O que é um extrato de conta do cliente?

Um extrato de conta do cliente é um documento que resume todas as transações entre uma empresa e um cliente em um período definido. Ele lista faturas, pagamentos, créditos e ajustes e termina com o saldo que o cliente deve. É um resumo, não a cobrança de um único trabalho.

Como funciona

Enquanto a fatura cobre uma venda, o extrato mostra o relacionamento inteiro. Ele começa com um saldo inicial, soma cada nova fatura, subtrai pagamentos e créditos e chega a um saldo final. O cliente pode compará-lo com os próprios registros e identificar um pagamento esquecido ou uma cobrança duplicada.

Um extrato útil inclui:

• O nome da sua empresa e o nome e o número de conta do cliente.
• O período do extrato, como de 1º a 31 de outubro.
• O saldo inicial vindo do último extrato.
• Cada transação com data, número de referência e valor.
• O saldo final e a data de vencimento.
• Como pagar e com quem falar sobre diferenças.

Extratos ajudam em três situações. Primeiro, clientes com muitas faturas costumam preferir um único pagamento mensal contra um extrato. Segundo, o extrato é uma forma gentil de cobrar valores em atraso, pois mostra o que está em aberto sem soar acusatório. Terceiro, ele acelera a conciliação quando a equipe de contas a pagar do cliente diz que os números dela diferem dos seus.

Internamente, a lista de saldos que você mantém de todos os clientes são as suas contas a receber, e o relatório de envelhecimento os agrupa pelo atraso. O extrato é a fatia desses dados voltada ao cliente.

Exemplo

Uma gráfica atende um restaurante. Veja um extrato de exemplo de outubro.

O restaurante vê que os $450,00 iniciais foram pagos, e os $555,00 restantes são compostos por duas faturas menos um crédito. Para manter as suas próprias faturas em ordem, use o gerador de faturas. O PayToMe está em beta público e você já pode entrar no PayToMe para enviar faturas. Os lembretes inteligentes estão em desenvolvimento, e você continua no controle do que é enviado.

Termos relacionados

• Contas a receber: o dinheiro que os clientes lhe devem, no total.
• Relatório de envelhecimento: uma visão interna dos saldos em atraso.
• Aviso de remessa: a nota do cliente sobre o que um pagamento cobre.
• Nota de crédito: um crédito que aparece no extrato.