¿Qué es un estado de cuenta de cliente?

Un estado de cuenta es un documento que resume todas las transacciones entre un negocio y un cliente durante un periodo determinado. Enumera facturas, pagos, abonos y ajustes, y termina con el saldo que debe el cliente. Es un resumen, no la solicitud de un solo trabajo.

Cómo funciona

Mientras que una factura cubre una venta, un estado de cuenta muestra toda la relación. Empieza con un saldo inicial, suma cada factura nueva, resta pagos y abonos y llega a un saldo final. El cliente puede compararlo con sus propios registros y detectar un pago omitido o un cargo duplicado.

Un estado de cuenta útil incluye:

• El nombre de tu negocio y el nombre y número de cuenta del cliente.
• El periodo del estado, como del 1 al 31 de octubre.
• El saldo inicial arrastrado del estado anterior.
• Cada transacción con su fecha, número de referencia e importe.
• El saldo final y la fecha de vencimiento.
• Cómo pagar y a quién contactar por diferencias.

Los estados de cuenta ayudan en tres situaciones. Primero, los clientes con muchas facturas suelen preferir un único pago mensual contra un estado. Segundo, un estado es una forma amable de reclamar importes atrasados, porque muestra lo pendiente sin sonar acusatorio. Tercero, acelera la conciliación cuando el equipo de cuentas por pagar del cliente dice que sus cifras difieren de las tuyas.

Internamente, la lista de saldos que tienes con todos los clientes son tus cuentas por cobrar, y el informe de antigüedad de saldos los agrupa según su retraso. Un estado de cuenta es la parte de esos datos que ve el cliente.

Ejemplo

Una imprenta abastece a un restaurante. Este es un estado de cuenta de ejemplo de octubre.

El restaurante ve que se pagaron los $450.00 iniciales, y los $555.00 restantes se componen de dos facturas menos un abono. Para mantener ordenadas tus propias facturas, usa el generador de facturas. PayToMe está en beta pública y puedes iniciar sesión en PayToMe para enviar facturas hoy. Los recordatorios inteligentes están en desarrollo, y tú controlas lo que se envía.

Términos relacionados

• Cuentas por cobrar: el dinero que te deben los clientes, en total.
• Informe de antigüedad de saldos: una vista interna de los saldos vencidos.
• Aviso de remesa: la nota del cliente sobre lo que cubre un pago.
• Nota de crédito: un abono que aparece en el estado de cuenta.