取引明細書とは何ですか？その意味と使い方

取引明細書は、事業者と1社の取引先との間の、一定期間のすべての取引をまとめた書類です。請求書、入金、クレジット、調整を一覧にし、取引先が支払うべき残高で終わります。個別の仕事に対する請求ではなく、要約です。

取引明細書とは？仕組み

請求書がひとつの販売を扱うのに対し、明細書は取引関係の全体を示します。前期の繰越残高から始まり、新しい請求書を足し、入金とクレジットを引いて、期末の残高に至ります。取引先は自分の記録と照らし合わせて、入金漏れや二重の請求に気付けます。

役立つ明細書には、次の内容が含まれます。

• 事業者名、取引先の名前、口座番号。
• 10月1日から10月31日のような、明細の期間。
• 前回の明細書から繰り越された期首残高。
• 日付、参照番号、金額つきの各取引。
• 期末残高と支払期日。
• 支払い方法と、相違がある場合の連絡先。

明細書が役立つ場面は3つあります。第一に、請求書が多い取引先は、明細書をもとに月に1回まとめて支払うことを好むことが多いです。第二に、明細書は、責めるような印象を与えずに未払いの額を示すため、遅れた支払いを穏やかに催促する手段になります。第三に、取引先の買掛金担当が、数字があなたと違うと言ってきたときの、突き合わせを早めます。

社内では、全取引先について保有する残高の一覧が売掛金で、滞留レポートは、それを遅れの度合いで分類します。明細書は、そのデータのうち、取引先に見せる部分です。

例

印刷会社がレストランに納品しています。10月分の明細書の例です。

レストランは、期首の$450.00が支払われたことと、残りの$555.00が、2枚の請求書からクレジット1件を引いたものであることを確認できます。ご自身の請求書を整えるには、請求書ジェネレーターを使ってください。PayToMeは公開ベータ版で、PayToMeにサインインすれば今日から請求書を送れます。スマートリマインダーは開発中で、何を送るかはあなたが管理します。

関連用語

• 売掛金: 取引先があなたに支払うべきお金の合計です。
• 滞留レポート: 期限を過ぎた残高を社内で確認するための一覧です。
• 送金通知書: 支払いが何に対するものかを知らせる、取引先からの通知です。
• クレジットメモ: 明細書に表示されるクレジットです。