Abschreibung: Bedeutung und Beispiele

Eine Rechnung abzuschreiben bedeutet, sie in Ihren Büchern als uneinbringlich zu buchen und aus den Forderungen zu entfernen. Das Geld wird als Verlust behandelt, gewöhnlich genannt Forderungsausfall. Es ist ein Buchhaltungsschritt, keine Aussage, dass der Kunde nichts schuldet.

Funktionsweise

Eine unbezahlte Rechnung verbleibt als Aktivposten in Ihren Forderungen, weil Sie erwarten, bezahlt zu werden. Wenn klar ist, dass das Geld nicht eingeht, ist dieser Aktivposten überbewertet. Das Abschreiben korrigiert die Bücher.

Es gibt zwei gängige Methoden:

• Direkte Abschreibung. Sie warten, bis eine bestimmte Rechnung als uneinbringlich eingestuft wird, und buchen dann den Verlust. Sie ist einfach und für kleine Unternehmen üblich.
• Risikovorsorge. Sie schätzen im Voraus, wie viel Ihrer Forderungen ausfallen wird, und legen eine Rückstellung dafür an. Wenn eine Rechnung abgeschrieben wird, kommt sie aus der Rückstellung.

Versuchen Sie vor dem Abschreiben, einzutreiben. Überprüfen Sie Ihren Altersbericht, senden Sie Erinnerungen, rufen Sie den Kunden an und erwägen Sie einen Zahlungsplan. Bewahren Sie einen Nachweis jedes Versuchs auf. Eine abgeschriebene Rechnung ist eine Form von Forderungsausfall.

Eine Abschreibung beeinflusst Steuern. In den USA kann ein Unternehmen, das Einnahmen erfasst, wenn in Rechnung gestellt wird, genannt accrual basis, grundsätzlich Geschäfts-Forderungsausfall absetzen, sobald er wertlos wird. Ein cash-basiertes Unternehmen, das Einnahmen nur bei Zahlung erfasst, hat gewöhnlich keinen Abzug, weil das Einkommen nie erfasst wurde. Das IRS behandelt dies in seiner Anleitung zu Geschäftsausgaben. Die Regeln variieren, sprechen Sie mit einem Buchhalter.

Wenn der Kunde später zahlt, kehren Sie die Abschreibung um und erfassen die Zahlung.

Beispiel

Ein Berater stellte einem Kunden im März eine Rechnung über 2.400 $ aus. Nach vier Erinnerungen und einer letztendlichen Mahnung hat die Firma des Kunden geschlossen. Im Dezember entscheidet der Berater, sie abzuschreiben.

Weniger Abschreibungen beginnen mit klaren Bedingungen und schneller Fakturierung. Der Rechnungsgenerator hilft Ihnen, professionelle Rechnungen mit Fälligkeitsdaten heute zu versenden, und PayToMe’s geplante intelligente Erinnerungen befinden sich in der Entwicklung, um bei der Nachverfolgung zu helfen, wobei Sie jede Nachricht genehmigen.

Verwandte Begriffe

• Forderungsausfall: die Aufwendung, die erfasst wird, wenn Sie abschreiben.
• Forderungen: wo die unbezahlte Rechnung sitzt.
• Altersbericht: zeigt, welche Rechnungen überfällig sind.
• Gutschrift: mindert eine Rechnung, wenn der Streitfall den Betrag, nicht die Einziehung, betrifft.