Glossário
Baixa de fatura incobrável (write off): significado
Dar baixa em uma fatura é registrá-la como incobrável e retirá-la das contas a receber. Veja como funciona, os passos contábeis e um exemplo detalhado.
Atualizado em · Por PayToMe Editorial
A baixa de fatura incobrável (write off) significa registrá-la nos seus livros como incobrável e retirá-la das contas a receber. O dinheiro passa a ser tratado como perda, normalmente chamada de despesa com dívida incobrável. É uma ação contábil, não uma declaração de que o cliente não deve nada.
Como funciona
Uma fatura não paga fica nos seus livros como ativo em contas a receber, porque você espera ser pago. Quando fica claro que o dinheiro não virá, esse ativo está superestimado. Dar baixa corrige os livros.
Há dois métodos comuns:
- Baixa direta. Você espera até que uma fatura específica seja considerada incobrável e então registra a perda. É simples e comum em pequenas empresas.
- Método da provisão. Você estima de antemão quanto dos seus recebíveis se tornará incobrável e reserva uma provisão. Quando uma fatura recebe baixa, ela sai da provisão.
Antes de dar baixa, tente cobrar. Revise o seu relatório de envelhecimento, envie lembretes, ligue para o cliente e considere um plano de pagamento. Guarde o registro de cada tentativa. Uma fatura baixada é uma forma de dívida incobrável.
A baixa afeta os impostos. Nos EUA, uma empresa que reconhece a receita quando emite a fatura, chamada regime de competência, em geral pode deduzir a dívida incobrável do negócio quando ela se torna sem valor. Uma empresa pelo regime de caixa, que só conta a receita quando paga, normalmente não tem dedução, pois a receita nunca foi declarada. O IRS trata disso em suas orientações sobre despesas empresariais. As regras variam, então converse com um contador.
Se o cliente pagar depois, você reverte a baixa e registra o pagamento.
Exemplo
Um consultor faturou $2.400 a um cliente em março. Após quatro lembretes e uma notificação final, a empresa do cliente fechou. Em dezembro, o consultor decide dar baixa.
Menos baixas começam com condições claras e faturamento rápido. O gerador de faturas ajuda a enviar hoje faturas profissionais com datas de vencimento, e os lembretes inteligentes planejados do PayToMe, em desenvolvimento, vão ajudar no acompanhamento, com você aprovando cada mensagem.
Termos relacionados
- Dívida incobrável: a despesa registrada quando você dá baixa.
- Contas a receber: onde a fatura não paga fica.
- Relatório de envelhecimento: mostra quais faturas estão em atraso.
- Nota de crédito: reduz uma fatura quando a disputa é sobre o valor, não sobre a cobrança.