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खाता विवरण क्या होता है?
खाता विवरण एक अवधि में आपके और एक ग्राहक के बीच हर इनवॉइस, भुगतान और क्रेडिट की सूची है। जानें इसमें क्या होता है, यह इनवॉइस से कैसे अलग है, हल किए उदाहरण सहित। शेष कैसे बनता है, यह भी देखें।
अपडेट: · लेखक: PayToMe Editorial
खाता विवरण क्या होता है? खाता विवरण वह दस्तावेज़ है जो एक तय अवधि में किसी कारोबार और एक ग्राहक के बीच सभी लेन-देन का सार देता है। इसमें इनवॉइस, भुगतान, क्रेडिट और समायोजन की सूची होती है, और अंत में वह शेष जो ग्राहक पर बकाया है। यह एक सार है, किसी एक काम की माँग नहीं।
यह कैसे काम करता है
जहाँ इनवॉइस एक बिक्री को कवर करता है, वहाँ स्टेटमेंट पूरा रिश्ता दिखाता है। यह शुरुआती शेष से शुरू होता है, हर नया इनवॉइस जोड़ता है, भुगतान और क्रेडिट घटाता है, और अंतिम शेष तक पहुँचता है। ग्राहक इसे अपने रिकॉर्ड से मिला सकता है और छूटा भुगतान या दोहराया शुल्क पकड़ सकता है।
एक उपयोगी स्टेटमेंट में ये होता है:
- आपके कारोबार का नाम और ग्राहक का नाम व खाता संख्या।
- स्टेटमेंट की अवधि, जैसे 1 अक्टूबर से 31 अक्टूबर।
- पिछले स्टेटमेंट से आगे लाया गया शुरुआती शेष।
- हर लेन-देन, उसकी तारीख़, संदर्भ संख्या और रकम के साथ।
- अंतिम शेष और देय तिथि।
- भुगतान कैसे करें, और अंतर के बारे में किससे संपर्क करें।
स्टेटमेंट तीन स्थितियों में मदद करते हैं। पहला, कई इनवॉइस वाले ग्राहक अक्सर स्टेटमेंट के सामने महीने में एक भुगतान पसंद करते हैं। दूसरा, स्टेटमेंट बकाया रकम के लिए नरमी से याद दिलाने का तरीक़ा है, क्योंकि यह बिना आरोप-सा लगे दिखाता है कि क्या बाक़ी है। तीसरा, जब ग्राहक की देय खाता टीम कहे कि उनके आँकड़े आपसे अलग हैं, तो यह मिलान तेज़ करता है।
आंतरिक रूप से, सभी ग्राहकों में आपके पास जो शेष हैं उनकी सूची आपके प्राप्य खाते हैं, और एजिंग रिपोर्ट उन्हें देरी के हिसाब से बाँटती है। स्टेटमेंट उसी डेटा का ग्राहक की तरफ़ वाला हिस्सा है।
उदाहरण
एक प्रिंट शॉप एक रेस्तराँ को आपूर्ति करती है। यह अक्टूबर का एक नमूना स्टेटमेंट है।
रेस्तराँ देखता है कि शुरुआती $450.00 चुकाए जा चुके हैं, और बचे $555.00 में दो इनवॉइस हैं जिनमें से एक क्रेडिट घटा है। अपने इनवॉइस साफ़-सुथरे रखने के लिए इनवॉइस जनरेटर इस्तेमाल करें। PayToMe सार्वजनिक बीटा में है और आप आज इनवॉइस भेजने के लिए PayToMe में साइन इन कर सकते हैं। स्मार्ट रिमाइंडर विकास में हैं, और क्या भेजा जाए यह आपके नियंत्रण में रहता है।
संबंधित शब्द
- प्राप्य खाते: ग्राहकों पर आपका कुल बकाया पैसा।
- एजिंग रिपोर्ट: बकाया शेष का आंतरिक दृश्य।
- रेमिटेंस एडवाइस: भुगतान किसे कवर करता है, इस पर ग्राहक का नोट।
- क्रेडिट मेमो: वह क्रेडिट जो स्टेटमेंट पर दिखता है।