Hausmeister-Rechnungsvorlage

Eine Hausmeister-Rechnungsvorlage funktioniert anders als eine, die für ein einzelnes Gewerbe gebaut ist. Ein Klempner stellt für Klempnerarbeiten in Rechnung und ein Elektriker für Verkabelung, aber Sie hängen vielleicht einen Fernseher auf, flicken eine Trockenbauwand, tauschen eine Armatur-Kartusche aus und schaffen alte Teile an einem Nachmittag weg. Diese Seite gibt Ihnen eine kostenlose Hausmeister-Rechnungsvorlage, die für genau diese Realität geformt ist: viele kleine Jobs, eine Mindestgebühr, einige Materialien und ein Kunde, der genau sehen möchte, wofür er bezahlt hat. Drücken Sie die Schaltfläche “Vorlage verwenden” auf dieser Seite, und der kostenlose Generator öffnet sich mit den Beispiellinien bereits eingefügt, bereit für Sie, sie zu bearbeiten.

Warum Hausmeisterarbeit anders abrechnet

Die meisten Hausmeister-Besuche sind ein Bündel. Der Kunde hat eine Liste, oft eine Liste, die wächst, während Sie in der Küche stehen. “Während Sie hier sind, könnten Sie auch die quietschende Tür ansehen?” ist der Satz, der still und leise eine Stunde unbezahlter Zeit auffrisst.

Das schafft drei Abrechnungsprobleme, auf die andere Gewerbe seltener stoßen.

• Kurze Jobs verlieren ohne eine Untergrenze Geld. Durch die Stadt fahren, parken, Werkzeug entladen und eine Rechnung schreiben kostet dasselbe, ob die Reparatur zehn Minuten oder zwei Stunden dauert. Eine Mindestgebühr deckt die Fixkosten des Erscheinens.
• Die Preisstile sind gemischt. Manche Aufgaben sind von Natur aus pauschal (einen Fernseher montieren), andere stundenweise (eine vage “Reparieren Sie das Tor”), und Teile werden zu Kosten plus etwas für die Beschaffung abgerechnet.
• Kunden vergleichen Zeilen mit ihrer eigenen Liste. Wenn Ihre Rechnung nicht die Liste widerspiegelt, die sie Ihnen gegeben haben, wird das Gespräch zu einer Verhandlung darüber, was getan wurde.

Eine gute Hausmeister-Rechnung löst all das auf einer einzigen Seite. Sie zeigt einen Serviceeinsatz, eine Reihe aufgelisteter Aufgaben, einen Materialbereich und einen Gesamtbetrag, der mit dem übereinstimmt, was Sie angeboten haben.

Was auf eine Hausmeister-Rechnung gehört

Jede Rechnung braucht die Grundlagen aus unserem Leitfaden zu was auf eine Rechnung gehört: Ihren Firmennamen und Kontaktdaten, den Namen des Kunden und die Serviceradresse, eine Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, ein Fälligkeitsdatum und eine klare Gesamtsumme. Darüber hinaus profitieren Hausmeister-Rechnungen von einigen Extras.

Checkliste für Hausmeister-Rechnungen

• Ihr Firmenname, Ihre Telefonnummer und, wenn Ihr Bundesstaat dies verlangt, Ihre Handwerker- oder Gewerbescheinnummer. Prüfen Sie die lokalen Regeln, da die Anforderungen für Hausmeisterarbeit je nach Bundesstaat und Auftragsgröße variieren.
• Die Serviceradresse, die von der Rechnungsadresse abweichen kann.
• Das Datum des Besuchs und die Start- und Endzeiten, wenn Sie stundenweise abrechnen.
• Eine Serviceeinsatz- oder Mindestgebühr als separate Zeile.
• Eine Zeile pro Aufgabe, in einfachen Worten geschrieben, die der Kunde verwenden würde.
• Materialien nach Artikel oder als klar beschriebene Losartikel mit Mengen aufgelistet.
• Jegliche Fahr-, Abhol- oder Entsorgungsgebühren.
• Verkaufssteuer, falls sie auf Ihre Arbeitszeit oder Materialien in Ihrem Bundesstaat zutrifft. Siehe wie man Verkaufssteuer zu einer Rechnung hinzufügt für allgemeine Hinweise und bestätigen Sie die Einzelheiten mit Ihrer Landessteuerbehörde.
• Zahlungsanweisungen und akzeptierte Zahlungsarten.

Zahlungsbedingungen, die für Hausmeister-Jobs funktionieren

Hausmeister-Kunden sind gewöhnlich Hauseigentümer, Vermieter und kleine Büros, und die Jobs sind klein. Das begünstigt kurze Bedingungen.

• Zahlung bei Erhalt eignet sich für die meisten Wohnungsbesuche. Sie sind fertig, stellen die Rechnung von Ihrem Telefon aus aus, und der Kunde bezahlt, während Sie den Lkw beladen.
• Netto 7 oder Netto 15 passt für Hausverwalter und Vermieter, die Zahlungen bündeln. Vereinbaren Sie die Bedingung vor dem ersten Job und drucken Sie sie auf jede Rechnung.
• Eine Anzahlung ist sinnvoll, wenn Sie Materialien im Voraus kaufen, wie eine Spezialbestellung für eine Tür oder einen Waschtisch. Stellen Sie die Anzahlung als eigene Rechnung aus und zeigen Sie sie als Gutschrift auf der letzten an.

Wenn Sie eine Verzugsgebühr hinzufügen möchten, sagen Sie es schriftlich vor Beginn der Arbeit und prüfen Sie die Regeln Ihres Bundesstaates, was erlaubt ist. Unser Leitfaden zu Zahlungsbedingungen für Rechnungen erklärt die gängige Formulierung.

Tipps zur Preisgestaltung und Aufschlüsselung

Eine Untergrenze setzen und laut aussprechen

Eine Mindestgebühr ist keine Strafe, sondern der Preis dafür, mit einem beladenen Lkw aufzutauchen. Viele Hausmeister setzen sie auf eine Stunde Arbeitszeit, was dann die erste Stunde Arbeit umfasst. Auf der Beispielrechnung unten deckt die Serviceeinsatz-Zeile die erste Stunde ab, und die Zeile für zusätzliche Arbeitszeit beginnt danach. Was auch immer Sie wählen, schreiben Sie es auf das Angebot, auf Ihre Website und auf die Rechnung.

Pauschalpreise und stundenweise Zeit absichtlich mischen

Verwenden Sie Pauschalpreise für Aufgaben, die Sie oft gemacht haben und innerhalb weniger Minuten einschätzen können: einen Fernseher montieren, einen Klositz austauschen, eine Kommode zusammenbauen. Verwenden Sie stundenweise Zeit für alles Offenstehende, wie das Verfolgen eines Luftzugs oder das Reparieren von “was auch immer am Tor nicht stimmt.” Beides auf einer Rechnung anzuzeigen ist in Ordnung, solange jede Zeile gekennzeichnet ist.

Materialien separat und ehrlich abrechnen

Teile sind, wo Streitfälle beginnen. Listen Sie auf, was Sie gekauft haben, Menge und Preis. Wenn Sie einen Aufschlag für Beschaffung und Transport von Materialien hinzufügen, wenden Sie ihn konsistent an und erwähnen Sie ihn auf Ihrem Angebot. Bewahren Sie Belege für alles über ein paar Dollar auf. Der Kunde hinterfragt eine Zeile weitaus seltener, die Sie mit einem Beleg untermauern können.

Durchgerechnetes Beispiel

Hier ist die Beispielrechnung für einen Besuch mit vier Aufgaben. Der Serviceeinsatz deckt die erste Stunde ab, dann wird die Arbeitszeit zu einem Stundensatz weiterberechnet.

Die Steuer ist hier nur auf Null gehalten, um das Beispiel einfach zu halten. Ob Arbeitszeit oder Materialien steuerpflichtig sind, hängt von Ihrem Bundesstaat ab, fragen Sie daher Ihre Landessteuerbehörde.

Häufige Fehler vermeiden

1. “Verschiedene Reparaturen” als eine Zeile schreiben. Es wirkt nachlässig und gibt dem Kunden nichts zum Prüfen.
2. Extras vergessen, die vor Ort besprochen wurden. Wenn der Kunde die quietschende Tür hinzufügt, während Sie da sind, schreiben Sie es auf die Rechnung, bevor Sie gehen, sonst erinnern Sie sich morgen nicht daran.
3. Die Mindestgebühr verstecken. Ein Kunde, der sie erst auf der Rechnung sieht, fühlt sich überrumpelt. Ein Kunde, der sie auf dem Angebot gelesen hat, nicht.
4. Materialien ohne Belege abrechnen. Bewahren Sie Fotos von Belegen im selben Ordner wie den Job auf.
5. Zu lange mit der Rechnung warten. Jeder Tag, den Sie warten, macht den Kunden weniger wahrscheinlich, sich an die Arbeit zu erinnern, und eher bereit, die Zahlung aufzuschieben.
6. Private und betriebliche Ausgaben vermischen. Halten Sie eine separate Aufzeichnung davon, was Sie für jeden Job ausgegeben haben, damit Ihre Rechnung und Ihre Bücher übereinstimmen.

Wann Ihre Rechnung vorher ein Angebot sein sollte

Eine Hausmeister-Rechnung ist ein Nachweis bereits erledigter Arbeit. Für alles, was mehr als einen Tag dauert, senden Sie zuerst einen schriftlichen Kostenvoranschlag, holen Sie eine schriftliche Zustimmung ein und stellen Sie dann dagegen in Rechnung. Kostenvoranschläge sind eine sich in der Entwicklung befindliche Funktion bei PayToMe, aber Sie können die gleichen kostenlosen Tools heute verwenden, um ein sauberes Dokument zu erstellen. Wenn die Schlussrechnung höher ist als der Kostenvoranschlag, weil sich der Umfang geändert hat, zeigen Sie die Differenz als eigene Zeile, damit der Kunde versteht, warum.

Bezahlung vor Ort

Die billigste Methode, verspätete Zahlungen zu reduzieren, ist, die Verzögerung zu entfernen. PayToMe’s Online-Zahlungs- und SMS-Zahlungsfunktionen befinden sich in der Entwicklung und sind noch nicht live. Bis dahin erzeugt der kostenlose Generator ein PDF, das Sie von der Einfahrt aus per SMS oder E-Mail senden können, mit Ihren bevorzugten Zahlungsmethoden am unteren Rand. Für einen längeren Blick auf die Gewohnheiten hinter schneller Zahlung lesen Sie unseren Leitfaden zu wie man schneller bezahlt wird.

Diese Seite enthält allgemeine Informationen und keine Rechts- oder Steuerberatung. Lizenz-, Pfand- und Steuerbehandlungen unterscheiden sich je nach Bundesstaat, prüfen Sie daher Ihre lokalen Anforderungen.