Was ist ein Kontoauszug?

Ein Kontoauszug ist ein Dokument, das alle Transaktionen zwischen einem Unternehmen und einem Kunden über einen festgelegten Zeitraum zusammenfasst. Er listet Rechnungen, Zahlungen, Gutschriften und Anpassungen auf und endet mit dem Saldo, den der Kunde schuldet. Er ist eine Zusammenfassung, keine Zahlungsaufforderung für einen einzelnen Auftrag.

Funktionsweise

Während eine Rechnung einen Verkauf abdeckt, zeigt ein Auszug die gesamte Beziehung. Er beginnt mit einem Eröffnungssaldo, addiert jede neue Rechnung, subtrahiert Zahlungen und Gutschriften und kommt zum Schluss bei einem Endsaldo. Der Kunde kann ihn mit seinen eigenen Unterlagen vergleichen und eine übersehene Zahlung oder eine doppelte Belastung entdecken.

Ein nützlicher Auszug umfasst:

• Ihren Firmennamen und den Namen und Kontonummer des Kunden.
• Den Abrechnungszeitraum, wie 1. bis 31. Oktober.
• Den Eröffnungssaldo, der aus dem letzten Auszug übertragen wurde.
• Jede Transaktion mit Datum, Referenznummer und Betrag.
• Den Endsaldo und das Fälligkeitsdatum.
• Wie bezahlt wird und wen man bei Differenzen kontaktiert.

Auszüge helfen in drei Situationen. Erstens ziehen Kunden mit vielen Rechnungen oft eine einmalige monatliche Zahlung gegen einen Auszug vor. Zweitens ist ein Auszug eine sanfte Art, überfällige Beträge einzutreiben, da er zeigt, was offen ist, ohne anklagend zu wirken. Drittens beschleunigt er den Abgleich, wenn das Debitorenteam des Kunden sagt, dass seine Zahlen von Ihren abweichen.

Intern ist die Liste der Salden, die Sie über alle Kunden halten, Ihre Debitoren, und der Altersbericht gruppiert sie danach, wie überfällig sie sind. Ein Auszug ist die kundenbezogene Schnittstelle dieser Daten.

Beispiel

Eine Druckerei beliefert ein Restaurant. Hier ist ein Beispielauszug für Oktober.

Das Restaurant sieht, dass der Eröffnungssaldo von 450,00 $ bezahlt wurde, und dass die verbleibenden 555,00 $ aus zwei Rechnungen abzüglich einer Gutschrift bestehen. Um Ihre eigenen Rechnungen ordentlich zu halten, nutzen Sie den Rechnungsgenerator. PayToMe befindet sich in der öffentlichen Beta, und Sie können sich bei PayToMe anmelden, um noch heute Rechnungen zu versenden. Intelligente Erinnerungen sind in Entwicklung, und Sie behalten die Kontrolle darüber, was gesendet wird.

Verwandte Begriffe

• Debitoren: das Geld, das Kunden Ihnen insgesamt schulden.
• Altersbericht: eine interne Ansicht überfälliger Salden.
• Zahlungsavis: die Notiz des Kunden darüber, was eine Zahlung deckt.
• Gutschrift: eine Gutschrift, die auf dem Auszug erscheint.