を発行する前に、請求書または契約書に記載してあることを確認します。

例

デザイナーが、支払期限が September 15 の $2,400.00 の請求書 INV-512 を送ります。

ヒント

1. リマインダーは、不安になったときではなく、あらかじめ決めたスケジュールで送る。
2. どのメッセージにも、支払い方法を含める。
3. 優良な取引先が苦しんでいるときは、分割払いを提案する。
4. すべての連絡の記録を残す。

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関連用語

• 売掛金年齢表: どの請求書がどれだけ遅れているかを示す表。
• 貸倒れ: 回収されない請求書。
• 売掛金: あなたに支払われるべき合計額。
• 償却: 回収不能の請求書を外すこと。